公司油卡充值管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司油卡管理，規(guī)范油卡充值行為，確保油卡使用的合理性、安全性和經(jīng)濟(jì)性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有車輛及相關(guān)用油設(shè)備的油卡充值管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司油卡充值業(yè)務(wù)由指定部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，確保管理的規(guī)范性和一致性。2.合理使用原則：油卡僅限公司車輛及相關(guān)用油設(shè)備使用，嚴(yán)禁挪作他用，確保油卡使用的合理性。3.安全保密原則：加強(qiáng)油卡信息安全管理，防止油卡信息泄露和被盜用，確保油卡使用安全。4.監(jiān)督考核原則：建立健全油卡充值監(jiān)督考核機(jī)制，對(duì)油卡使用情況進(jìn)行定期檢查和考核，確保制度有效執(zhí)行。二、油卡管理職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)公司油卡的統(tǒng)一申請(qǐng)、領(lǐng)取、保管和發(fā)放工作。2.建立油卡使用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄油卡的充值、使用、結(jié)余等情況。3.定期與財(cái)務(wù)部門核對(duì)油卡賬目，確保賬實(shí)相符。4.協(xié)助財(cái)務(wù)部門對(duì)油卡使用情況進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核油卡充值申請(qǐng)，確保充值資金的合理性和合規(guī)性。2.按照公司財(cái)務(wù)制度，及時(shí)辦理油卡充值款項(xiàng)的支付手續(xù)。3.定期對(duì)油卡充值費(fèi)用進(jìn)行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。4.配合行政部門對(duì)油卡使用情況進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。（三）車輛使用部門1.負(fù)責(zé)本部門車輛油卡的日常使用和管理，嚴(yán)格按照規(guī)定使用油卡，確保油卡使用的真實(shí)性和合理性。2.定期對(duì)本部門車輛的油耗情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常油耗情況并向行政部門報(bào)告。3.配合行政部門和財(cái)務(wù)部門做好油卡的盤點(diǎn)和核對(duì)工作。（四）駕駛員1.嚴(yán)格按照公司規(guī)定使用油卡，不得擅自將油卡轉(zhuǎn)借他人或用于非公司車輛加油。2.在加油時(shí)，應(yīng)要求加油站工作人員提供正規(guī)發(fā)票，并及時(shí)將發(fā)票交回行政部門。3.發(fā)現(xiàn)油卡丟失或被盜用，應(yīng)立即向行政部門報(bào)告，并配合做好掛失和補(bǔ)辦手續(xù)。三、油卡申請(qǐng)與領(lǐng)?。ㄒ唬┥暾?qǐng)1.車輛使用部門根據(jù)車輛行駛里程、油耗情況等，預(yù)計(jì)下一個(gè)充值周期的用油量，填寫《油卡充值申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明申請(qǐng)充值的金額、充值時(shí)間等信息。2.《油卡充值申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)行政部門。（二）審核行政部門收到《油卡充值申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核，核實(shí)車輛使用情況和預(yù)計(jì)用油量的合理性。如發(fā)現(xiàn)申請(qǐng)信息不實(shí)或不合理，應(yīng)及時(shí)與車輛使用部門溝通并要求其重新填寫申請(qǐng)表。（三）審批行政部門審核通過的《油卡充值申請(qǐng)表》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況和預(yù)算安排，對(duì)油卡充值申請(qǐng)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后方可進(jìn)行充值。（四）領(lǐng)取行政部門憑經(jīng)審批的《油卡充值申請(qǐng)表》到指定加油站領(lǐng)取油卡，并將油卡發(fā)放給車輛使用部門或駕駛員。在發(fā)放油卡時(shí)，應(yīng)做好登記工作，記錄油卡卡號(hào)、領(lǐng)取時(shí)間、領(lǐng)取人等信息。四、油卡充值（一）充值方式1.公司統(tǒng)一采用銀行轉(zhuǎn)賬方式進(jìn)行油卡充值。財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過的《油卡充值申請(qǐng)表》，將充值款項(xiàng)轉(zhuǎn)賬至指定加油站的賬戶。2.嚴(yán)禁使用現(xiàn)金進(jìn)行油卡充值，如遇特殊情況需要現(xiàn)金充值，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由財(cái)務(wù)部門指定專人陪同辦理。（二）充值流程1.財(cái)務(wù)部門收到《油卡充值申請(qǐng)表》后，核對(duì)申請(qǐng)信息與公司車輛用油計(jì)劃的一致性。2.確認(rèn)無誤后，財(cái)務(wù)部門按照申請(qǐng)表上的充值金額，通過銀行轉(zhuǎn)賬方式將款項(xiàng)支付給加油站。3.財(cái)務(wù)部門在完成轉(zhuǎn)賬后，及時(shí)將轉(zhuǎn)賬憑證復(fù)印件交行政部門備案。行政部門根據(jù)轉(zhuǎn)賬憑證更新油卡使用臺(tái)賬。（三）充值記錄1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立油卡充值明細(xì)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每一次油卡充值的日期、金額、充值加油站、轉(zhuǎn)賬憑證號(hào)碼等信息。2.行政部門應(yīng)在油卡使用臺(tái)賬中同步記錄油卡充值情況，確保賬賬相符。五、油卡使用與管理（一）使用范圍油卡僅限公司車輛及相關(guān)用油設(shè)備在規(guī)定的加油站加油使用，嚴(yán)禁用于其他非公司業(yè)務(wù)的消費(fèi)。（二）使用規(guī)定1.駕駛員在加油時(shí)，應(yīng)主動(dòng)出示油卡，并告知加油站工作人員使用公司油卡加油。2.加油后，駕駛員應(yīng)要求加油站工作人員提供正規(guī)發(fā)票，并在發(fā)票上注明加油車輛車牌號(hào)、加油日期、加油金額等信息。3.駕駛員應(yīng)妥善保管油卡，不得隨意將油卡轉(zhuǎn)借他人或交予無關(guān)人員使用。如因特殊情況需要他人代加油，須經(jīng)車輛使用部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在加油后及時(shí)將油卡收回。4.嚴(yán)禁使用油卡為私人車輛加油或進(jìn)行其他違規(guī)操作。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用油卡情況，將按照公司相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。（三）臺(tái)賬管理1.行政部門應(yīng)建立詳細(xì)的油卡使用臺(tái)賬，對(duì)每一張油卡的充值、使用、結(jié)余情況進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄。臺(tái)賬內(nèi)容應(yīng)包括油卡卡號(hào)、充值日期、充值金額、使用日期、加油車輛車牌號(hào)、加油金額、結(jié)余金額等信息。2.車輛使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門油卡使用臺(tái)賬的登記和管理工作，確保臺(tái)賬記錄的準(zhǔn)確性和完整性。3.行政部門應(yīng)定期對(duì)油卡使用臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)和盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（四）異常情況處理1.如發(fā)現(xiàn)油卡丟失或被盜用，駕駛員應(yīng)立即向行政部門報(bào)告。行政部門接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)與加油站聯(lián)系辦理掛失手續(xù)，并協(xié)助駕駛員補(bǔ)辦油卡。2.對(duì)于因加油設(shè)備故障、加油站操作失誤等原因?qū)е碌挠涂ó惓ＯM(fèi)情況，駕駛員應(yīng)及時(shí)與加油站溝通協(xié)調(diào)，要求加油站核實(shí)情況并進(jìn)行處理。如加油站無法解決，行政部門應(yīng)介入調(diào)查，必要時(shí)可聯(lián)系相關(guān)部門協(xié)助處理。3.如發(fā)現(xiàn)油卡使用存在異常油耗或其他不合理情況，車輛使用部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行自查，并向行政部門提交書面報(bào)告。行政部門根據(jù)報(bào)告情況進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，如確屬違規(guī)行為，將按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。六、油卡盤點(diǎn)與核對(duì)（一）盤點(diǎn)周期1.行政部門應(yīng)每月對(duì)公司油卡進(jìn)行一次盤點(diǎn)，確保油卡賬實(shí)相符。2.在每年年末，行政部門應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門對(duì)公司油卡進(jìn)行全面盤點(diǎn)，編制油卡盤點(diǎn)報(bào)告。（二）盤點(diǎn)方式1.行政部門負(fù)責(zé)組織油卡盤點(diǎn)工作，盤點(diǎn)人員應(yīng)包括行政部門工作人員、車輛使用部門代表及財(cái)務(wù)部門人員。2.盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)逐一核對(duì)油卡卡號(hào)、余額、使用記錄等信息，確保賬實(shí)相符。同時(shí)，應(yīng)對(duì)油卡的保管情況進(jìn)行檢查，確保油卡安全。3.盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并記錄在盤點(diǎn)表中。對(duì)于因人為原因?qū)е碌馁~實(shí)不符，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）核對(duì)工作1.行政部門應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門核對(duì)油卡賬目，確保油卡充值、使用及結(jié)余情況的一致性。核對(duì)內(nèi)容包括油卡充值金額、使用金額、余額等信息。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)行政部門提供的油卡使用臺(tái)賬，對(duì)油卡費(fèi)用進(jìn)行核算和分析，如發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)與行政部門溝通核實(shí)。3.行政部門與財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立油卡賬目核對(duì)記錄，對(duì)每次核對(duì)的時(shí)間、內(nèi)容、結(jié)果等進(jìn)行詳細(xì)記錄，以備查閱。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計(jì)部門定期對(duì)油卡充值和使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查油卡管理制度的執(zhí)行情況，確保油卡使用的合規(guī)性和合理性。2.行政部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)油卡使用情況的日常監(jiān)督檢查，不定期抽查車輛加油記錄和油卡使用臺(tái)賬，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）考核機(jī)制1.將油卡充值和使用管理情況納入車輛使用部門和駕駛員的績效考核體系。對(duì)嚴(yán)格遵守油卡管理制度、油卡使用合理規(guī)范的部門和個(gè)人給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反油卡管理制度的部門和個(gè)人進(jìn)行相應(yīng)處罰。2.考核指標(biāo)包括油卡充值申請(qǐng)的準(zhǔn)確性、油卡使用的合規(guī)性、油耗控制情況、油卡賬目管理等方面。具體考核標(biāo)準(zhǔn)由行政部門會(huì)同人力資源部門制定并公布。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)使用油卡行為，如為私人車輛加油、轉(zhuǎn)借油卡、虛報(bào)加油費(fèi)用等，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、扣減績效獎(jiǎng)金、解除勞動(dòng)合同等。