辦公物品分發(fā)管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司辦公物品的分發(fā)管理，確保辦公物品的合理配置與有效使用，提高工作效率，降低辦公成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)全體員工。（三）基本原則1.按需分配原則：根據(jù)員工的工作崗位、職責(zé)及實(shí)際工作需求，合理發(fā)放辦公物品，確保員工能夠正常開(kāi)展工作。2.勤儉節(jié)約原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用辦公物品，避免浪費(fèi)，提高辦公物品的使用效益。3.規(guī)范管理原則：對(duì)辦公物品的采購(gòu)、入庫(kù)、存儲(chǔ)、發(fā)放、使用、盤(pán)點(diǎn)等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理，確保流程清晰、責(zé)任明確。二、辦公物品分類(lèi)及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公文具類(lèi)1.書(shū)寫(xiě)工具：包括中性筆、圓珠筆、鉛筆、鋼筆、記號(hào)筆等，根據(jù)工作需要定期發(fā)放。2.紙張類(lèi)：如A4紙、A3紙、便簽紙、筆記本等，按照不同規(guī)格和用途進(jìn)行發(fā)放。3.文件管理用品：文件夾、檔案袋、訂書(shū)機(jī)、訂書(shū)釘、回形針、膠水、膠帶等，根據(jù)實(shí)際需求配備。4.桌面用品：計(jì)算器、剪刀、美工刀、直尺、膠水棒等，供員工日常辦公使用。（二）辦公設(shè)備類(lèi)1.電腦及周邊設(shè)備：為員工配備辦公電腦、顯示器、鍵盤(pán)、鼠標(biāo)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，根據(jù)崗位需求和工作性質(zhì)進(jìn)行配置。2.辦公家具：辦公桌、辦公椅、文件柜、會(huì)議桌椅等，根據(jù)辦公空間和員工數(shù)量合理安排。（三）辦公耗材類(lèi)1.打印機(jī)耗材：墨盒、硒鼓、色帶等，根據(jù)打印機(jī)的使用頻率定期更換。2.復(fù)印機(jī)耗材：碳粉、載體等，按照復(fù)印機(jī)的使用情況進(jìn)行補(bǔ)充。3.其他耗材：如打印紙、傳真紙、墨盒芯片等，根據(jù)實(shí)際使用量進(jìn)行發(fā)放。（四）通訊設(shè)備類(lèi)為員工配備辦公電話、手機(jī)等通訊設(shè)備，根據(jù)工作需要提供相應(yīng)的通訊費(fèi)用補(bǔ)貼。（五）勞保用品類(lèi)根據(jù)不同崗位的工作環(huán)境和勞動(dòng)強(qiáng)度，為員工發(fā)放相應(yīng)的勞保用品，如安全帽、工作服、手套、護(hù)目鏡等。三、辦公物品采購(gòu)（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.各部門(mén)應(yīng)于每月[具體日期]前，根據(jù)本部門(mén)下月工作安排及辦公物品使用情況，填寫(xiě)《辦公物品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出所需辦公物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)金額等信息，并提交至行政部門(mén)。2.行政部門(mén)匯總各部門(mén)的采購(gòu)申請(qǐng)后，結(jié)合庫(kù)存情況進(jìn)行審核，制定月度辦公物品采購(gòu)計(jì)劃，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購(gòu)實(shí)施1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施采購(gòu)。采購(gòu)人員應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。2.在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)，確保所采購(gòu)的辦公物品符合公司要求。對(duì)于金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)、詢價(jià)等方式進(jìn)行采購(gòu)，以確保采購(gòu)過(guò)程的公開(kāi)、公平、公正。3.采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。（三）采購(gòu)驗(yàn)收1.辦公物品到貨后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否與采購(gòu)合同一致。2.對(duì)于驗(yàn)收合格的辦公物品，驗(yàn)收人員應(yīng)在《辦公物品驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公物品，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或退貨。四、辦公物品入庫(kù)與存儲(chǔ)（一）入庫(kù)管理1.行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)《辦公物品驗(yàn)收單》，對(duì)驗(yàn)收合格的辦公物品進(jìn)行入庫(kù)登記，填寫(xiě)《辦公物品入庫(kù)登記表》，詳細(xì)記錄辦公物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期、供應(yīng)商等信息。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照辦公物品的類(lèi)別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)存放，確保物品擺放整齊、有序，便于查找和管理。（二）存儲(chǔ)管理1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、清潔，溫度、濕度應(yīng)符合辦公物品存儲(chǔ)要求。對(duì)于易受潮、易變質(zhì)、易損壞的辦公物品，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施進(jìn)行存儲(chǔ)。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)辦公物品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬物相符。盤(pán)點(diǎn)周期為每月一次，盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后應(yīng)填寫(xiě)《辦公物品盤(pán)點(diǎn)表》，并將盤(pán)點(diǎn)結(jié)果報(bào)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人。3.對(duì)于庫(kù)存積壓、過(guò)期、損壞的辦公物品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)清理，并填寫(xiě)《辦公物品報(bào)廢申請(qǐng)表》，報(bào)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行報(bào)廢處理。五、辦公物品發(fā)放（一）發(fā)放流程1.員工因工作需要領(lǐng)取辦公物品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《辦公物品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明所需辦公物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用原因等信息，并提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)員工的工作需求和實(shí)際情況，對(duì)《辦公物品領(lǐng)用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，簽字同意后交行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后的《辦公物品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，按照辦公物品的庫(kù)存情況進(jìn)行發(fā)放，并在《辦公物品領(lǐng)用登記表》上記錄發(fā)放日期、領(lǐng)取人、辦公物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息。4.員工領(lǐng)取辦公物品后，應(yīng)在《辦公物品領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。（二）發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)1.辦公文具類(lèi)：按照員工的崗位和工作需求，每月定期發(fā)放一定數(shù)量的書(shū)寫(xiě)工具、紙張類(lèi)、文件管理用品等辦公文具。2.辦公設(shè)備類(lèi)：根據(jù)崗位需求和工作性質(zhì)，為員工配備相應(yīng)的辦公設(shè)備，并按照公司規(guī)定進(jìn)行使用和管理。3.辦公耗材類(lèi)：根據(jù)打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備的使用頻率，定期發(fā)放相應(yīng)的耗材。4.通訊設(shè)備類(lèi)：按照公司規(guī)定為員工配備辦公電話、手機(jī)等通訊設(shè)備，并提供相應(yīng)的通訊費(fèi)用補(bǔ)貼。5.勞保用品類(lèi)：根據(jù)不同崗位的工作環(huán)境和勞動(dòng)強(qiáng)度，定期為員工發(fā)放相應(yīng)的勞保用品。（三）特殊情況發(fā)放1.因工作需要臨時(shí)增加辦公物品需求的，員工應(yīng)填寫(xiě)《辦公物品臨時(shí)領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，可到行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取。2.對(duì)于因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因不再需要使用的辦公物品，員工應(yīng)及時(shí)交回行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)進(jìn)行清點(diǎn)和登記。六、辦公物品使用與管理（一）使用要求1.員工應(yīng)妥善保管和使用辦公物品，不得隨意丟棄、損壞或轉(zhuǎn)借他人。2.辦公設(shè)備應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行使用，定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.辦公耗材應(yīng)節(jié)約使用，避免浪費(fèi)。對(duì)于可回收利用的辦公耗材，如紙張、墨盒等，應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)回收。（二）損壞賠償1.因員工個(gè)人原因造成辦公物品損壞或丟失的，員工應(yīng)照價(jià)賠償。賠償金額由行政部門(mén)根據(jù)辦公物品的購(gòu)置價(jià)格、使用年限等因素確定。2.對(duì)于因正常使用導(dǎo)致辦公物品自然損耗或老化的，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)及時(shí)更換或維修。（三）離職交接1.員工離職時(shí)，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公物品全部交回行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)。2.對(duì)于未交回或損壞的辦公物品，行政部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定要求員工進(jìn)行賠償，賠償金額從員工工資中扣除。七、辦公物品盤(pán)點(diǎn)與清查（一）盤(pán)點(diǎn)周期1.行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)每月對(duì)辦公物品進(jìn)行一次盤(pán)點(diǎn)，確保賬物相符。2.公司每年應(yīng)組織一次全面的辦公物品清查工作，對(duì)辦公物品的采購(gòu)、入庫(kù)、存儲(chǔ)、發(fā)放、使用等情況進(jìn)行全面檢查和清理。（二）盤(pán)點(diǎn)方法1.盤(pán)點(diǎn)采用實(shí)地盤(pán)點(diǎn)的方法，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)逐一清點(diǎn)辦公物品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等，并與《辦公物品入庫(kù)登記表》、《辦公物品領(lǐng)用登記表》等賬目進(jìn)行核對(duì)。2.對(duì)于盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的賬物不符情況，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫(xiě)《辦公物品盤(pán)點(diǎn)差異表》，報(bào)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行處理。（三）清查結(jié)果處理1.對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，