招標(biāo)采購部管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司招標(biāo)采購部的工作流程，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，加強(qiáng)對招標(biāo)采購活動(dòng)的管理和監(jiān)督，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司招標(biāo)采購部及參與招標(biāo)采購活動(dòng)的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：招標(biāo)采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定。2.公平公正原則：對待所有供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，確保招標(biāo)采購過程公平、公正，維護(hù)公司利益。3.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。4.誠實(shí)守信原則：參與招標(biāo)采購活動(dòng)的各方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的責(zé)任和義務(wù)。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）組織架構(gòu)招標(biāo)采購部設(shè)部門經(jīng)理一名，下設(shè)招標(biāo)專員、采購專員若干。（二）職責(zé)分工1.部門經(jīng)理職責(zé)全面負(fù)責(zé)招標(biāo)采購部的日常管理工作，制定部門工作計(jì)劃并組織實(shí)施。組織建立和完善招標(biāo)采購管理制度及流程，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)與其他部門溝通協(xié)調(diào)，了解采購需求，確保采購工作滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要。審核重大采購項(xiàng)目的招標(biāo)文件、采購合同等文件。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評估、管理和維護(hù)。定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)招標(biāo)采購工作情況，及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的問題。2.招標(biāo)專員職責(zé)根據(jù)采購需求，編制招標(biāo)文件，包括招標(biāo)公告、投標(biāo)邀請書、投標(biāo)文件格式、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等。發(fā)布招標(biāo)信息，收集、整理投標(biāo)文件，組織開標(biāo)、評標(biāo)活動(dòng)。協(xié)助評標(biāo)委員會(huì)進(jìn)行評標(biāo)工作，記錄評標(biāo)過程和結(jié)果。負(fù)責(zé)招標(biāo)過程中的文件歸檔和資料管理。3.采購專員職責(zé)根據(jù)采購計(jì)劃，尋找、篩選合格供應(yīng)商，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等工作。與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)、跟進(jìn)和協(xié)調(diào)，處理采購過程中的變更事項(xiàng)。定期對采購成本進(jìn)行分析，提出降低成本的建議和措施。協(xié)助處理采購合同的付款申請、發(fā)票審核等工作。三、招標(biāo)采購流程（一）采購需求申請1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)交貨時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至招標(biāo)采購部。2.招標(biāo)采購部對各部門提交的采購需求進(jìn)行匯總和初審，對于不符合公司采購政策或需求不明確的申請，及時(shí)與申請部門溝通，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。（二）采購計(jì)劃制定1.招標(biāo)采購部根據(jù)采購需求申請表，結(jié)合公司庫存情況、采購周期等因素，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時(shí)間、采購方式等內(nèi)容。2.采購計(jì)劃經(jīng)部門經(jīng)理審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計(jì)劃作為招標(biāo)采購工作的依據(jù)。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)招標(biāo)采購部通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況、信譽(yù)狀況等。對于符合基本條件的供應(yīng)商，安排實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等情況，并填寫《供應(yīng)商考察報(bào)告》。2.供應(yīng)商評估定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。采用定量與定性相結(jié)合的方式，對供應(yīng)商進(jìn)行評分，評分結(jié)果作為供應(yīng)商分類管理和合作決策的重要依據(jù)。3.供應(yīng)商分類管理根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，將供應(yīng)商分為A、B、C三類。A類供應(yīng)商為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，合作關(guān)系緊密；B類供應(yīng)商為合格供應(yīng)商，保持正常合作；C類供應(yīng)商為待改進(jìn)供應(yīng)商，視情況進(jìn)行整改或淘汰。對于不同類別的供應(yīng)商，采取不同的管理策略，如優(yōu)先采購A類供應(yīng)商產(chǎn)品、定期與B類供應(yīng)商溝通改進(jìn)、加強(qiáng)對C類供應(yīng)商的監(jiān)督等。（四）采購方式選擇1.公開招標(biāo)適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的項(xiàng)目。招標(biāo)采購部按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商投標(biāo)。組織開標(biāo)、評標(biāo)活動(dòng)，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并發(fā)布中標(biāo)公告。2.邀請招標(biāo)適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目，或者采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項(xiàng)目總價(jià)值的比例過大的項(xiàng)目。招標(biāo)采購部根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和供應(yīng)商信息庫，選擇若干家潛在供應(yīng)商，向其發(fā)出投標(biāo)邀請書。后續(xù)開標(biāo)、評標(biāo)等程序與公開招標(biāo)相同。3.競爭性談判適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項(xiàng)目，或者技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項(xiàng)目，或者采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的項(xiàng)目，或者不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的項(xiàng)目。招標(biāo)采購部成立談判小組，與符合資格條件的供應(yīng)商就采購事宜進(jìn)行談判。談判小組應(yīng)制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案條款等。通過多輪談判，確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。4.單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目，或者必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項(xiàng)目。招標(biāo)采購部填寫《單一來源采購申請表》，詳細(xì)說明采購理由，并附相關(guān)證明材料，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，與單一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，簽訂采購合同。5.詢價(jià)采購適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目。招標(biāo)采購部向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，選擇報(bào)價(jià)最低且符合要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。（五）招標(biāo)采購文件編制1.根據(jù)采購方式和采購項(xiàng)目特點(diǎn)，由招標(biāo)專員負(fù)責(zé)編制招標(biāo)采購文件。招標(biāo)采購文件應(yīng)包括招標(biāo)公告、投標(biāo)邀請書、投標(biāo)文件格式、技術(shù)規(guī)格、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。2.招標(biāo)采購文件應(yīng)明確采購項(xiàng)目的各項(xiàng)要求和標(biāo)準(zhǔn)，確保供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確理解采購需求，同時(shí)保證招標(biāo)采購活動(dòng)的公平、公正、公開。3.在編制招標(biāo)采購文件過程中，如涉及技術(shù)復(fù)雜或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的內(nèi)容，應(yīng)組織相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行論證和審核。（六）招標(biāo)采購文件發(fā)布與投標(biāo)文件接收1.招標(biāo)采購文件發(fā)布對于公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)項(xiàng)目，招標(biāo)采購部應(yīng)在規(guī)定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請書，并同時(shí)在公司內(nèi)部網(wǎng)站或其他指定渠道發(fā)布相關(guān)信息。招標(biāo)采購文件可以通過現(xiàn)場領(lǐng)取、郵寄、電子郵件等方式提供給潛在供應(yīng)商。2.投標(biāo)文件接收規(guī)定投標(biāo)文件的截止時(shí)間和地點(diǎn)，接收供應(yīng)商提交的投標(biāo)文件。對投標(biāo)文件進(jìn)行登記和初步審查，檢查投標(biāo)文件的密封情況、格式是否符合要求、簽字蓋章是否齊全等。對于不符合要求的投標(biāo)文件，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行補(bǔ)正或拒收。（七）開標(biāo)、評標(biāo)與定標(biāo)1.開標(biāo)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)，組織開標(biāo)會(huì)議。開標(biāo)會(huì)議由招標(biāo)采購部主持，邀請所有投標(biāo)人代表參加。開標(biāo)時(shí)，當(dāng)眾拆封投標(biāo)文件，宣讀投標(biāo)人名稱、投標(biāo)價(jià)格、投標(biāo)文件的主要內(nèi)容等信息，并記錄在案。2.評標(biāo)開標(biāo)結(jié)束后，按照招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法，組織評標(biāo)委員會(huì)進(jìn)行評標(biāo)。評標(biāo)委員會(huì)由公司內(nèi)部相關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家以及招標(biāo)采購部代表組成。評標(biāo)委員會(huì)對投標(biāo)文件進(jìn)行詳細(xì)評審，對投標(biāo)人的技術(shù)方案、商務(wù)條款、價(jià)格等進(jìn)行綜合評價(jià)，推薦中標(biāo)候選人。3.定標(biāo)根據(jù)評標(biāo)委員會(huì)推薦的中標(biāo)候選人，公司領(lǐng)導(dǎo)按照規(guī)定的程序進(jìn)行定標(biāo)。定標(biāo)結(jié)果應(yīng)及時(shí)通知中標(biāo)人和未中標(biāo)人。向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書，并與中標(biāo)人簽訂采購合同。（八）合同簽訂與執(zhí)行1.合同簽訂采購專員根據(jù)中標(biāo)通知書，與中標(biāo)人簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同簽訂前，應(yīng)提交公司法律部門進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。2.合同執(zhí)行采購專員負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，如供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等，采購專員應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商整改或承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。定期對采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，確保采購任務(wù)順利完成。（九）驗(yàn)收與付款1.驗(yàn)收采購項(xiàng)目完成后，由使用部門或相關(guān)驗(yàn)收機(jī)構(gòu)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫《驗(yàn)收報(bào)告》。對于驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，采購專員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取整改措施或重新提供產(chǎn)品，直至驗(yàn)收合格為止。2.付款采購專員根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況，填寫《付款申請單》，附上相關(guān)發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等資料，報(bào)部門經(jīng)理審核后，提交公司財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度和合同約定，對付款申請進(jìn)行審核，無誤后予以付款。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對招標(biāo)采購部的工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查招標(biāo)采購活動(dòng)是否符合法律法規(guī)和公司制度的規(guī)定，采購流程是否規(guī)范，采購合同的執(zhí)行情況是否良好等。2.設(shè)立舉報(bào)信箱和舉報(bào)電話，接受公司員工對招標(biāo)采購活動(dòng)中違規(guī)行為的舉報(bào)。對于舉報(bào)信息，及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行處理。（二）考核辦法1.建立招標(biāo)采購部員工考核制度，對部門員工的工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面進(jìn)行定期考核。2.考核指標(biāo)包括采購任務(wù)完成情況、采購成本控制、采購質(zhì)量保證、供應(yīng)商管理、合同執(zhí)行情況、工作紀(jì)律等方面。3.考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級，與員工的績效獎(jiǎng)金、晉升、培訓(xùn)等掛鉤。五、檔案管理1.招標(biāo)采購部負(fù)責(zé)建立和管理招標(biāo)采購活動(dòng)中的各類檔案，包括采購需求申請表、采購計(jì)劃、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告、采