貴州省合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同訂立、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在貴州省內(nèi)簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的訂立、履行、變更、解除等應(yīng)當(dāng)遵守國家法律法規(guī)和貴州省相關(guān)規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方應(yīng)當(dāng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上訂立合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則：合同的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合公平、公正的原則，不得損害國家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)當(dāng)誠實(shí)守信，履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或者解除合同。二、合同管理部門及職責(zé)（一）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同的法律審查，對(duì)合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性進(jìn)行審查，提出法律意見和建議。2.參與合同的談判、起草、簽訂等工作，為合同的訂立提供法律支持。3.負(fù)責(zé)處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序，維護(hù)公司合法權(quán)益。4.定期對(duì)公司合同管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，提出改進(jìn)意見和建議。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同的發(fā)起、談判、起草、履行等工作，對(duì)合同的真實(shí)性、可行性、效益性負(fù)責(zé)。2.配合法務(wù)部門對(duì)合同進(jìn)行法律審查，根據(jù)法律意見和建議對(duì)合同條款進(jìn)行修改和完善。3.及時(shí)向法務(wù)部門通報(bào)合同履行過程中的重大事項(xiàng)和風(fēng)險(xiǎn)情況，協(xié)助法務(wù)部門處理合同糾紛。4.負(fù)責(zé)建立本部門的合同臺(tái)賬，對(duì)合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行記錄和管理。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對(duì)合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審查，對(duì)合同的資金收付、成本核算、稅務(wù)處理等提出意見和建議。2.參與合同的談判、起草等工作，為合同的訂立提供財(cái)務(wù)支持。3.負(fù)責(zé)按照合同約定及時(shí)辦理資金收付手續(xù)，對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督和分析。4.協(xié)助法務(wù)部門處理合同糾紛，提供相關(guān)財(cái)務(wù)證據(jù)和資料。（四）行政部門1.負(fù)責(zé)合同印章的保管和使用，按照規(guī)定程序辦理合同蓋章手續(xù)。2.負(fù)責(zé)合同文本的歸檔和管理，建立合同檔案，對(duì)合同的簽訂、履行、變更、解除等資料進(jìn)行整理和保存。3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門和法務(wù)部門處理合同糾紛，提供相關(guān)行政支持和服務(wù)。三、合同的訂立（一）合同的發(fā)起1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要發(fā)起合同申請(qǐng)，填寫《合同申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明合同的基本情況、對(duì)方當(dāng)事人信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款。2.《合同申請(qǐng)表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。（二）合同的法律審查1.法務(wù)部門收到《合同申請(qǐng)表》后，對(duì)合同條款進(jìn)行法律審查，重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、完整性、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等方面。2.法務(wù)部門根據(jù)審查情況出具《法律審查意見》，對(duì)合同條款存在的問題提出修改意見和建議。3.業(yè)務(wù)部門根據(jù)《法律審查意見》對(duì)合同條款進(jìn)行修改和完善，再次提交法務(wù)部門進(jìn)行審核，直至合同條款符合法律要求。（三）合同的談判1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織合同的談判工作，與對(duì)方當(dāng)事人就合同條款進(jìn)行協(xié)商和溝通，爭(zhēng)取達(dá)成雙方都能接受的合同條款。2.談判過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)充分了解對(duì)方當(dāng)事人的情況和需求，掌握談判的主動(dòng)權(quán)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。3.法務(wù)部門應(yīng)當(dāng)參與合同的談判工作，為業(yè)務(wù)部門提供法律支持和指導(dǎo)，確保合同條款符合法律要求。（四）合同的起草1.合同經(jīng)談判達(dá)成一致意見后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草合同文本。2.合同文本應(yīng)當(dāng)使用規(guī)范的語言文字，表述準(zhǔn)確、清晰、完整，避免歧義。3.合同文本應(yīng)當(dāng)包括合同的首部、正文、尾部等部分，明確雙方當(dāng)事人的基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等主要條款。（五）合同的審核與審批1.合同文本起草完成后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過后提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。2.法務(wù)部門對(duì)合同文本進(jìn)行法律審查，出具《法律審查意見》，對(duì)合同條款存在的問題提出修改意見和建議。3.業(yè)務(wù)部門根據(jù)《法律審查意見》對(duì)合同文本進(jìn)行修改和完善，再次提交法務(wù)部門進(jìn)行審核，直至合同條款符合法律要求。4.合同文本經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、風(fēng)險(xiǎn)等因素進(jìn)行審批，審批通過后合同方可簽訂。（六）合同的簽訂1.合同經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。2.簽訂合同應(yīng)當(dāng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，合同文本應(yīng)當(dāng)加蓋公司合同專用章或公章。3.簽訂合同前，應(yīng)當(dāng)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資信狀況等進(jìn)行審查，確保對(duì)方當(dāng)事人具有簽訂合同的能力和資格。4.簽訂合同過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照合同審批意見填寫合同條款，不得擅自變更或者修改合同條款。5.合同簽訂后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)將合同文本副本送法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、行政部門等相關(guān)部門備案。四、合同的履行（一）合同履行的原則1.全面履行原則：合同雙方應(yīng)當(dāng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，包括履行合同的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式等。2.協(xié)作履行原則：合同雙方應(yīng)當(dāng)相互協(xié)作，共同完成合同約定的義務(wù)，任何一方不得擅自變更或者解除合同。3.經(jīng)濟(jì)合理原則：合同雙方應(yīng)當(dāng)在履行合同過程中遵循經(jīng)濟(jì)合理的原則，降低履行成本，提高履行效率。（二）合同履行的跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行的跟蹤與監(jiān)督，及時(shí)掌握合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施解決。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)建立合同履行臺(tái)賬，對(duì)合同的履行情況進(jìn)行記錄和管理，包括合同的簽訂時(shí)間、履行期限、履行進(jìn)度、付款情況、驗(yàn)收情況等。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照合同約定及時(shí)辦理資金收付手續(xù)，對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督和分析，確保資金安全。4.法務(wù)部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出法律意見和建議，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。（三）合同履行中的變更1.合同履行過程中，如需變更合同條款，應(yīng)當(dāng)由業(yè)務(wù)部門提出書面申請(qǐng)，填寫《合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響等。2.《合同變更申請(qǐng)表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。3.法務(wù)部門對(duì)合同變更申請(qǐng)進(jìn)行法律審查，出具《法律審查意見》，對(duì)合同變更條款的合法性、合規(guī)性、完整性、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等方面進(jìn)行審查，提出修改意見和建議。4.業(yè)務(wù)部門根據(jù)《法律審查意見》對(duì)合同變更申請(qǐng)進(jìn)行修改和完善，再次提交法務(wù)部門進(jìn)行審核，直至合同變更條款符合法律要求。5.合同變更申請(qǐng)經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同變更的性質(zhì)、金額、風(fēng)險(xiǎn)等因素進(jìn)行審批，審批通過后合同方可變更。6.合同變更后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)將合同變更協(xié)議副本送法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、行政部門等相關(guān)部門備案。（四）合同履行中的解除1.合同履行過程中，如需解除合同，應(yīng)當(dāng)由業(yè)務(wù)部門提出書面申請(qǐng)，填寫《合同解除申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明解除合同的原因、對(duì)合同履行的影響等。2.《合同解除申請(qǐng)表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。3.法務(wù)部門對(duì)合同解除申請(qǐng)進(jìn)行法律審查，出具《法律審查意見》，對(duì)合同解除條款的合法性、合規(guī)性、完整性、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等方面進(jìn)行審查，提出修改意見和建議。4.業(yè)務(wù)部門根據(jù)《法律審查意見》對(duì)合同解除申請(qǐng)進(jìn)行修改和完善，再次提交法務(wù)部門進(jìn)行審核，直至合同解除條款符合法律要求。5.合同解除申請(qǐng)經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同解除的性質(zhì)、金額、風(fēng)險(xiǎn)等因素進(jìn)行審批，審批通過后合同方可解除。6.合同解除后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)將合同解除協(xié)議副本送法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、行政部門等相關(guān)部門備案。五、合同的歸檔與保管（一）合同歸檔的范圍公司簽訂的各類合同，包括合同的正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等相關(guān)資料。（二）合同歸檔的要求1.合同歸檔應(yīng)當(dāng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保合同資料的真實(shí)性和完整性。2.合同歸檔應(yīng)當(dāng)按照合同的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，建立合同檔案目錄，便于查找和管理。3.合同檔案應(yīng)當(dāng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管，確保合同資料的安全和保密。（三）合同保管的期限合同保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般合同保管期限為[X]年，重要合同保管期限為[X]年。（四）合同檔案的查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交行政部門審批。2.行政部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供合同檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.公司外部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)提交單位介紹信、本人身份證等相關(guān)證明材料，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。4.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交行政部門審批。5.行政部門根據(jù)審批意見，為借閱人員辦理合同檔案借閱手續(xù)，并要求借閱人員在規(guī)定期限內(nèi)歸還合同檔案。6.借閱人員應(yīng)當(dāng)妥善保管合同檔案，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借、丟失合同檔案。如因保管不善造成合同檔案丟失或損壞的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、合同糾紛的處理（一）合同糾紛的預(yù)防1.加強(qiáng)合同管理，規(guī)范合同訂立、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。2.定期對(duì)公司合同管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同管理中存在的問題。3.加強(qiáng)對(duì)員工的合同法律知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的合同法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。（二）合同糾紛的處理程序1.合同履行過程中發(fā)生糾紛的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)向法務(wù)部門通報(bào)情況，并提供相關(guān)證據(jù)和資料。2.法務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門通報(bào)后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)合同糾紛進(jìn)行分析和研究，制定糾紛處理方案。3.糾紛處理方案經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由法務(wù)部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。法務(wù)部門可以根據(jù)糾紛的具體情況，代表公司與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等。4.在合同糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、行政部門等相關(guān)部