招標公司行政管理制度總則制度目的本制度旨在規(guī)范招標公司行政工作流程，提高行政工作效率，確保公司各項行政事務(wù)有序開展，為公司的穩(wěn)定運營和業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力支持。適用范圍本制度適用于招標公司全體員工。基本原則1.合法性原則：行政管理制度的制定與執(zhí)行應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.規(guī)范性原則：各項行政工作流程應(yīng)明確、規(guī)范，確保工作的標準化和一致性。3.效率原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化行政工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和延誤。4.服務(wù)原則：行政部門應(yīng)樹立服務(wù)意識，為公司各部門及員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。行政組織架構(gòu)與職責(zé)行政部門組織架構(gòu)行政部門設(shè)部門經(jīng)理一名，下轄行政專員若干，分別負責(zé)不同模塊的行政工作。部門職責(zé)1.部門經(jīng)理職責(zé)全面負責(zé)行政部門的日常管理工作，制定部門工作計劃并組織實施。協(xié)調(diào)行政部門與公司其他部門之間的工作關(guān)系，確保行政工作與公司整體業(yè)務(wù)目標相一致。負責(zé)行政費用的預(yù)算編制、控制與審核，合理分配行政資源。參與公司重要決策，提供行政支持和建議。監(jiān)督行政管理制度的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。2.行政專員職責(zé)行政管理負責(zé)公司文件、檔案的收發(fā)、整理、歸檔和保管工作。安排公司會議、活動的組織與籌備工作，包括場地預(yù)訂、會議資料準備、會議記錄等。負責(zé)公司辦公用品、設(shè)備的采購、發(fā)放與管理，定期進行盤點。維護公司辦公環(huán)境的整潔與衛(wèi)生，安排保潔人員定期清潔辦公區(qū)域。負責(zé)公司車輛的調(diào)度、使用管理和維護保養(yǎng)，確保車輛安全運行。人力資源支持協(xié)助人事部門進行員工招聘、入職、離職等手續(xù)的辦理。負責(zé)員工考勤管理，統(tǒng)計員工出勤情況，核算工資。參與公司培訓(xùn)活動的組織與安排，提供培訓(xùn)場地、設(shè)備等支持。對外聯(lián)絡(luò)負責(zé)公司與外部相關(guān)單位的聯(lián)絡(luò)與溝通，如政府部門、合作伙伴等。接待來訪客人，安排接待事宜，維護公司對外形象。辦理公司相關(guān)證照的申請、變更、年檢等手續(xù)。行政工作流程文件與檔案管理1.文件收發(fā)外來文件由行政專員負責(zé)簽收、登記，注明文件名稱、來源、日期等信息。及時將文件呈交部門經(jīng)理批閱，根據(jù)批示意見進行分發(fā)處理。公司內(nèi)部文件由起草部門負責(zé)擬稿，經(jīng)部門經(jīng)理審核后交行政專員編號、排版、印發(fā)。2.文件歸檔行政專員定期對文件進行整理，按照類別、時間順序進行歸檔。建立電子檔案庫，對重要文件進行電子掃描備份，便于查詢和使用。檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案保密制度，確保文件安全。3.檔案查閱公司員工因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門經(jīng)理批準后，到行政部門查閱。查閱檔案時應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，確保檔案完整無損。會議與活動管理1.會議組織各部門如需召開會議，應(yīng)提前填寫《會議申請表》，注明會議主題、時間、地點、參會人員等信息，提交行政部門。行政專員根據(jù)會議需求，安排會議場地、準備會議資料、通知參會人員。會議期間，行政專員負責(zé)做好會議記錄，會后及時整理會議紀要，經(jīng)部門經(jīng)理審核后分發(fā)給參會人員。2.活動籌備公司組織的各類活動，由行政部門負責(zé)整體策劃與籌備。制定活動方案，明確活動目的、時間、地點、內(nèi)容、參與人員等細節(jié)。安排活動場地布置、物資采購、餐飲安排、安全保障等工作。活動結(jié)束后，及時進行總結(jié)評估，收集反饋意見，為今后活動的開展提供經(jīng)驗參考。辦公用品與設(shè)備管理1.辦公用品采購各部門根據(jù)實際需求填寫《辦公用品申請表》，提交行政部門。行政專員定期匯總辦公用品需求，制定采購計劃，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。采購的辦公用品應(yīng)進行驗收，確保質(zhì)量合格、數(shù)量準確，驗收無誤后辦理入庫手續(xù)。2.辦公用品發(fā)放行政專員根據(jù)辦公用品庫存情況和各部門需求，定期發(fā)放辦公用品。各部門領(lǐng)取辦公用品時，應(yīng)在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上簽字確認。對于貴重辦公用品，如電腦、打印機等，實行領(lǐng)用登記制度，明確使用責(zé)任人，定期進行檢查和維護。3.設(shè)備管理公司辦公設(shè)備由行政部門統(tǒng)一登記管理，建立設(shè)備臺賬，記錄設(shè)備名稱、型號、購置時間、使用部門等信息。定期對設(shè)備進行維護保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。設(shè)備出現(xiàn)故障時，及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修，并做好維修記錄。對于報廢設(shè)備，由使用部門提出申請，行政部門審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)批準，按照相關(guān)規(guī)定進行處理。車輛管理1.車輛調(diào)度公司員工因工作需要使用車輛，應(yīng)提前填寫《車輛使用申請表》，注明用車時間、地點、事由等信息，提交行政部門。行政專員根據(jù)車輛使用情況和駕駛員安排，進行車輛調(diào)度，確保車輛合理使用。對于緊急用車需求，行政專員應(yīng)在確保安全的前提下，優(yōu)先安排車輛。2.車輛使用規(guī)定駕駛員應(yīng)嚴格遵守交通法規(guī)，安全駕駛，確保車輛安全。車輛使用過程中，駕駛員應(yīng)保持車輛整潔，定期進行清潔和保養(yǎng)。車輛使用完畢后，駕駛員應(yīng)及時將車輛返回公司指定地點，并做好車輛交接工作。非工作時間車輛如需外出，需經(jīng)部門經(jīng)理和行政部門批準，并嚴格按照規(guī)定使用。3.車輛維修與保養(yǎng)駕駛員應(yīng)定期對車輛進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告行政部門。車輛需要維修或保養(yǎng)時，駕駛員填寫《車輛維修申請表》，經(jīng)行政部門審核后送指定維修廠進行維修。維修費用由行政部門審核后報銷，維修廠應(yīng)提供詳細的維修清單和發(fā)票?？记诠芾?.考勤制度公司實行正常工作日制度，員工應(yīng)按時上下班，不得遲到、早退、曠工。員工請假應(yīng)提前填寫《請假申請表》，按照審批權(quán)限報上級領(lǐng)導(dǎo)批準。病假需提供醫(yī)院證明，事假、年假等請假類型應(yīng)說明請假事由和天數(shù)。行政專員負責(zé)每月統(tǒng)計員工考勤情況，制作考勤報表，經(jīng)部門經(jīng)理審核后交財務(wù)部門核算工資。2.遲到、早退與曠工處理遲到或早退10分鐘以內(nèi)，每月累計不超過3次的，給予口頭警告；超過10分鐘的，按曠工半天處理。曠工半天的，扣除當日工資的2倍；曠工一天的，扣除當日工資的3倍，并給予警告處分；連續(xù)曠工3天以上或一年內(nèi)累計曠工5天以上的，公司有權(quán)解除勞動合同。行政費用管理費用預(yù)算1.行政部門應(yīng)于每年末根據(jù)公司下一年度工作計劃和業(yè)務(wù)需求，編制行政費用預(yù)算草案。2.預(yù)算草案應(yīng)包括辦公用品費用、設(shè)備購置費用、車輛費用、會議活動費用、通訊費用、差旅費等各項行政費用明細。3.行政費用預(yù)算草案經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準后，作為下一年度行政費用控制的依據(jù)。費用報銷1.員工發(fā)生的行政費用支出，應(yīng)在費用發(fā)生后及時填寫《費用報銷單》，并附上相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等憑證。2.《費用報銷單》應(yīng)注明費用名稱、金額、事由、報銷日期等信息，經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后，提交行政部門審核。3.行政專員對費用報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核，審核通過后報財務(wù)部門報銷。4.財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度對報銷費用進行審核，審核無誤后予以報銷。費用控制1.行政部門應(yīng)嚴格按照預(yù)算控制行政費用支出，定期對費用支出情況進行分析和總結(jié)。2.對于超預(yù)算的費用支出，應(yīng)及時查明原因，提出改進措施，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.加強對行政費用支出的監(jiān)督和管理，杜絕不合理的費用支出，提高資金使用效率。行政人員考核考核原則1.客觀公正原則：考核應(yīng)基于客觀事實，全面、公正地評價行政人員的工作表現(xiàn)。2.注重實績原則：以行政人員的工作業(yè)績?yōu)橹攸c，考核其工作成果和對公司的貢獻。3.激勵發(fā)展原則：通過考核，激勵行政人員不斷提高工作能力和績效，促進個人發(fā)展與公司發(fā)展相結(jié)合。考核內(nèi)容1.工作業(yè)績：包括行政工作任務(wù)的完成情況、工作質(zhì)量、工作效率等方面。2.工作能力：如組織協(xié)調(diào)能力、溝通能力、文字處理能力、辦公軟件操作能力等。3.工作態(tài)度：考核行政人員的責(zé)任心、敬業(yè)精神、團隊合作意識等。4.職業(yè)素養(yǎng)：包括遵守公司規(guī)章制度、職業(yè)道德、保密意識等方面?？己朔绞?.定期考核：每季度進行一次定期考核，由行政部門經(jīng)理組織實施，考核結(jié)果作為季度績效獎金發(fā)放的依據(jù)。2.年度考核：每年末進行年度考核，全面評價行政人員的年度工作表現(xiàn)，考核結(jié)果與年度獎金、晉升、調(diào)薪等掛鉤。3.考核方法：采用自評、上級評價、同事評價相結(jié)合的方式，綜合評定行政人員的考核成績?？己私Y(jié)果應(yīng)用1.績效獎金發(fā)放：根據(jù)考核結(jié)果，發(fā)放相應(yīng)的季度績效獎金。2.晉升與調(diào)薪：年度考核優(yōu)秀的行政人員，在職位晉升、薪資調(diào)整等方面享有優(yōu)先考慮權(quán)。3.培訓(xùn)與發(fā)展：針對考核中