文件檔案保密管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件檔案的保密管理，確保公司機(jī)密信息的安全，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、臨時(shí)工、實(shí)習(xí)生以及外包人員等。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶信息等各類機(jī)密文件檔案，采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。2.分級(jí)管理原則：根據(jù)文件檔案的重要性和敏感性，實(shí)行分級(jí)管理，明確不同級(jí)別文件檔案的保密要求和管理權(quán)限。3.誰使用誰負(fù)責(zé)原則：文件檔案的使用人員對(duì)所使用的文件檔案負(fù)有保密責(zé)任，確保在使用過程中不發(fā)生泄密事件。4.依法合規(guī)原則：文件檔案的保密管理工作應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定的要求。二、文件檔案的分類與密級(jí)劃分（一）文件檔案分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。2.財(cái)務(wù)文件：涉及公司財(cái)務(wù)狀況、預(yù)算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等文件。3.人事文件：?jiǎn)T工檔案、薪酬福利資料、績(jī)效考核記錄等。4.業(yè)務(wù)文件：公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。5.技術(shù)文件：公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝流程、技術(shù)方案等。6.客戶文件：客戶信息、合作意向書、客戶投訴記錄等。（二）密級(jí)劃分1.絕密級(jí)：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大技術(shù)突破、關(guān)鍵財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，一旦泄露將給公司帶來極其嚴(yán)重的損失。2.機(jī)密級(jí)：包含重要業(yè)務(wù)信息、技術(shù)資料、客戶資料等，泄露后可能對(duì)公司的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展造成較大影響。3.秘密級(jí)：一般的業(yè)務(wù)文件、內(nèi)部資料等，泄露后可能對(duì)公司產(chǎn)生一定的不利影響。三、文件檔案的制作與傳遞（一）文件制作1.起草：文件起草人員應(yīng)確保所起草的文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范，并根據(jù)文件的性質(zhì)和密級(jí)要求，確定相應(yīng)的保密措施。2.審核：文件初稿完成后，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)審核，審核重點(diǎn)包括文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性以及保密措施的合理性。3.批準(zhǔn)：審核通過的文件，由公司領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)人批準(zhǔn)發(fā)布。批準(zhǔn)人應(yīng)對(duì)文件的密級(jí)和保密要求進(jìn)行確認(rèn)。（二）文件傳遞1.內(nèi)部傳遞：公司內(nèi)部文件傳遞應(yīng)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、專人送達(dá)或機(jī)要通信等方式進(jìn)行，確保文件在傳遞過程中的安全。傳遞涉密文件時(shí)，應(yīng)采取加密措施，并嚴(yán)格登記收件人信息。2.外部傳遞：向公司外部傳遞文件時(shí)，應(yīng)根據(jù)文件的密級(jí)和性質(zhì)，選擇合適的傳遞方式。對(duì)于涉密文件，應(yīng)通過專人送達(dá)、機(jī)要郵寄或加密電子傳輸?shù)确绞剑⒁笫占胶炇沾_認(rèn)。嚴(yán)禁通過普通郵件、傳真等易泄密的方式傳遞涉密文件。四、文件檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)文件：設(shè)立專門的文件檔案室，按照文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，并建立紙質(zhì)文件目錄索引，便于查找和管理。2.電子文件：建立電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并設(shè)置不同級(jí)別的訪問權(quán)限。電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管要求1.專人負(fù)責(zé)：指定專人負(fù)責(zé)文件檔案的保管工作，保管人員應(yīng)具備良好的保密意識(shí)和責(zé)任心，熟悉文件檔案的管理流程。2.環(huán)境要求：文件檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮等良好的環(huán)境條件，確保文件檔案的安全存儲(chǔ)。3.定期盤點(diǎn)：定期對(duì)文件檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)文件的數(shù)量、完整性和存儲(chǔ)狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.保管期限：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確定文件檔案的保管期限。保管期限屆滿后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或存檔。五、文件檔案的使用與借閱（一）使用規(guī)定1.授權(quán)使用：?jiǎn)T工因工作需要使用文件檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)文件檔案保管部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人授權(quán)，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)擅自使用公司文件檔案。2.使用記錄：對(duì)文件檔案的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括使用時(shí)間、使用人、使用目的、文件名稱及密級(jí)等信息，以便追溯和查詢。3.使用場(chǎng)所：文件檔案的使用應(yīng)在公司內(nèi)部指定的場(chǎng)所進(jìn)行，嚴(yán)禁將涉密文件帶出公司或在非安全場(chǎng)所使用。如需在公司外部使用，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取相應(yīng)的保密措施。（二）借閱規(guī)定1.借閱申請(qǐng)：?jiǎn)T工因工作需要借閱文件檔案時(shí)，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件的名稱、密級(jí)、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和文件檔案保管部門負(fù)責(zé)人審批。2.借閱審批：借閱申請(qǐng)表經(jīng)審批通過后，由文件檔案保管人員辦理借閱手續(xù)，向借閱人提供文件檔案，并要求借閱人簽字確認(rèn)。3.借閱期限：根據(jù)文件檔案的密級(jí)和性質(zhì)，確定不同的借閱期限。一般情況下，絕密級(jí)文件檔案不得借閱，機(jī)密級(jí)文件檔案借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，秘密級(jí)文件檔案借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。4.借閱歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借文件檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保文件檔案的完整性和保密性。如發(fā)現(xiàn)文件檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、文件檔案的保密措施（一）人員管理1.保密培訓(xùn)：定期組織員工參加保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、文件檔案保密操作規(guī)范等。2.簽訂保密協(xié)議：新員工入職時(shí)，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確員工在公司工作期間的保密義務(wù)和違約責(zé)任。保密協(xié)議應(yīng)涵蓋公司的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等重要保密內(nèi)容。3.離職管理：?jiǎn)T工離職時(shí)，應(yīng)進(jìn)行離職保密審查，歸還所借的文件檔案，并清理個(gè)人工作電腦和存儲(chǔ)設(shè)備中的公司機(jī)密信息。同時(shí)，要求員工在離職后[X]年內(nèi)繼續(xù)履行保密義務(wù)。（二）物理安全措施1.門禁管理：文件檔案室應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。門禁卡應(yīng)專人專用，不得轉(zhuǎn)借他人。2.監(jiān)控系統(tǒng)：在文件檔案室等重要場(chǎng)所安裝監(jiān)控?cái)z像頭，對(duì)人員出入和文件檔案存儲(chǔ)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保安全。3.防盜報(bào)警：配備必要的防盜報(bào)警設(shè)備，如紅外報(bào)警器、煙霧報(bào)警器等，提高文件檔案室的安全性。（三）技術(shù)安全措施1.加密技術(shù)：對(duì)涉密文件檔案進(jìn)行加密處理，確保在存儲(chǔ)和傳輸過程中的保密性。加密密鑰應(yīng)嚴(yán)格管理，專人保管。2.訪問控制：建立文件檔案訪問控制系統(tǒng)，根據(jù)員工的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置不同級(jí)別的訪問權(quán)限。嚴(yán)禁越權(quán)訪問文件檔案。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對(duì)文件檔案進(jìn)行備份，并進(jìn)行異地存儲(chǔ)。同時(shí)，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。七、文件檔案的保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)構(gòu)成立公司保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對(duì)公司文件檔案保密管理工作進(jìn)行全面監(jiān)督和指導(dǎo)。保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，設(shè)在公司人力資源部，具體負(fù)責(zé)日常保密管理工作的組織和協(xié)調(diào)。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查公司文件檔案保密管理制度的執(zhí)行情況，包括文件檔案的制作、傳遞、存儲(chǔ)、使用、借閱等環(huán)節(jié)是否符合制度要求。2.人員管理情況：檢查員工的保密意識(shí)和保密行為，是否存在違反保密制度的行為，如泄露公司機(jī)密信息、擅自復(fù)制或傳播涉密文件等。3.物理安全措施：檢查文件檔案室等重要場(chǎng)所的物理安全措施是否落實(shí)到位，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報(bào)警等設(shè)備是否正常運(yùn)行。4.技術(shù)安全措施：檢查文件檔案的加密技術(shù)、訪問控制、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等技術(shù)安全措施是否有效。（三）檢查方式1.定期檢查：公司保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期組織對(duì)文件檔案保密管理工作進(jìn)行全面檢查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查：保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室不定期對(duì)各部門的文件檔案保密管理情況進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)文件檔案保密管理工作中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和突出問題，適時(shí)開展專項(xiàng)檢查，確保保密管理工作的有效性。（四）問題處理對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。對(duì)違反保密制度的行為，將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、文件檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.保管期限屆滿：文件檔案保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，應(yīng)進(jìn)行銷毀。2.失去使用價(jià)值：因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、技術(shù)更新等原因，導(dǎo)致文件檔案失去使用價(jià)值的，應(yīng)及時(shí)銷毀。3.涉密文件：因涉密信息已公開或不再具有保密價(jià)值等原因，需要銷毀的涉密文件。（二）銷毀程序1.鑒定：由文件檔案保管部門組織相關(guān)人員對(duì)擬銷毀的文件檔案進(jìn)行鑒定，確定是否符合銷毀條件，并填寫文件檔案銷毀鑒定表。2.審批：文件檔案銷毀鑒定表經(jīng)文件檔案保管部門負(fù)責(zé)人、公司保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的文件檔案，應(yīng)采取合適的方式進(jìn)行銷毀。紙質(zhì)文件應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式銷毀；電子文件應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理，并確保存儲(chǔ)介質(zhì)無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。銷毀