涉外檔案歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司涉外檔案的管理，確保涉外檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司涉外業(yè)務(wù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在涉外業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司涉外檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)積極配合，不得分散保存。2.完整準(zhǔn)確原則確保涉外檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，如實(shí)反映公司涉外業(yè)務(wù)活動的全過程。3.便于利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、利用和開發(fā)。二、歸檔范圍（一）對外交往類1.公司與國外政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)、組織等簽訂的各類合作協(xié)議、合同、備忘錄等文件。2.公司參加國際會議、展覽、商務(wù)洽談等活動的相關(guān)資料，包括邀請函、會議文件、參展資料、洽談記錄等。3.公司領(lǐng)導(dǎo)與國外來訪人員的會談紀(jì)要、接待方案、陪同人員名單等。（二）外事活動類1.公司人員出國（境）訪問、考察、培訓(xùn)、留學(xué)等的審批文件、護(hù)照簽證復(fù)印件、行程安排、報告總結(jié)等。2.邀請國外專家、學(xué)者來公司講學(xué)、交流、合作的相關(guān)文件，包括邀請函、接待計劃、專家簡歷等。3.公司在國外設(shè)立分支機(jī)構(gòu)、辦事處、代表處等的申請文件、審批文件、注冊登記資料等。（三）涉外業(yè)務(wù)文件類1.公司進(jìn)出口業(yè)務(wù)的合同、訂單、發(fā)票、提單、報關(guān)單、報檢單等文件。2.公司對外投資、融資、并購等業(yè)務(wù)的可行性研究報告、協(xié)議合同、評估報告、審批文件等。3.公司技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)合作、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等業(yè)務(wù)的相關(guān)文件，包括技術(shù)合同、技術(shù)資料、驗(yàn)收報告等。（四）翻譯資料類1.公司涉外文件的中、英文翻譯件，包括合同、協(xié)議、報告、信函等。2.公司在國際交流活動中使用的宣傳資料、產(chǎn)品說明書、技術(shù)手冊等的翻譯件。（五）其他涉外檔案類1.公司收到的國外政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)、組織等的來函、傳真、電子郵件等文件。2.公司向國外發(fā)送的函件、傳真、電子郵件等文件的底稿及回復(fù)文件。3.與涉外業(yè)務(wù)相關(guān)的照片、錄音、錄像等資料。三、歸檔要求（一）文件材料齊全完整歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，能夠準(zhǔn)確反映公司涉外業(yè)務(wù)活動的全貌。對于重要文件的草稿、修改稿等也應(yīng)一并歸檔保存。（二）文件材料真實(shí)有效歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)有效，不得偽造、篡改。文件上的簽字、蓋章應(yīng)清晰、齊全，日期應(yīng)準(zhǔn)確無誤。（三）文件材料格式規(guī)范歸檔的文件材料應(yīng)格式規(guī)范，紙張大小應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)要求，字跡應(yīng)清晰、工整。對于電子文件，應(yīng)采用通用的格式保存，并確保其可讀性和完整性。（四）文件材料分類準(zhǔn)確歸檔的文件材料應(yīng)按照本制度規(guī)定的分類方法進(jìn)行分類，確保分類準(zhǔn)確、合理。對于跨類別的文件材料，應(yīng)根據(jù)其主要內(nèi)容進(jìn)行歸類。（五）文件材料編號清晰歸檔的文件材料應(yīng)進(jìn)行編號，編號應(yīng)清晰、唯一。編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，便于查詢和管理。四、歸檔流程（一）文件收集1.各部門在涉外業(yè)務(wù)活動結(jié)束后，應(yīng)及時將形成的文件材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.對于需要長期保存的重要文件材料，應(yīng)一式兩份，一份由部門留存，一份交公司檔案管理部門歸檔。（二）文件整理1.公司檔案管理部門收到各部門交來的文件材料后，應(yīng)按照本制度規(guī)定的分類方法進(jìn)行分類整理。2.對于同一類別的文件材料，應(yīng)按照時間順序進(jìn)行排列，并編寫頁碼。3.對于文件材料中的附件，應(yīng)與正文一并整理，并在附件上注明與正文的對應(yīng)關(guān)系。（三）文件裝訂1.整理好的文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得漏頁、掉頁。2.對于紙張大小不一致的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊，使其大小一致后再進(jìn)行裝訂。（四）文件編目1.裝訂好的文件材料應(yīng)進(jìn)行編目，編目應(yīng)包括文件編號、文件題名、日期、責(zé)任者、頁數(shù)等內(nèi)容。2.編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查詢和利用。（五）文件裝盒1.編目好的文件材料應(yīng)裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案類別、年度、保管期限等內(nèi)容。2.檔案盒應(yīng)排列整齊，存放在檔案架上。五、保管期限（一）永久保管1.公司與國外政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)、組織等簽訂的具有重大歷史意義和長期保存價值的合作協(xié)議、合同等文件。2.公司在國際上獲得的重要榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌等實(shí)物檔案。3.公司領(lǐng)導(dǎo)與國外重要人物的合影、會談紀(jì)要等具有重要?dú)v史價值的文件。（二）長期保管1.公司進(jìn)出口業(yè)務(wù)的合同、訂單、發(fā)票、提單等文件，保管期限為[X]年。2.公司對外投資、融資、并購等業(yè)務(wù)的相關(guān)文件，保管期限為[X]年。3.公司技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)合作、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等業(yè)務(wù)的相關(guān)文件，保管期限為[X]年。（三）短期保管1.公司參加國際會議、展覽、商務(wù)洽談等活動的相關(guān)資料，保管期限為[X]年。2.公司人員出國（境）訪問、考察、培訓(xùn)、留學(xué)等的審批文件、護(hù)照簽證復(fù)印件等，保管期限為[X]年。3.公司在國外設(shè)立分支機(jī)構(gòu)、辦事處、代表處等的申請文件、審批文件等，保管期限為[X]年。六、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的保密制度，確保檔案的安全和保密。2.本著方便利用的原則，為公司的涉外業(yè)務(wù)活動提供及時、有效的檔案服務(wù)。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱涉外檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司檔案管理部門查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自摘抄、復(fù)制、涂改檔案內(nèi)容。2.借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱涉外檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照。3.出具證明公司外部單位或個人因工作需要查閱公司涉外檔案或要求出具檔案證明的，應(yīng)提交單位介紹信或個人有效身份證件，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，按照規(guī)定辦理查閱或出具證明手續(xù)。查閱檔案或出具證明的內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格按照檔案原文進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大或縮小范圍。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的涉外檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否仍有保存價值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由公司檔案管理部門牽頭，組織公司有關(guān)部門的人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、保管期限等因素，對檔案進(jìn)行全面、細(xì)致的審查，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的涉外檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息的徹底銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)填寫《檔案銷毀登記表》，記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、時間、地點(diǎn)等內(nèi)容，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫公司應(yīng)建立涉外檔案信息數(shù)據(jù)庫，將檔案的基本信息、文件內(nèi)容等錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。（二）檔案信息錄入檔案管理人員應(yīng)按照檔案編目要求，將檔案的相關(guān)信息準(zhǔn)確錄入檔案信息數(shù)據(jù)庫。錄入的信息應(yīng)與紙質(zhì)檔案一致，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。（三）檔案信息查詢與利用公司內(nèi)部人員可通過公司辦公自動化系統(tǒng)或檔案信息管理系統(tǒng)查詢涉外檔案信息。查詢時，應(yīng)按照系統(tǒng)提示進(jìn)行操作，輸入相關(guān)查詢條件，獲取所需檔案信息。檔案管理人員應(yīng)及時為查詢?nèi)藛T提供檔案信息服務(wù)，確保查詢工作的順利進(jìn)行。（四）檔案信息安全管理公司應(yīng)加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，確保檔案信息的安全性和可靠性。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門的涉外檔案歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保本制度的貫徹執(zhí)行。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案歸檔范圍的執(zhí)行情況。2.檔案歸檔要求的落實(shí)情況。3.檔案歸檔流程的執(zhí)行情況。4.檔案保管期限的確定情況。5.檔案利用情況。6.檔案鑒定與銷毀情況。7.檔案信息化管理情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查公司檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的涉外檔案歸檔管理工作進(jìn)行檢查，每年至少檢查一次。檢查時，應(yīng)填寫《檔案管理檢查記錄表》，記錄檢查情況，并提出整改意見。2.不定期抽查公司檔案管理部門可根據(jù)工作需要，不定期對各部門的涉外檔案歸檔管理工作進(jìn)行抽查。抽查時，應(yīng)重點(diǎn)檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等方面的情況。（四）整改落實(shí)各部門應(yīng)根據(jù)公司檔案