建筑類(lèi)合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司建筑類(lèi)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類(lèi)建筑工程合同、建筑材料采購(gòu)合同、建筑設(shè)備租賃合同等與建筑業(yè)務(wù)相關(guān)的合同管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同義務(wù)。二、合同管理職責(zé)分工（一）合同管理部門(mén)公司設(shè)立合同管理部門(mén)，負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一歸口管理，主要職責(zé)包括：1.制定和完善合同管理制度，并組織實(shí)施。2.參與重大合同的談判、起草、審核等工作。3.建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同的簽訂、履行、變更等情況進(jìn)行登記和管理。4.監(jiān)督檢查合同的履行情況，協(xié)調(diào)處理合同糾紛。5.負(fù)責(zé)合同檔案的整理、歸檔和保管。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作，并配合合同管理部門(mén)做好相關(guān)合同管理工作，主要職責(zé)包括：1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，及時(shí)起草合同文本，并提交合同管理部門(mén)審核。2.負(fù)責(zé)與合同對(duì)方進(jìn)行談判，爭(zhēng)取有利的合同條款。3.嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時(shí)處理合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.定期向合同管理部門(mén)匯報(bào)合同履行情況。（三）法務(wù)部門(mén)法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行法律審核，提供法律意見(jiàn)和建議，主要職責(zé)包括：1.審查合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)。2.對(duì)重大合同出具法律意見(jiàn)書(shū)，協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)和合同管理部門(mén)防范法律風(fēng)險(xiǎn)。3.參與合同糾紛的處理，提供法律支持。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同涉及的資金收付進(jìn)行審核和監(jiān)督，主要職責(zé)包括：1.審核合同付款條款是否合理，付款方式是否符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。2.監(jiān)督合同款項(xiàng)的收付情況，確保資金安全。3.配合合同管理部門(mén)做好合同執(zhí)行情況的財(cái)務(wù)分析。三、合同簽訂管理（一）合同立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出合同立項(xiàng)申請(qǐng)，填寫(xiě)《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同的名稱(chēng)、標(biāo)的、金額、對(duì)方當(dāng)事人、合同期限等基本情況，并附上相關(guān)背景資料。2.合同立項(xiàng)申請(qǐng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）合同起草1.合同原則上由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)起草。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同立項(xiàng)申請(qǐng)及相關(guān)法律法規(guī)、公司制度，結(jié)合實(shí)際情況起草合同文本。2.合同文本應(yīng)具備以下主要條款：當(dāng)事人的名稱(chēng)或者姓名和住所。標(biāo)的。數(shù)量。質(zhì)量。價(jià)款或者報(bào)酬。履行期限、地點(diǎn)和方式。違約責(zé)任。解決爭(zhēng)議的方法。3.合同文本應(yīng)語(yǔ)言規(guī)范、表述準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免出現(xiàn)歧義或模糊不清的條款。（三）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)將合同文本提交合同管理部門(mén)進(jìn)行初審。合同管理部門(mén)主要從合同格式、條款完整性、文字表述等方面進(jìn)行審核，并提出修改意見(jiàn)。2.合同管理部門(mén)初審?fù)ㄟ^(guò)后，將合同文本送法務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，并出具法律審核意見(jiàn)。3.合同文本經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，送財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)主要審核合同付款條款是否合理，付款方式是否符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定，并提出財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)。4.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同管理部門(mén)、法務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)的審核意見(jiàn)對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善，修改后的合同文本再次提交審核，直至審核通過(guò)。（四）合同簽訂1.合同審核通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與合同對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)確保合同對(duì)方當(dāng)事人具備相應(yīng)的主體資格和履約能力。2.合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并由法定代表人或其授權(quán)代表簽字（或蓋章），同時(shí)加蓋公司合同專(zhuān)用章。3.合同簽訂過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照合同條款進(jìn)行協(xié)商，確保合同內(nèi)容符合雙方意愿。如對(duì)方提出修改合同條款，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同管理部門(mén)、法務(wù)部門(mén)溝通，重新進(jìn)行審核。4.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本送合同管理部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)備案。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，使參與合同履行的人員熟悉合同條款，明確各自的權(quán)利和義務(wù)。2.合同交底內(nèi)容包括合同的主要條款、履行要求、注意事項(xiàng)、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等。（二）履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立合同履行跟蹤機(jī)制，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等要求履行義務(wù)，并及時(shí)向?qū)Ψ疆?dāng)事人提供相關(guān)的履行憑證。3.如合同履行過(guò)程中出現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人違約或其他影響合同履行的情況，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)采取措施，如發(fā)函催告、追究違約責(zé)任等，并向合同管理部門(mén)報(bào)告。（三）變更管理1.合同履行過(guò)程中，如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商，并簽訂書(shū)面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議的簽訂程序與合同簽訂程序相同，即先由業(yè)務(wù)部門(mén)起草，經(jīng)合同管理部門(mén)初審、法務(wù)部門(mén)法律審核、財(cái)務(wù)部門(mén)財(cái)務(wù)審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，最后由雙方當(dāng)事人簽字（或蓋章）。3.合同變更后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將變更協(xié)議副本送合同管理部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)備案，并對(duì)合同履行情況進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。（四）終止管理1.合同履行完畢或出現(xiàn)法定終止情形時(shí)，合同即行終止。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知合同對(duì)方當(dāng)事人，并辦理相關(guān)終止手續(xù)。2.合同終止后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)組織對(duì)合同履行情況進(jìn)行總結(jié)和評(píng)價(jià)，分析合同履行過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的合同管理工作提供參考。3.合同管理部門(mén)應(yīng)將合同終止情況及時(shí)登記在合同臺(tái)賬中，并對(duì)合同檔案進(jìn)行整理歸檔。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.合同管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等應(yīng)加強(qiáng)溝通協(xié)作，在合同簽訂、履行過(guò)程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決可能引發(fā)糾紛的問(wèn)題，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。2.業(yè)務(wù)部門(mén)在合同履行過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，避免因自身原因?qū)е潞贤m紛。如發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人存在違約或其他可能引發(fā)糾紛的情況，應(yīng)及時(shí)采取措施，并向合同管理部門(mén)報(bào)告。（二）糾紛處理流程1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)材料，并向合同管理部門(mén)報(bào)告。合同管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)糾紛情況進(jìn)行調(diào)查了解，分析糾紛原因，制定糾紛處理方案。2.糾紛處理方案經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)方案與合同對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商過(guò)程中，應(yīng)保持冷靜、理智，避免情緒化行為，爭(zhēng)取通過(guò)友好協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)。3.如協(xié)商不成，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將糾紛情況告知法務(wù)部門(mén)，由法務(wù)部門(mén)根據(jù)具體情況決定是否通過(guò)仲裁或訴訟等法律途徑解決糾紛。在糾紛處理過(guò)程中，法務(wù)部門(mén)應(yīng)提供專(zhuān)業(yè)的法律支持和指導(dǎo)。4.合同糾紛處理完畢后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將處理結(jié)果向合同管理部門(mén)報(bào)告，并對(duì)糾紛處理過(guò)程中涉及的相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同正本及相關(guān)附件、合同變更協(xié)議、合同履行過(guò)程中的相關(guān)文件等資料收集齊全，并移交合同管理部門(mén)。2.合同管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.合同管理部門(mén)對(duì)收集到的合同檔案資料進(jìn)行整理，按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱(chēng)等進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，建立合同檔案目錄。2.對(duì)合同檔案資料中的文件進(jìn)行排序、裝訂，確保檔案資料的整齊、規(guī)范。（三）檔案保管1.合同管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)施，對(duì)合同檔案進(jìn)行妥善保管。2.合同檔案應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存放，確保檔案資料的安全、完整，防止檔案資料的損壞、丟失或泄露。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到合同管理部門(mén)查閱。2.查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在合同管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將合同檔案帶出檔案室，不得對(duì)合同檔案進(jìn)行涂改、損毀等行為。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并提供有效的證明文件。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由合同管理部門(mén)安排專(zhuān)人陪同查閱。（五）檔案銷(xiāo)毀1.合同檔案保管期限屆滿(mǎn)后，合同管理部門(mén)應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷(xiāo)毀。2.如需銷(xiāo)毀的合同檔案，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由合同管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.合同檔案銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保銷(xiāo)毀工作的合規(guī)、徹底。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同管理部門(mén)定期對(duì)公司合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同糾紛處理情況等。2.監(jiān)督檢查可采取查閱合同檔案、實(shí)地走訪、問(wèn)卷調(diào)查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)和相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)