建筑類合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司建筑類合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類建筑工程合同、建筑材料采購合同、建筑設(shè)備租賃合同等與建筑業(yè)務(wù)相關(guān)的合同管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同義務(wù)。二、合同管理職責(zé)分工（一）合同管理部門公司設(shè)立合同管理部門，負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一歸口管理，主要職責(zé)包括：1.制定和完善合同管理制度，并組織實施。2.參與重大合同的談判、起草、審核等工作。3.建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更等情況進(jìn)行登記和管理。4.監(jiān)督檢查合同的履行情況，協(xié)調(diào)處理合同糾紛。5.負(fù)責(zé)合同檔案的整理、歸檔和保管。（二）業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作，并配合合同管理部門做好相關(guān)合同管理工作，主要職責(zé)包括：1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，及時起草合同文本，并提交合同管理部門審核。2.負(fù)責(zé)與合同對方進(jìn)行談判，爭取有利的合同條款。3.嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.定期向合同管理部門匯報合同履行情況。（三）法務(wù)部門法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同進(jìn)行法律審核，提供法律意見和建議，主要職責(zé)包括：1.審查合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險。2.對重大合同出具法律意見書，協(xié)助業(yè)務(wù)部門和合同管理部門防范法律風(fēng)險。3.參與合同糾紛的處理，提供法律支持。（四）財務(wù)部門財務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同涉及的資金收付進(jìn)行審核和監(jiān)督，主要職責(zé)包括：1.審核合同付款條款是否合理，付款方式是否符合公司財務(wù)規(guī)定。2.監(jiān)督合同款項的收付情況，確保資金安全。3.配合合同管理部門做好合同執(zhí)行情況的財務(wù)分析。三、合同簽訂管理（一）合同立項1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細(xì)說明合同的名稱、標(biāo)的、金額、對方當(dāng)事人、合同期限等基本情況，并附上相關(guān)背景資料。2.合同立項申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）合同起草1.合同原則上由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同立項申請及相關(guān)法律法規(guī)、公司制度，結(jié)合實際情況起草合同文本。2.合同文本應(yīng)具備以下主要條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所。標(biāo)的。數(shù)量。質(zhì)量。價款或者報酬。履行期限、地點(diǎn)和方式。違約責(zé)任。解決爭議的方法。3.合同文本應(yīng)語言規(guī)范、表述準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免出現(xiàn)歧義或模糊不清的條款。（三）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交合同管理部門進(jìn)行初審。合同管理部門主要從合同格式、條款完整性、文字表述等方面進(jìn)行審核，并提出修改意見。2.合同管理部門初審?fù)ㄟ^后，將合同文本送法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險，并出具法律審核意見。3.合同文本經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，送財務(wù)部門進(jìn)行財務(wù)審核。財務(wù)部門主要審核合同付款條款是否合理，付款方式是否符合公司財務(wù)規(guī)定，并提出財務(wù)審核意見。4.業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同管理部門、法務(wù)部門和財務(wù)部門的審核意見對合同文本進(jìn)行修改完善，修改后的合同文本再次提交審核，直至審核通過。（四）合同簽訂1.合同審核通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同對方當(dāng)事人具備相應(yīng)的主體資格和履約能力。2.合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并由法定代表人或其授權(quán)代表簽字（或蓋章），同時加蓋公司合同專用章。3.合同簽訂過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同條款進(jìn)行協(xié)商，確保合同內(nèi)容符合雙方意愿。如對方提出修改合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同管理部門、法務(wù)部門溝通，重新進(jìn)行審核。4.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本送合同管理部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，使參與合同履行的人員熟悉合同條款，明確各自的權(quán)利和義務(wù)。2.合同交底內(nèi)容包括合同的主要條款、履行要求、注意事項、風(fēng)險防范措施等。（二）履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行跟蹤機(jī)制，定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的時間、地點(diǎn)、方式等要求履行義務(wù)，并及時向?qū)Ψ疆?dāng)事人提供相關(guān)的履行憑證。3.如合同履行過程中出現(xiàn)對方當(dāng)事人違約或其他影響合同履行的情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時采取措施，如發(fā)函催告、追究違約責(zé)任等，并向合同管理部門報告。（三）變更管理1.合同履行過程中，如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方當(dāng)事人協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議的簽訂程序與合同簽訂程序相同，即先由業(yè)務(wù)部門起草，經(jīng)合同管理部門初審、法務(wù)部門法律審核、財務(wù)部門財務(wù)審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批，最后由雙方當(dāng)事人簽字（或蓋章）。3.合同變更后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將變更協(xié)議副本送合同管理部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案，并對合同履行情況進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。（四）終止管理1.合同履行完畢或出現(xiàn)法定終止情形時，合同即行終止。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知合同對方當(dāng)事人，并辦理相關(guān)終止手續(xù)。2.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織對合同履行情況進(jìn)行總結(jié)和評價，分析合同履行過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后的合同管理工作提供參考。3.合同管理部門應(yīng)將合同終止情況及時登記在合同臺賬中，并對合同檔案進(jìn)行整理歸檔。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.合同管理部門、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等應(yīng)加強(qiáng)溝通協(xié)作，在合同簽訂、履行過程中及時發(fā)現(xiàn)并解決可能引發(fā)糾紛的問題，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。2.業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，避免因自身原因?qū)е潞贤m紛。如發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人存在違約或其他可能引發(fā)糾紛的情況，應(yīng)及時采取措施，并向合同管理部門報告。（二）糾紛處理流程1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)材料，并向合同管理部門報告。合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對糾紛情況進(jìn)行調(diào)查了解，分析糾紛原因，制定糾紛處理方案。2.糾紛處理方案經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)方案與合同對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商過程中，應(yīng)保持冷靜、理智，避免情緒化行為，爭取通過友好協(xié)商達(dá)成一致意見。3.如協(xié)商不成，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將糾紛情況告知法務(wù)部門，由法務(wù)部門根據(jù)具體情況決定是否通過仲裁或訴訟等法律途徑解決糾紛。在糾紛處理過程中，法務(wù)部門應(yīng)提供專業(yè)的法律支持和指導(dǎo)。4.合同糾紛處理完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將處理結(jié)果向合同管理部門報告，并對糾紛處理過程中涉及的相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同正本及相關(guān)附件、合同變更協(xié)議、合同履行過程中的相關(guān)文件等資料收集齊全，并移交合同管理部門。2.合同管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.合同管理部門對收集到的合同檔案資料進(jìn)行整理，按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進(jìn)行分類編號，建立合同檔案目錄。2.對合同檔案資料中的文件進(jìn)行排序、裝訂，確保檔案資料的整齊、規(guī)范。（三）檔案保管1.合同管理部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)施，對合同檔案進(jìn)行妥善保管。2.合同檔案應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存放，確保檔案資料的安全、完整，防止檔案資料的損壞、丟失或泄露。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到合同管理部門查閱。2.查閱合同檔案時，應(yīng)在合同管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將合同檔案帶出檔案室，不得對合同檔案進(jìn)行涂改、損毀等行為。3.外部單位或個人因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并提供有效的證明文件。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由合同管理部門安排專人陪同查閱。（五）檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，合同管理部門應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。2.如需銷毀的合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案銷毀申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由合同管理部門會同相關(guān)部門進(jìn)行銷毀。3.合同檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保銷毀工作的合規(guī)、徹底。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同管理部門定期對公司合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同糾紛處理情況等。2.監(jiān)督檢查可采取查閱合同檔案、實地走訪、問卷調(diào)查等方式進(jìn)行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立合同管理考核評價機(jī)制，對業(yè)務(wù)部門和相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核評價?？己嗽u價