房產(chǎn)檔案怎樣管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司房產(chǎn)檔案的科學(xué)管理，確保房產(chǎn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮房產(chǎn)檔案在公司運(yùn)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有房產(chǎn)檔案的管理，包括但不限于房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證書、購房合同、租賃合同、房屋交接記錄、房產(chǎn)維修記錄、房產(chǎn)評估報告等相關(guān)資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司房產(chǎn)檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.分類管理原則根據(jù)房產(chǎn)檔案的性質(zhì)、來源、時間等因素進(jìn)行分類，便于查找和利用。3.安全保密原則采取必要的安全保密措施，確保房產(chǎn)檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案檢索體系，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時有效的支持。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善房產(chǎn)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、保管公司房產(chǎn)檔案，建立房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫。3.對房產(chǎn)檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂、上架等日常管理工作。4.負(fù)責(zé)房產(chǎn)檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，確保檔案的安全和完整。5.定期對房產(chǎn)檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。6.對損壞或過期的房產(chǎn)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理。7.配合公司其他部門做好房產(chǎn)檔案的利用工作，提供必要的檔案信息支持。（二）房產(chǎn)管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的房產(chǎn)檔案的收集、整理和初步審核工作，并及時移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好房產(chǎn)檔案的分類、編號等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出房產(chǎn)檔案查閱、借閱申請，并負(fù)責(zé)歸還工作。4.對房產(chǎn)檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，確保檔案信息與實(shí)際情況相符。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門涉及房產(chǎn)檔案的收集、整理和保管工作，并按照規(guī)定及時移交檔案管理部門。2.在工作中需要查閱、借閱房產(chǎn)檔案時，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借或丟失。三、檔案收集（一）收集范圍1.房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證書、土地使用證等相關(guān)權(quán)屬證明文件。2.購房合同、租賃合同、合作建房協(xié)議等各類房產(chǎn)交易合同。3.房屋交接記錄、入住通知書、鑰匙領(lǐng)取登記表等房屋交接相關(guān)資料。4.房產(chǎn)維修計(jì)劃、維修記錄、改造方案及驗(yàn)收報告等房產(chǎn)維修資料。5.房產(chǎn)評估報告、市場調(diào)研報告等與房產(chǎn)價值評估相關(guān)的資料。6.房產(chǎn)保險合同、理賠記錄等與房產(chǎn)保險有關(guān)的資料。7.其他與公司房產(chǎn)相關(guān)的文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門產(chǎn)生的房產(chǎn)檔案，并進(jìn)行初步整理。2.房產(chǎn)檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，確保檔案的真實(shí)性和有效性。3.對于重要的房產(chǎn)檔案，應(yīng)同時收集電子文檔，以保證檔案信息的長期保存和利用。4.檔案收集過程中，應(yīng)注意對檔案的保護(hù)，避免損壞、丟失或遺漏。（三）收集時間1.房產(chǎn)交易合同簽訂后，相關(guān)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將合同原件及相關(guān)附件移交檔案管理部門。2.房屋交接完成后，交接部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將房屋交接記錄等資料移交檔案管理部門。3.房產(chǎn)維修項(xiàng)目完成后，維修部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將維修資料整理歸檔并移交檔案管理部門。4.其他房產(chǎn)檔案應(yīng)在形成后及時移交檔案管理部門，最遲不得超過[X]個工作日。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照房產(chǎn)性質(zhì)分類，可分為自有房產(chǎn)、租賃房產(chǎn)等。2.按照房產(chǎn)用途分類，可分為辦公用房、生產(chǎn)用房、職工宿舍等。3.按照檔案形成時間分類，可分為年度檔案、季度檔案、月度檔案等。4.按照檔案內(nèi)容分類，可分為產(chǎn)權(quán)檔案、交易檔案、維修檔案、評估檔案等。（二）編號規(guī)則1.房產(chǎn)檔案編號采用“房檔[年份][類別編號][順序號]”的格式。2.“年份”為檔案形成年份的后兩位數(shù)字。3.“類別編號”根據(jù)房產(chǎn)性質(zhì)、用途等因素進(jìn)行分類編號，具體如下：自有房產(chǎn)：01租賃房產(chǎn)：02辦公用房：0101生產(chǎn)用房：0102職工宿舍：0103產(chǎn)權(quán)檔案：10交易檔案：20維修檔案：30評估檔案：404.“順序號”為同一類別檔案的流水號，從001開始依次編號。（三）裝訂要求1.檔案應(yīng)按照分類順序進(jìn)行裝訂，每冊厚度不宜超過[X]厘米。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有掉頁、缺頁現(xiàn)象。3.檔案封面應(yīng)填寫清晰、準(zhǔn)確，包括檔案名稱、編號、日期等信息。4.檔案內(nèi)頁應(yīng)按照順序排列，如有需要，應(yīng)添加目錄和頁碼。（四）上架存放1.檔案裝訂完成后，應(yīng)及時上架存放，按照編號順序排列整齊。2.檔案架應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年份等信息，便于查找。3.對于電子檔案，應(yīng)按照相應(yīng)的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲，并建立電子索引，便于快速檢索。五、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）保管期限1.房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證書、土地使用證等權(quán)屬證明文件應(yīng)永久保管。2.購房合同、租賃合同等房產(chǎn)交易合同保管期限為[X]年。3.房屋交接記錄、入住通知書等房屋交接相關(guān)資料保管期限為[X]年。4.房產(chǎn)維修資料保管期限為[X]年。5.房產(chǎn)評估報告、市場調(diào)研報告等與房產(chǎn)價值評估相關(guān)的資料保管期限為[X]年。6.其他房產(chǎn)檔案的保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但不得少于[X]年。（三）定期清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對房產(chǎn)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編寫清查報告，上報公司領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱房產(chǎn)檔案時，應(yīng)填寫《房產(chǎn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并在《房產(chǎn)檔案查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定的檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室，嚴(yán)禁在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員核對無誤后在《房產(chǎn)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱房產(chǎn)檔案時，應(yīng)填寫《房產(chǎn)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)，填寫《房產(chǎn)檔案借閱登記表》，注明借閱人、借閱檔案名稱、編號、借閱期限等信息，并收取一定的押金。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在復(fù)印件上注明用途。5.借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如檔案有損壞或丟失，應(yīng)照價賠償，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（三）特殊情況處理1.涉及公司重大決策、法律糾紛等特殊情況需要查閱或借閱房產(chǎn)檔案時，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。2.外部單位或個人因工作需要查閱或借閱公司房產(chǎn)檔案時，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照本制度的規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。七、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對房產(chǎn)檔案保密工作的管理，制定保密制度，明確保密責(zé)任。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，不得私自復(fù)制、傳播檔案信息。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入，確保檔案安全。4.對涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的房產(chǎn)檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等特殊保密措施。（二）保密教育1.公司應(yīng)定期對員工進(jìn)行檔案保密教育，提高員工的保密意識和責(zé)任感。2.新員工入職時，應(yīng)進(jìn)行檔案保密培訓(xùn)，使其了解檔案保密制度和相關(guān)規(guī)定。3.在涉及房產(chǎn)檔案管理的工作中，應(yīng)強(qiáng)調(diào)保密紀(jì)律，對違反保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的房產(chǎn)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和實(shí)際利用情況，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合評估檔案的保存價值。3.具有重要?dú)v史價值、法律憑證作用或仍有利用價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的房產(chǎn)檔案，應(yīng)填寫《房產(chǎn)檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防