政府商城合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府商城合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與政府商城相關(guān)的各類采購(gòu)、銷售、服務(wù)等合同的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和政策規(guī)定。2.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同義務(wù)。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估和防控，確保公司利益不受損失。4.統(tǒng)一管理原則：合同管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)。二、合同管理職責(zé)（一）合同管理部門及職責(zé)1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的合法性審查，對(duì)合同條款是否符合法律法規(guī)進(jìn)行把關(guān)。參與重大合同的談判、起草工作，提供法律意見(jiàn)和建議。處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的前期調(diào)研、談判、起草工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求。負(fù)責(zé)合同的履行，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)解決履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。配合法務(wù)部門進(jìn)行合同審查，提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料和信息。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的財(cái)務(wù)審核，對(duì)合同價(jià)款、支付方式、結(jié)算辦法等進(jìn)行審查。負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，監(jiān)督合同執(zhí)行情況，確保資金安全。參與合同糾紛的處理，提供財(cái)務(wù)方面的支持和建議。（二）合同管理人員職責(zé)1.合同管理員負(fù)責(zé)合同的日常管理工作，包括合同的登記、編號(hào)、歸檔等。協(xié)助業(yè)務(wù)部門進(jìn)行合同起草、修改工作，跟蹤合同簽訂進(jìn)度。定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。2.合同審查人員按照各自職責(zé)對(duì)合同進(jìn)行審查，提出審查意見(jiàn)和建議。對(duì)合同審查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行記錄和反饋，跟蹤問(wèn)題解決情況。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)發(fā)起：業(yè)務(wù)部門根據(jù)政府商城業(yè)務(wù)需求，發(fā)起合同簽訂申請(qǐng)，填寫《合同簽訂申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同的基本情況、對(duì)方信息、業(yè)務(wù)內(nèi)容、合同金額等。2.初步審查：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同簽訂申請(qǐng)進(jìn)行初步審查，審核合同的必要性、可行性和業(yè)務(wù)條款的合理性，簽署意見(jiàn)后提交給法務(wù)部門。3.法務(wù)審查：法務(wù)部門對(duì)合同進(jìn)行合法性審查，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)、是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)等，提出審查意見(jiàn)。如合同存在問(wèn)題，返回業(yè)務(wù)部門修改；如無(wú)問(wèn)題，提交財(cái)務(wù)部門。4.財(cái)務(wù)審查：財(cái)務(wù)部門對(duì)合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審查，包括價(jià)款、支付方式、結(jié)算辦法、發(fā)票要求等，確保合同財(cái)務(wù)條款合理、合規(guī)，簽署意見(jiàn)后提交給分管領(lǐng)導(dǎo)。5.領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門的審查意見(jiàn)，對(duì)合同進(jìn)行審批。如合同金額較大或涉及重大事項(xiàng)，需提交總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議。6.合同簽訂：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同文本，如有特殊情況需要修改合同文本，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核同意。（二）合同條款要求1.當(dāng)事人信息：明確雙方當(dāng)事人的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.標(biāo)的條款：詳細(xì)描述合同標(biāo)的的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等，確保標(biāo)的明確具體。3.價(jià)款條款：明確合同價(jià)款的金額、支付方式、支付時(shí)間、結(jié)算辦法等，確保價(jià)款清晰明確。4.履行期限、地點(diǎn)和方式條款：明確合同的履行期限、履行地點(diǎn)和履行方式，確保雙方對(duì)履行要求清楚明白。5.違約責(zé)任條款：明確雙方的違約責(zé)任，包括違約情形、違約賠償方式等，以約束雙方履行合同義務(wù)。6.爭(zhēng)議解決條款：明確合同爭(zhēng)議的解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟等，確保在發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)有明確的解決途徑。（三）合同授權(quán)委托1.公司對(duì)外簽訂合同，應(yīng)當(dāng)由法定代表人或其授權(quán)的代理人進(jìn)行。授權(quán)代理人簽訂合同的，應(yīng)當(dāng)簽訂《授權(quán)委托書(shū)》，明確授權(quán)范圍、期限等。2.《授權(quán)委托書(shū)》應(yīng)當(dāng)由公司法定代表人簽字并加蓋公司公章。3.授權(quán)代理人應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越授權(quán)范圍行事。如因特殊情況需要變更授權(quán)范圍，應(yīng)當(dāng)重新簽訂《授權(quán)委托書(shū)》。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，指定專人負(fù)責(zé)合同執(zhí)行情況的監(jiān)控，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度。2.合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行解決，并向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.對(duì)于合同履行過(guò)程中的重大事項(xiàng)或突發(fā)事件，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并會(huì)同法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門共同研究解決方案。（二）合同變更管理1.合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，應(yīng)當(dāng)簽訂書(shū)面的《合同變更協(xié)議》。2.《合同變更協(xié)議》的簽訂流程與合同簽訂流程相同，需經(jīng)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門審查和領(lǐng)導(dǎo)審批。3.合同變更后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員，確保合同變更后的內(nèi)容得到有效執(zhí)行。（三）合同終止管理1.合同履行完畢或提前終止的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員，并辦理合同終止手續(xù)。2.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)清理合同履行過(guò)程中的相關(guān)資料，如發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收單等，并將資料歸檔保存。3.對(duì)于合同終止后的遺留問(wèn)題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)繼續(xù)負(fù)責(zé)處理，確保問(wèn)題得到妥善解決。五、合同檔案管理（一）合同檔案的收集1.合同簽訂后，合同管理員應(yīng)及時(shí)收集合同文本及相關(guān)附件，包括合同審批表、授權(quán)委托書(shū)、補(bǔ)充協(xié)議等。2.業(yè)務(wù)部門在合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的與合同有關(guān)的文件、資料，如發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收單、對(duì)賬單等，應(yīng)及時(shí)提交給合同管理員。（二）合同檔案的整理1.合同管理員對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行整理，按照合同類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類編號(hào)。2.對(duì)合同文本及附件進(jìn)行掃描或復(fù)印，形成電子檔案和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。（三）合同檔案的保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室，確保檔案的安全和完整。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和清理，對(duì)過(guò)期或無(wú)用的檔案進(jìn)行銷毀處理。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案銷毀清單》，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）合同檔案的查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。2.查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、復(fù)印、抽取、銷毀檔案資料。3.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將合同檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析合同可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，如法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控措施，明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。（二）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.合同管理員應(yīng)定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.如發(fā)現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信號(hào)，應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門報(bào)告，并啟動(dòng)相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的性質(zhì)和程度，采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，如協(xié)商解決、變更合同、追究違約責(zé)任、提起訴訟或仲裁等。2.在采取風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施時(shí)，應(yīng)充分考慮公司的利益和成本，確保措施的有效性和合理性。七、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程和條款要求簽訂合同，確保合同的合法性、完整性和可操作性。2.加強(qiáng)合同履行跟蹤，及時(shí)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，避免糾紛的發(fā)生。3.定期對(duì)合同管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高合同管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。（二）糾紛處理流程1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部門報(bào)告，并提供相關(guān)資料和信息。2.法務(wù)部門對(duì)合同糾紛進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案，明確處理措施和責(zé)任人。3.根據(jù)糾紛處理方案，與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或法律法規(guī)規(guī)定，選擇仲裁或訴訟方式解決。4.在糾紛處理過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)收集和整理相關(guān)證據(jù)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。（三）糾