林場檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)林場檔案資料的科學(xué)管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在林場生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于林場各部門及全體員工在檔案資料形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則林場檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由林場綜合辦公室負(fù)責(zé)檔案資料的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和歸口管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映林場各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則按照檔案資料的來源、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案資料的安全防護(hù)，確保檔案資料不丟失、不損壞、不泄密，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，維護(hù)林場的合法權(quán)益。二、檔案資料管理職責(zé)（一）綜合辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案資料管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善林場檔案資料管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)林場各類檔案資料的集中統(tǒng)一管理，包括檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管、統(tǒng)計(jì)等工作。3.建立健全檔案資料檢索體系，編制檔案資料目錄、索引、指南等檢索工具，方便檔案資料的查找利用。4.負(fù)責(zé)檔案資料的數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)檔案資料信息化管理，提高檔案資料管理效率和服務(wù)水平。5.組織開展檔案資料的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案資料進(jìn)行鑒定和銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案資料庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，確保檔案資料的安全存放。7.組織開展檔案資料管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案資料管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。8.積極提供檔案資料利用服務(wù)，為林場各項(xiàng)工作提供檔案資料支持，做好檔案資料查閱、借閱登記等工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、分類、裝訂等基礎(chǔ)工作，并定期移交綜合辦公室統(tǒng)一保管。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案資料管理工作的日常聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)，確保檔案資料的及時(shí)收集和規(guī)范整理。3.嚴(yán)格執(zhí)行林場檔案資料管理制度，按照規(guī)定的程序和要求辦理檔案資料的查閱、借閱等手續(xù)。4.配合綜合辦公室做好檔案資料的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案資料的鑒定意見。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案資料管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守檔案資料管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.認(rèn)真履行檔案資料管理崗位職責(zé)，做好檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案資料的質(zhì)量和安全。3.積極參加檔案資料管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，熟練掌握檔案資料管理的新技術(shù)、新方法。4.保守檔案資料機(jī)密，不得擅自泄露檔案資料內(nèi)容，維護(hù)林場的信息安全。三、檔案資料的分類與編號(hào)（一）分類林場檔案資料分為以下幾大類：1.行政管理類包括林場的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理、證照管理等。2.黨群工作類包括黨組織建設(shè)、黨員教育管理、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作、精神文明建設(shè)等方面的文件資料。3.生產(chǎn)經(jīng)營類包括林場的生產(chǎn)規(guī)劃、作業(yè)設(shè)計(jì)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、生產(chǎn)報(bào)表、物資采購、市場營銷等方面的資料。4.財(cái)務(wù)管理類包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。5.基本建設(shè)類包括林場的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、工程項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收等資料。6.科研項(xiàng)目類包括林場承擔(dān)的科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、成果鑒定、專利申請(qǐng)等資料。7.聲像檔案類包括林場在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄像、錄音等聲像資料。8.實(shí)物檔案類包括林場獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗等實(shí)物資料。（二）編號(hào)1.檔案資料編號(hào)采用“年度+類別代碼+順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.年度：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如“23”表示2023年。3.類別代碼：根據(jù)檔案資料分類，分別用兩位大寫字母表示各類別，如“XG”表示行政管理類，“DQ”表示黨群工作類等。4.順序號(hào)：按照檔案資料形成的先后順序，從001開始依次編號(hào)。例如，2023年行政管理類的第5份文件編號(hào)為：23XG005。四、檔案資料的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)按照檔案資料管理制度的要求，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，確保檔案資料的齊全完整。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案資料，相關(guān)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)跟蹤收集，確保檔案資料的及時(shí)歸檔。3.員工在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如工作成果、業(yè)績考核、培訓(xùn)記錄等，由員工本人整理后交所在部門兼職檔案員統(tǒng)一保管。（二）整理1.檔案資料收集后，應(yīng)按照檔案資料分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，確保同一類別的檔案資料集中存放。2.每份檔案資料應(yīng)保持其完整性，對(duì)破損、褪色的檔案資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保字跡清晰、圖像完整。3.檔案資料應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行排列，如按時(shí)間順序、重要程度等排列，便于查找利用。4.對(duì)每份檔案資料應(yīng)編制頁號(hào)，頁號(hào)編寫在有文字的頁面正面的右上角和背面的左上角，空白頁不編號(hào)。5.填寫檔案資料目錄，目錄應(yīng)包括檔案資料編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，確保目錄準(zhǔn)確反映檔案資料的基本信息。五、檔案資料的保管（一）庫房建設(shè)與設(shè)施配備1.林場應(yīng)設(shè)立專門的檔案資料庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案資料的安全存放。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防器材、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等。3.檔案資料庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案資料受到污染和損壞。（二）檔案資料上架1.檔案資料應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.上架的檔案資料應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，確保檔案資料的存放有序。3.對(duì)于珍貴、稀少或具有特殊價(jià)值的檔案資料，應(yīng)單獨(dú)存放，并采取特殊的保護(hù)措施。（三）保管期限與鑒定1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和林場實(shí)際情況，確定檔案資料的保管期限，保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定，由綜合辦公室組織各部門兼職檔案員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成鑒定小組，對(duì)已到保管期限的檔案資料進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。3.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)填寫檔案資料銷毀清單，報(bào)林場主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合辦公室負(fù)責(zé)組織銷毀，并做好銷毀記錄。（四）檔案資料統(tǒng)計(jì)1.建立檔案資料統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案資料的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，確保檔案資料數(shù)量準(zhǔn)確、動(dòng)態(tài)清楚。2.檔案資料統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)報(bào)送林場主管領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門，為檔案資料管理決策提供依據(jù)。六、檔案資料的利用（一）查閱利用1.林場內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料，應(yīng)填寫檔案資料查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合辦公室辦理查閱手續(xù)。2.綜合辦公室檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。3.查閱檔案資料應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案資料帶出查閱地點(diǎn)，如需復(fù)印或摘錄檔案資料內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱檔案資料后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱利用1.林場內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案資料，應(yīng)填寫檔案資料借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案資料一般不得超過規(guī)定期限，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案資料上涂改、圈劃、批注、污損等，確保檔案資料的完好無損。4.借閱人員歸還檔案資料時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的數(shù)量、內(nèi)容和完好情況，確認(rèn)無誤后，在借閱登記表上簽字注銷。（三）外單位查閱利用1.外單位因工作需要查閱林場檔案資料，應(yīng)提前向林場提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，并加蓋單位公章。2.林場綜合辦公室收到查閱申請(qǐng)函后，應(yīng)進(jìn)行審核，經(jīng)林場主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后，方可安排查閱。3.外單位查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)安排專人陪同，并在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，查閱過程中不得擅自拍攝、復(fù)制檔案資料內(nèi)容。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)林場綜合辦公室同意，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。4.查閱結(jié)束后，外單位查閱人員應(yīng)在查閱登記表上簽字確認(rèn)，并將查閱申請(qǐng)函和查閱登記表交林場綜合辦公室存檔。七、檔案資料的保密與安全（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和林場保密制度，加強(qiáng)檔案資料保密管理，確保檔案資料不泄露。2.對(duì)涉及林場商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、人事秘密等重要檔案資料，應(yīng)標(biāo)明密級(jí)，并采取相應(yīng)的保密措施。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得擅自向無關(guān)人員透露檔案資料內(nèi)容，不得在私人通信、網(wǎng)絡(luò)等場合談?wù)摍n案資料機(jī)密信息。4.對(duì)違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）安全制度1.加強(qiáng)檔案資料庫房的安全管理，制定安全操作規(guī)程，確保檔案資料庫房安全設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。2.定期