活動場地借用管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司活動場地的借用管理，確保場地的合理使用和有序安排，提高場地使用效率，保障公司各項活動的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、分支機構以及經公司批準的外部單位在公司場地內舉辦各類活動的場地借用管理。（三）基本原則1.公平公正原則：所有場地借用申請均按照統(tǒng)一標準和流程進行審核與安排，確保公平對待每一個申請部門或單位。2.先申請先安排原則：根據申請時間先后順序，在場地資源允許的情況下優(yōu)先安排早申請的活動。3.合理利用原則：充分考慮場地的功能特點和使用需求，合理調配場地資源，避免資源浪費。4.安全保障原則：借用場地期間，必須確保場地及相關設施設備的安全使用，保障人員和財產安全。二、場地分類與使用范圍（一）場地分類1.會議室：用于各類會議、培訓、小型研討會等。2.多功能廳：可舉辦大型會議、講座、文藝演出、產品發(fā)布會等綜合性活動。3.室外場地：包括公司廣場、花園等，適用于戶外團建、大型集會等活動。（二）使用范圍1.公司內部各部門組織的工作會議、業(yè)務培訓、團隊建設等活動。2.經公司批準的與合作伙伴的商務洽談、合作簽約儀式等活動。3.公司舉辦的年度慶典、表彰大會、員工文藝匯演等大型活動。三、借用申請與審批（一）申請流程1.借用部門或單位需提前填寫《活動場地借用申請表》，詳細說明活動名稱、活動時間、活動內容、參與人數、場地使用需求等信息。2.將申請表提交至公司行政部門。行政部門負責對申請信息進行初步審核，檢查申請內容是否完整、準確，活動時間是否與其他已安排的活動沖突等。3.對于涉及重要業(yè)務或大型活動的申請，行政部門審核后需提交公司領導審批。領導根據公司整體工作安排和場地資源情況進行審批，并簽署意見。（二）審批權限1.一般活動場地借用申請，由行政部門負責人審批。2.涉及公司重要業(yè)務、大型活動或跨部門活動的場地借用申請，需經公司分管領導審批。3.對于特別重大的活動場地借用申請，需經公司總經理審批。（三）申請時間要求1.原則上，借用部門或單位應至少提前[X]個工作日提交場地借用申請。對于緊急活動，需在可能的情況下盡早申請，并說明緊急原因，行政部門將根據實際情況進行協(xié)調安排。2.若因特殊情況需要臨時借用場地，申請部門或單位需與行政部門充分溝通，經同意后可在活動當天提前[X]小時提交申請，并確保活動安排不影響其他正常工作。四、場地安排與通知（一）場地安排1.行政部門根據審批通過的申請，結合場地資源狀況和活動需求，合理安排活動場地。在安排場地時，應優(yōu)先考慮活動的性質、規(guī)模、時間等因素，確保場地能夠滿足活動的各項要求。2.對于多個部門或單位同時申請同一時間段場地的情況，行政部門將根據活動的重要性、緊急程度以及對公司整體工作的影響等因素進行綜合協(xié)調，必要時可組織相關部門進行協(xié)商，以確定最終的場地安排。（二）通知確認1.行政部門在確定場地安排后，應及時通知借用部門或單位。通知方式包括郵件、電話或書面通知等，確保借用方準確收到場地安排信息。2.借用部門或單位在收到通知后，應仔細核對場地信息，如活動時間、場地位置、設施設備等。如有任何疑問或需要變更的事項，應在接到通知后的[X]個工作日內與行政部門聯系，協(xié)商解決。3.行政部門應在活動前[X]天再次與借用部門或單位確認活動準備情況，提醒其注意活動當天的相關事項，如場地布置要求、設備使用說明、安全注意事項等。五、場地使用規(guī)定（一）場地布置1.借用部門或單位應按照行政部門批準的場地布置方案進行布置，不得擅自更改場地布局或損壞場地設施設備。如需對布置方案進行調整，應提前向行政部門提出申請，經同意后方可實施。2.布置場地時應注意保持場地整潔，活動結束后應及時清理現場，恢復場地原狀。不得在場地內張貼未經批準的海報、標語等宣傳物品，不得隨意釘掛、粘貼或刻畫場地墻面、地面等設施。3.如需在場地內懸掛橫幅、擺放展架等，應按照公司規(guī)定的位置和方式進行設置，確保不影響場地整體美觀和人員通行安全。（二）設備使用1.借用部門或單位如需使用場地內的設備設施，如投影儀、音響設備、燈光設備等，應提前向行政部門提出申請，并在活動前進行調試，確保設備正常運行。2.使用設備時應嚴格按照操作規(guī)程進行操作，不得擅自拆卸、改裝設備，不得超負荷使用設備。如發(fā)現設備出現故障或異常情況，應立即停止使用，并及時通知行政部門安排維修。3.活動結束后，借用部門或單位應將使用過的設備設施清理干凈，歸還原位，并協(xié)助行政部門檢查設備設施是否完好。如有損壞，應照價賠償。（三）人員管理1.借用場地期間，借用部門或單位應負責活動現場的人員管理，確保人員遵守公司的各項規(guī)章制度，維護場地秩序。不得在場地內大聲喧嘩、吸煙、隨地吐痰等，不得從事與活動無關的其他活動。2.活動參與人員應按照規(guī)定的座位安排就座，不得隨意更換座位或占用其他區(qū)域。如需增加座位或調整座位布局，應提前向行政部門提出申請，經同意后方可實施。3.借用部門或單位應安排專人負責活動現場的安全保衛(wèi)工作，確保人員和財產安全?；顒悠陂g如發(fā)生安全事故或突發(fā)事件，應立即采取措施進行處理，并及時報告行政部門和相關領導。（四）環(huán)境衛(wèi)生1.借用部門或單位應保持活動場地的環(huán)境衛(wèi)生，活動期間應及時清理垃圾，保持場地整潔。不得在場地內丟棄雜物、食物殘渣等，活動結束后應將場地內的所有垃圾清理干凈，并運至指定地點。2.如需在場地內提供餐飲服務，應提前向行政部門提出申請，并按照公司規(guī)定的餐飲管理要求進行安排。餐飲服務結束后，應及時清理場地內的餐飲垃圾和污漬，確保場地衛(wèi)生達標。（五）時間管理1.借用部門或單位應嚴格按照申請批準的活動時間使用場地，不得提前或推遲進入場地。如需提前進入場地進行準備工作，應提前與行政部門協(xié)商，并按照行政部門的安排進行。2.活動結束后，借用部門或單位應按時清理場地，不得拖延時間。如因特殊情況需要延長場地使用時間，應提前向行政部門提出申請，經同意后方可延長。六、費用管理（一）收費標準1.公司內部各部門借用場地舉辦活動，原則上不收取費用。但對于因活動需要額外使用公司資源或產生費用的情況，如設備租賃、場地布置材料采購等，行政部門將根據實際成本收取相應費用。2.外部單位借用公司場地舉辦活動，按照公司制定的收費標準收取場地使用費。收費標準將根據場地類型、使用時間、活動規(guī)模等因素進行確定，并在公司網站或相關部門進行公示。（二）費用結算1.對于內部部門借用場地產生的費用，行政部門將定期進行統(tǒng)計核算，并按照公司財務制度進行報銷。借用部門應在活動結束后的[X]個工作日內提交費用報銷申請，并提供相關費用明細和發(fā)票等憑證。2.對于外部單位借用場地的費用，行政部門應在活動結束后的[X]個工作日內與借用方進行費用結算。借用方應在收到結算通知后的[X]個工作日內支付場地使用費及相關費用。如逾期未支付，行政部門將按照公司規(guī)定收取滯納金。（三）費用使用場地使用費及相關費用主要用于場地的維護、設備設施的更新與保養(yǎng)、環(huán)境衛(wèi)生清潔等方面，確保場地的正常使用和良好狀態(tài)。行政部門應定期對費用使用情況進行公示，接受公司員工的監(jiān)督。七、安全管理（一）安全責任1.借用部門或單位作為活動場地的使用方，承擔活動期間的安全管理責任。應制定相應的安全管理制度和應急預案，確保活動現場的人員和財產安全。2.行政部門負責對活動場地的安全設施設備進行定期檢查和維護，確保其處于良好的運行狀態(tài)。同時，應對借用部門或單位的安全管理工作進行指導和監(jiān)督，協(xié)助處理安全事故。（二）安全檢查1.在活動前，行政部門應對活動場地進行安全檢查，重點檢查場地的消防設施、電氣設備、疏散通道等是否符合安全要求。對于檢查中發(fā)現的安全隱患，應及時通知借用部門或單位進行整改，整改合格后方可舉辦活動。2.借用部門或單位在活動期間應安排專人負責安全巡查，及時發(fā)現和處理安全問題。如發(fā)現安全隱患或異常情況，應立即采取措施進行處理，并及時報告行政部門和相關領導。（三）應急預案1.借用部門或單位應根據活動的特點和規(guī)模，制定相應的安全應急預案。應急預案應包括火災、地震、人員疏散等方面的內容，并明確應急處置流程和責任分工。2.在活動前，借用部門或單位應組織參與活動的人員進行應急預案培訓和演練，確保人員熟悉應急處置流程，能夠在緊急情況下迅速、有效地進行應對。3.如發(fā)生安全事故或突發(fā)事件，借用部門或單位應立即啟動應急預案進行處置，并及時報告行政部門和相關領導。行政部門應積極協(xié)助借用部門或單位進行救援和處理工作，確保事故損失降到最低限度。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.行政部門負責對活動場地借用情況進行日常監(jiān)督檢查，定期對場地使用情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現和解決存在的問題。2.公司設立投訴舉報渠道，接受員工和外部單位對場地借用管理中存在的違規(guī)行為的投訴舉報。對于投訴舉報事項，行政部門應及時進行調查核實，并按照規(guī)定進行處理。（二）考核辦法1.將活動場地借用管理工作納入公司各部門的績效考核體系，對在場地借用管理工作中表現優(yōu)秀的部門或個人進行表彰和