軟件供應(yīng)商管理制度一、總則（一）目的為加強公司軟件供應(yīng)商的管理，規(guī)范軟件采購行為，確保所采購軟件的質(zhì)量、功能滿足公司業(yè)務(wù)需求，保障公司信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有軟件采購項目中對軟件供應(yīng)商的選擇、評估、管理及相關(guān)活動。（三）基本原則1.公平公正原則：在軟件供應(yīng)商的選擇、評估等過程中，遵循公平、公正的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的機會，依據(jù)客觀標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評價和決策。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇能夠提供高質(zhì)量軟件產(chǎn)品和服務(wù)的供應(yīng)商，其軟件應(yīng)具備穩(wěn)定性、可靠性、安全性等特性，滿足公司業(yè)務(wù)流程和技術(shù)要求。3.成本效益原則：在保證軟件質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，綜合考慮采購成本，通過合理的采購策略和談判，實現(xiàn)成本效益的最大化。4.合作共贏原則：與軟件供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同促進(jìn)軟件產(chǎn)品的優(yōu)化和服務(wù)的提升，實現(xiàn)雙方的共同發(fā)展。二、軟件供應(yīng)商的選擇（一）需求分析與規(guī)劃1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求，提前向公司信息技術(shù)部門提交軟件采購需求申請，詳細(xì)說明所需軟件的功能、性能、使用范圍、預(yù)期效果等內(nèi)容。2.信息技術(shù)部門對各部門提交的需求進(jìn)行匯總、分析和整合，結(jié)合公司整體信息化戰(zhàn)略規(guī)劃，形成軟件采購需求文檔。（二）供應(yīng)商信息收集1.通過多種渠道收集軟件供應(yīng)商信息，包括但不限于互聯(lián)網(wǎng)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、專業(yè)咨詢機構(gòu)提供等。2.建立軟件供應(yīng)商信息庫，記錄供應(yīng)商的基本情況，如公司名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、主要產(chǎn)品及服務(wù)等。（三）供應(yīng)商篩選1.根據(jù)軟件采購需求文檔，對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，排除明顯不符合要求的供應(yīng)商。2.對于初步篩選合格的供應(yīng)商，要求其提供公司簡介、軟件產(chǎn)品介紹、成功案例、技術(shù)支持能力、售后服務(wù)承諾等資料。（四）實地考察與評估1.對于重要的軟件采購項目，組織相關(guān)人員對篩選出的潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的辦公環(huán)境、研發(fā)能力、生產(chǎn)流程、質(zhì)量控制體系等。2.依據(jù)考察情況及供應(yīng)商提供的資料，從技術(shù)實力、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平、價格合理性、信譽等方面對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估。評估可采用打分制，設(shè)定各項評估指標(biāo)的權(quán)重，計算出供應(yīng)商的綜合得分。（五）選擇決策1.根據(jù)供應(yīng)商的綜合評估結(jié)果，由信息技術(shù)部門提出軟件供應(yīng)商推薦名單，提交公司采購決策委員會審議。2.采購決策委員會根據(jù)推薦名單及公司實際情況，最終確定軟件供應(yīng)商，并簽訂采購合同。三、軟件采購合同管理（一）合同起草與審核1.采購部門依據(jù)采購決策委員會確定的供應(yīng)商及采購需求，起草軟件采購合同。合同應(yīng)明確軟件的名稱、版本、功能、數(shù)量、價格、交付時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.合同初稿完成后，提交公司法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門重點審核合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性，確保合同符合法律法規(guī)要求，保障公司權(quán)益。（二）合同簽訂1.經(jīng)法務(wù)部門審核通過的合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與軟件供應(yīng)商簽訂。簽訂后的合同原件由公司采購部門負(fù)責(zé)保管，同時將合同副本分發(fā)給信息技術(shù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。2.在合同簽訂過程中，如與軟件供應(yīng)商就合同條款存在分歧，應(yīng)及時溝通協(xié)商，達(dá)成一致后再行簽訂。（三）合同執(zhí)行跟蹤1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤軟件采購合同的執(zhí)行情況，定期與軟件供應(yīng)商溝通，了解軟件的開發(fā)進(jìn)度、交付時間等信息。2.信息技術(shù)部門配合采購部門，對軟件的開發(fā)過程進(jìn)行監(jiān)督，確保軟件按照合同要求進(jìn)行開發(fā)，滿足公司業(yè)務(wù)需求。（四）合同變更管理1.在合同執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)需求變化、軟件功能調(diào)整等原因需要變更合同條款，由提出變更需求的部門填寫合同變更申請表，詳細(xì)說明變更原因及內(nèi)容。2.合同變更申請表經(jīng)采購部門、信息技術(shù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門審核通過后，由采購部門與軟件供應(yīng)商協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議。（五）合同終止管理1.軟件采購合同履行完畢或因其他原因需要終止時，由采購部門負(fù)責(zé)辦理合同終止手續(xù)。2.合同終止前，采購部門應(yīng)與軟件供應(yīng)商核對軟件交付情況、款項支付情況等，確保雙方無遺留問題。合同終止后，相關(guān)合同文件由采購部門按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。四、軟件驗收管理（一）驗收準(zhǔn)備1.軟件交付前，信息技術(shù)部門應(yīng)根據(jù)軟件采購合同及需求文檔，制定軟件驗收方案，明確驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收流程、驗收人員等內(nèi)容。2.驗收人員應(yīng)熟悉軟件功能、性能、技術(shù)要求等，做好驗收前的各項準(zhǔn)備工作，包括準(zhǔn)備驗收工具、測試環(huán)境等。（二）初步驗收1.軟件供應(yīng)商按照合同約定的時間和方式交付軟件后，信息技術(shù)部門組織相關(guān)人員進(jìn)行初步驗收。初步驗收主要檢查軟件的安裝、配置是否正確，功能是否滿足合同要求等。2.初步驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)軟件存在問題，由軟件供應(yīng)商負(fù)責(zé)及時整改，直至初步驗收合格。（三）系統(tǒng)測試1.初步驗收合格后，信息技術(shù)部門組織進(jìn)行系統(tǒng)測試。系統(tǒng)測試應(yīng)涵蓋功能測試、性能測試、安全測試、兼容性測試等多個方面，全面檢驗軟件的質(zhì)量和穩(wěn)定性。2.測試過程中發(fā)現(xiàn)的問題，以書面形式通知軟件供應(yīng)商，要求其限期整改。整改完成后進(jìn)行復(fù)測，直至系統(tǒng)測試通過。（四）最終驗收1.系統(tǒng)測試通過后，信息技術(shù)部門組織相關(guān)部門及人員進(jìn)行最終驗收。最終驗收主要依據(jù)軟件采購合同及驗收方案，對軟件的整體運行情況進(jìn)行評估。2.最終驗收合格后，由信息技術(shù)部門出具軟件驗收報告，明確軟件驗收結(jié)論。驗收報告經(jīng)相關(guān)部門及人員簽字確認(rèn)后存檔。（五）驗收不合格處理1.如軟件驗收不合格，采購部門應(yīng)及時與軟件供應(yīng)商溝通，要求其按照合同約定承擔(dān)違約責(zé)任，如限期整改、退款、賠償損失等。2.軟件供應(yīng)商拒不履行違約責(zé)任或整改后仍無法通過驗收的，公司有權(quán)采取法律措施維護(hù)自身權(quán)益。五、軟件供應(yīng)商的日常管理（一）溝通與協(xié)調(diào)1.建立與軟件供應(yīng)商的定期溝通機制，信息技術(shù)部門、采購部門等相關(guān)人員定期與軟件供應(yīng)商就軟件使用情況、問題反饋、需求變更等進(jìn)行溝通交流。2.對于軟件使用過程中出現(xiàn)的問題，及時與軟件供應(yīng)商聯(lián)系，要求其提供技術(shù)支持和解決方案。對于重大問題，組織專門會議進(jìn)行討論和協(xié)調(diào)解決。（二）培訓(xùn)與支持1.軟件供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)公司需求，為公司相關(guān)人員提供軟件培訓(xùn)服務(wù)，包括操作培訓(xùn)、系統(tǒng)維護(hù)培訓(xùn)等，確保公司人員能夠熟練使用軟件。2.軟件供應(yīng)商應(yīng)建立完善的技術(shù)支持體系，提供及時、有效的技術(shù)支持服務(wù)。技術(shù)支持方式可包括電話支持、郵件支持、遠(yuǎn)程協(xié)助、現(xiàn)場支持等。（三）服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督1.建立軟件供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督機制，定期對軟件供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括技術(shù)支持響應(yīng)時間、問題解決率、培訓(xùn)效果等。2.根據(jù)服務(wù)質(zhì)量評估結(jié)果，對服務(wù)質(zhì)量優(yōu)秀的軟件供應(yīng)商給予適當(dāng)獎勵，對服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的軟件供應(yīng)商提出整改要求，如仍無改善，可考慮終止合作。（四）軟件更新與升級1.軟件供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)軟件技術(shù)發(fā)展和公司業(yè)務(wù)需求變化，及時對軟件進(jìn)行更新與升級。更新與升級計劃應(yīng)提前通知公司，并說明更新與升級的內(nèi)容、時間、影響等。2.公司信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)組織對軟件更新與升級進(jìn)行測試和評估，確保更新與升級后的軟件能夠正常運行，滿足公司業(yè)務(wù)需求。六、軟件供應(yīng)商的考核與評價（一）考核指標(biāo)設(shè)定1.從軟件質(zhì)量、服務(wù)水平、價格合理性、合同履行情況等方面設(shè)定軟件供應(yīng)商考核指標(biāo)。具體指標(biāo)可包括軟件缺陷率、技術(shù)支持響應(yīng)時間、問題解決周期、售后服務(wù)滿意度、價格偏差率、合同按時交付率等。2.根據(jù)不同的軟件采購項目及供應(yīng)商特點，對各項考核指標(biāo)設(shè)定合理的權(quán)重。（二）考核周期軟件供應(yīng)商考核周期為每年一次，在每年年底進(jìn)行?？己似跒樯弦荒甓?月1日至12月31日。（三）考核實施1.信息技術(shù)部門、采購部門等相關(guān)部門根據(jù)日常工作中對軟件供應(yīng)商的管理情況及相關(guān)數(shù)據(jù)記錄，對軟件供應(yīng)商進(jìn)行考核評分。2.考核評分采用百分制，各項考核指標(biāo)得分按照設(shè)定的權(quán)重進(jìn)行加權(quán)計算，得出軟件供應(yīng)商的年度考核總分。（四）評價結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)軟件供應(yīng)商的年度考核結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級?？己丝偡衷?0分及以上為優(yōu)秀，8089分為良好，6079分為合格，60分以下為不合格。2.對于考核等級為優(yōu)秀的軟件供應(yīng)商，在后續(xù)軟件采購項目中給予優(yōu)先考慮，并在合作中給予更多支持和優(yōu)惠政策；對于考核等級為良好的軟件供應(yīng)商，繼續(xù)保持合作，加強