廣告公司付款管理制度總則1.目的本制度旨在規(guī)范廣告公司付款流程，確保公司資金的合理使用和安全，保障業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，維護(hù)公司與供應(yīng)商、合作伙伴的良好合作關(guān)系。2.適用范圍本制度適用于廣告公司所有涉及款項(xiàng)支付的業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于廣告制作、媒體投放、市場(chǎng)推廣、采購(gòu)辦公用品及設(shè)備等相關(guān)費(fèi)用的支付。3.基本原則合法性原則：付款行為必須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。準(zhǔn)確性原則：確保付款信息準(zhǔn)確無(wú)誤，包括付款金額、收款方信息、付款用途等。及時(shí)性原則：在規(guī)定的付款期限內(nèi)完成款項(xiàng)支付，避免逾期付款產(chǎn)生的不利影響。審批流程規(guī)范原則：所有付款必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保資金支出的合理性和必要性。付款審批流程1.申請(qǐng)業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)開(kāi)展情況，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)注明付款事由、收款方名稱、賬號(hào)、開(kāi)戶行、付款金額、付款方式等信息，并附上相關(guān)業(yè)務(wù)合同、發(fā)票或費(fèi)用明細(xì)清單等支持性文件。對(duì)于廣告制作項(xiàng)目，需提供項(xiàng)目進(jìn)度說(shuō)明，包括已完成的工作內(nèi)容、質(zhì)量驗(yàn)收情況等，以證明付款的合理性。采購(gòu)辦公用品及設(shè)備的申請(qǐng)，應(yīng)附上采購(gòu)審批單及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。2.初審部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門提交的付款申請(qǐng)進(jìn)行初審。重點(diǎn)審核付款事由是否真實(shí)、合理，金額是否準(zhǔn)確，相關(guān)支持性文件是否齊全。對(duì)于涉及重大金額或復(fù)雜業(yè)務(wù)的付款申請(qǐng)，部門負(fù)責(zé)人可組織相關(guān)人員進(jìn)行討論，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)和必要性后簽署初審意見(jiàn)。3.財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部門收到付款申請(qǐng)后，對(duì)付款金額、付款方式、發(fā)票合規(guī)性等進(jìn)行審核。核對(duì)收款方信息與合同約定是否一致，檢查發(fā)票的真實(shí)性、有效性、完整性，包括發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、購(gòu)買方名稱、銷售方名稱、商品或服務(wù)名稱、金額、稅率、稅額等要素是否齊全且符合規(guī)定。審核付款申請(qǐng)是否符合公司財(cái)務(wù)預(yù)算安排，如有超預(yù)算情況，需附上預(yù)算調(diào)整說(shuō)明及審批文件。對(duì)于不符合財(cái)務(wù)規(guī)定的付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。4.終審根據(jù)公司審批權(quán)限，由相應(yīng)層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。一般付款申請(qǐng)由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及金額較大（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況確定）或重要業(yè)務(wù)的付款申請(qǐng)，需經(jīng)總經(jīng)理審批。領(lǐng)導(dǎo)在審批時(shí)，應(yīng)綜合考慮業(yè)務(wù)需求、資金狀況、風(fēng)險(xiǎn)因素等，做出最終的付款決策。5.付款執(zhí)行經(jīng)終審?fù)ㄟ^(guò)的付款申請(qǐng)，由財(cái)務(wù)部門安排付款。財(cái)務(wù)人員根據(jù)審批意見(jiàn)，選擇合適的付款方式進(jìn)行支付。常見(jiàn)的付款方式包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票、電子支付等。在付款前，財(cái)務(wù)人員應(yīng)再次核對(duì)付款信息，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。付款完成后，及時(shí)登記付款臺(tái)賬，記錄付款日期、金額、收款方等信息。付款期限1.與供應(yīng)商約定廣告公司應(yīng)在與供應(yīng)商簽訂業(yè)務(wù)合同時(shí)，明確約定付款期限。付款期限應(yīng)根據(jù)行業(yè)慣例、業(yè)務(wù)特點(diǎn)及雙方協(xié)商情況合理確定，確保公司有足夠的時(shí)間對(duì)業(yè)務(wù)成果進(jìn)行驗(yàn)收和審核。對(duì)于廣告制作項(xiàng)目，付款期限可根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度分階段設(shè)定，如合同簽訂后支付一定比例的預(yù)付款，項(xiàng)目完成并通過(guò)驗(yàn)收后支付剩余款項(xiàng)。預(yù)付款比例一般不超過(guò)合同總金額的30%，具體比例可根據(jù)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估情況進(jìn)行調(diào)整。媒體投放業(yè)務(wù)，可根據(jù)投放周期和廣告效果約定付款時(shí)間，如按投放次數(shù)或按月度、季度進(jìn)行結(jié)算。2.逾期付款處理如因公司原因未能在約定付款期限內(nèi)支付款項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，爭(zhēng)取諒解，并盡快安排付款。對(duì)于逾期付款可能產(chǎn)生的違約金或利息等額外費(fèi)用，公司應(yīng)按照合同約定執(zhí)行。如因逾期付款給公司聲譽(yù)或業(yè)務(wù)合作造成不利影響的，相關(guān)責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)逾期付款情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，向管理層匯報(bào)，并提出改進(jìn)措施和建議，以優(yōu)化公司付款管理流程，避免逾期付款情況的頻繁發(fā)生。付款方式1.銀行轉(zhuǎn)賬銀行轉(zhuǎn)賬是公司最常用的付款方式，具有安全、快捷、準(zhǔn)確的特點(diǎn)。財(cái)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)審批后的付款申請(qǐng)，準(zhǔn)確填寫(xiě)轉(zhuǎn)賬支票或通過(guò)網(wǎng)上銀行進(jìn)行轉(zhuǎn)賬操作。填寫(xiě)轉(zhuǎn)賬支票時(shí)，應(yīng)確保支票要素齊全、字跡清晰、金額準(zhǔn)確，加蓋預(yù)留銀行印鑒。通過(guò)網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行，仔細(xì)核對(duì)收款方賬號(hào)、開(kāi)戶行等信息，避免因操作失誤導(dǎo)致款項(xiàng)支付錯(cuò)誤。轉(zhuǎn)賬成功后，及時(shí)獲取銀行轉(zhuǎn)賬回單，并與付款申請(qǐng)進(jìn)行核對(duì)，確保付款信息一致。銀行轉(zhuǎn)賬回單作為付款憑證，與相關(guān)審批文件、發(fā)票等一并歸檔保存。2.支票支票適用于同城范圍內(nèi)的款項(xiàng)支付。開(kāi)具支票時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定填寫(xiě)支票內(nèi)容，包括出票日期、收款人名稱、金額、用途等，并加蓋公司財(cái)務(wù)專用章和法人章。支票的有效期為出票日起10天，財(cái)務(wù)人員應(yīng)合理安排支票交付時(shí)間，確保收款人能在有效期內(nèi)及時(shí)兌現(xiàn)。對(duì)于已開(kāi)具的支票，應(yīng)建立支票領(lǐng)用登記制度，記錄支票號(hào)碼、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、用途等信息。領(lǐng)用人應(yīng)在支票存根上簽字確認(rèn)，并負(fù)責(zé)跟蹤支票的使用情況，確?？铐?xiàng)及時(shí)支付。如支票發(fā)生退票等情況，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，如重新開(kāi)具支票或與收款方協(xié)商其他付款方式。3.匯票匯票適用于異地結(jié)算或金額較大的款項(xiàng)支付。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，可開(kāi)具銀行匯票或商業(yè)匯票。開(kāi)具銀行匯票時(shí)，公司需向銀行存入足額款項(xiàng)，并由銀行簽發(fā)匯票。商業(yè)匯票則由公司作為出票人，委托付款人在指定日期無(wú)條件支付確定的金額給收款人或持票人。財(cái)務(wù)人員應(yīng)妥善保管匯票相關(guān)憑證，并按照規(guī)定辦理匯票的背書(shū)轉(zhuǎn)讓、貼現(xiàn)、托收等手續(xù)。在匯票到期前，及時(shí)提醒相關(guān)人員辦理付款手續(xù)，確?？铐?xiàng)按時(shí)支付。對(duì)于收到的匯票，財(cái)務(wù)人員應(yīng)認(rèn)真審核匯票的真實(shí)性、有效性和合規(guī)性，如匯票要素是否齊全、背書(shū)是否連續(xù)等。審核無(wú)誤后，及時(shí)辦理入賬手續(xù)。4.電子支付隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子支付方式越來(lái)越廣泛應(yīng)用。常見(jiàn)的電子支付方式包括網(wǎng)上支付、移動(dòng)支付、電子承兌匯票等。使用電子支付時(shí)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)支付平臺(tái)的操作規(guī)范和安全要求，確保支付信息的安全傳輸。對(duì)于網(wǎng)上支付，需通過(guò)公司內(nèi)部授權(quán)的支付系統(tǒng)進(jìn)行操作，并設(shè)置必要的安全認(rèn)證措施，如數(shù)字證書(shū)、密碼等。在支付過(guò)程中，仔細(xì)核對(duì)支付金額、收款方信息等，確保支付準(zhǔn)確無(wú)誤。電子承兌匯票的管理應(yīng)按照銀行承兌匯票的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，包括票據(jù)的接收、背書(shū)、到期托收等環(huán)節(jié)。電子承兌匯票具有流轉(zhuǎn)方便、安全性高、期限靈活等優(yōu)點(diǎn)，公司應(yīng)積極推廣使用，提高資金支付效率。付款記錄與檔案管理1.付款記錄財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立完善的付款記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每一筆付款業(yè)務(wù)的相關(guān)信息。付款記錄臺(tái)賬應(yīng)包括付款日期、付款申請(qǐng)單號(hào)、收款方名稱、付款金額、付款方式、業(yè)務(wù)事由、審批情況等內(nèi)容。付款記錄臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和更新，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。財(cái)務(wù)人員應(yīng)每月對(duì)付款記錄進(jìn)行匯總分析，與業(yè)務(wù)部門核對(duì)業(yè)務(wù)執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決可能存在的問(wèn)題。付款記錄作為公司財(cái)務(wù)檔案的重要組成部分，應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和審計(jì)。保存期限按照公司財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。2.檔案管理與付款相關(guān)的各類文件、資料應(yīng)及時(shí)整理歸檔，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。檔案資料包括付款申請(qǐng)表、業(yè)務(wù)合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、銀行回單、支票存根等。檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)付款檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并建立檔案索引，方便查閱。嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)印或外借付款檔案。因工作需要查閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。定期對(duì)付款檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案資料的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)付款業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查付款流程是否合規(guī)、審批手續(xù)是否齊全、付款記錄是否準(zhǔn)確等。審計(jì)人員通過(guò)查閱相關(guān)文件資料、訪談相關(guān)人員、實(shí)地查看業(yè)務(wù)情況等方式，對(duì)付款業(yè)務(wù)進(jìn)行全面審查。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)付款業(yè)務(wù)審計(jì)情況，為公司加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理、完善內(nèi)部控制提供依據(jù)。2.財(cái)務(wù)自查財(cái)務(wù)部門每月對(duì)付款業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，重點(diǎn)檢查付款申請(qǐng)的審核情況、付款方式的選擇是否合理、付款期限的執(zhí)行情況等。財(cái)務(wù)人員在自查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并分析原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施。財(cái)務(wù)部門應(yīng)將自查情況形成書(shū)面報(bào)告，上報(bào)公司管理層，以便及時(shí)掌握付款業(yè)務(wù)的運(yùn)行狀況，發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)并采取有效措施加以防范。3.違規(guī)處理對(duì)于違反本付款管理制度的行為