禮品采購及管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司禮品采購及管理工作，確保禮品采購流程的透明、公正、高效，合理控制禮品采購成本，充分發(fā)揮禮品在公司業(yè)務(wù)拓展、客戶維護(hù)、員工激勵(lì)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)因業(yè)務(wù)往來、商務(wù)活動(dòng)、節(jié)日慶典、員工關(guān)懷等各類事項(xiàng)涉及的禮品采購及管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品采購及管理活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保合法合規(guī)。2.必要性原則：根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，合理確定禮品采購的種類、數(shù)量和預(yù)算，避免不必要的浪費(fèi)。3.預(yù)算控制原則：嚴(yán)格執(zhí)行禮品采購預(yù)算，確保采購費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)支出，不得超預(yù)算采購。4.質(zhì)量保證原則：所采購禮品應(yīng)具備良好的品質(zhì)，符合使用目的和受贈(zèng)對象的需求。5.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保供應(yīng)商選擇、采購價(jià)格等環(huán)節(jié)透明合理。二、禮品采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)成立禮品采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司高層管理人員組成，負(fù)責(zé)審議禮品采購的重大事項(xiàng)，包括采購政策、年度預(yù)算、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)等，對禮品采購工作進(jìn)行宏觀指導(dǎo)和決策。（二）采購執(zhí)行部門1.行政部門負(fù)責(zé)禮品采購的具體組織實(shí)施工作，包括制定采購計(jì)劃、選擇供應(yīng)商、簽訂采購合同、組織驗(yàn)收等。建立禮品采購供應(yīng)商庫，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理，確保供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量和信譽(yù)。負(fù)責(zé)禮品的庫存管理，包括禮品的入庫、存儲、發(fā)放等工作，建立禮品庫存臺賬，定期盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核禮品采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用情況，確保采購費(fèi)用支出符合財(cái)務(wù)規(guī)定。參與采購合同的審核，對合同中的付款條款等財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行把關(guān)。負(fù)責(zé)對禮品采購相關(guān)費(fèi)用進(jìn)行核算和賬務(wù)處理。3.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出禮品采購申請，明確禮品的種類、數(shù)量、用途、預(yù)算等要求。配合行政部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇、樣品確認(rèn)、驗(yàn)收等工作，提供必要的協(xié)助和信息。三、禮品采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)計(jì)劃、客戶關(guān)系維護(hù)需求、員工激勵(lì)方案等，提前填寫《禮品采購申請表》，詳細(xì)說明采購禮品的原因、種類、預(yù)計(jì)數(shù)量、預(yù)算金額、交付時(shí)間等信息。2.《禮品采購申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。如涉及重大或特殊禮品采購，還需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購計(jì)劃制定1.行政部門收到采購申請后，結(jié)合公司實(shí)際情況和庫存狀況，對采購需求進(jìn)行匯總和分析。2.根據(jù)分析結(jié)果，制定禮品采購計(jì)劃，明確采購禮品的具體規(guī)格、品牌、數(shù)量、采購時(shí)間安排等，并報(bào)財(cái)務(wù)部門審核預(yù)算。（三）供應(yīng)商選擇與采購1.供應(yīng)商篩選行政部門依據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商候選名單。對候選供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況、信譽(yù)評價(jià)等方面，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格和良好的商業(yè)信譽(yù)。根據(jù)禮品采購的特點(diǎn)和要求，選擇至少三家符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。2.詢價(jià)與報(bào)價(jià)向選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)函，明確禮品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等內(nèi)容，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。供應(yīng)商應(yīng)在詢價(jià)函規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將報(bào)價(jià)單密封提交給行政部門，報(bào)價(jià)單應(yīng)包含產(chǎn)品單價(jià)、總價(jià)、交貨期、售后服務(wù)承諾等詳細(xì)信息。3.比價(jià)與議價(jià)行政部門對各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和比較，分析價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)等方面的差異，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。與選定的供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)，爭取更優(yōu)惠的采購價(jià)格和條款。在議價(jià)過程中，應(yīng)充分考慮禮品的品質(zhì)、數(shù)量、交貨期等因素，確保雙方達(dá)成互利共贏的合作意向。4.合同簽訂經(jīng)比價(jià)、議價(jià)確定供應(yīng)商后，行政部門與供應(yīng)商簽訂《禮品采購合同》。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括禮品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。《禮品采購合同》簽訂前，需提交財(cái)務(wù)部門審核合同中的付款條款等財(cái)務(wù)事項(xiàng)，確保符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。（四）采購驗(yàn)收1.禮品到貨前，行政部門應(yīng)提前通知需求部門及相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.禮品到貨時(shí)，由行政部門組織需求部門及相關(guān)人員按照合同要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括禮品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀、包裝等方面，確保所采購禮品與合同約定一致。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員在《禮品驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)禮品存在質(zhì)量問題或與合同約定不符的情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至驗(yàn)收合格為止。（五）入庫與發(fā)放1.驗(yàn)收合格的禮品由行政部門辦理入庫手續(xù)，填寫《禮品入庫單》，詳細(xì)記錄禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時(shí)間等信息，并將禮品妥善存放于倉庫。2.根據(jù)需求部門的領(lǐng)用申請，行政部門按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審核，審核通過后辦理禮品發(fā)放手續(xù)，填寫《禮品發(fā)放單》，注明禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息。3.禮品發(fā)放過程中，領(lǐng)用人應(yīng)在《禮品發(fā)放單》上簽字確認(rèn)。行政部門應(yīng)定期對禮品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。四、禮品采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.每年年底，各需求部門結(jié)合下一年度業(yè)務(wù)計(jì)劃和活動(dòng)安排，預(yù)估禮品采購需求，編制本部門下一年度禮品采購預(yù)算草案，提交至行政部門。2.行政部門匯總各部門預(yù)算草案，結(jié)合公司整體戰(zhàn)略目標(biāo)和實(shí)際情況，對預(yù)算進(jìn)行綜合平衡和調(diào)整，編制公司年度禮品采購預(yù)算方案，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和資金安排，對年度禮品采購預(yù)算方案進(jìn)行審核，提出修改意見。經(jīng)修改完善后，年度禮品采購預(yù)算方案提交公司禮品采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過。（二）預(yù)算執(zhí)行1.禮品采購應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，需求部門應(yīng)填寫《禮品采購預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整金額、調(diào)整后的預(yù)算安排等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)公司禮品采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，方可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對禮品采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)預(yù)算執(zhí)行情況，對預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)提出改進(jìn)措施和建議。（三）預(yù)算控制1.行政部門在禮品采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制采購成本，確保采購費(fèi)用不超過預(yù)算。對于超出預(yù)算的采購申請，應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通，分析原因，如確屬必要，應(yīng)按照預(yù)算調(diào)整程序辦理相關(guān)手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門在審核采購付款申請時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，確保付款金額與合同約定及預(yù)算相符。如發(fā)現(xiàn)超預(yù)算付款情況，應(yīng)及時(shí)制止并要求相關(guān)部門說明原因，采取措施予以糾正。五、禮品使用與管理（一）禮品使用原則1.合規(guī)使用原則：禮品的使用應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，不得用于違法違規(guī)或不正當(dāng)目的。2.合理使用原則：根據(jù)禮品的性質(zhì)、用途和受贈(zèng)對象的特點(diǎn)，合理安排禮品的使用，確保禮品發(fā)揮最大效用。3.記錄備案原則：對禮品的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，建立禮品使用臺賬，以備查詢和審計(jì)。（二）禮品使用范圍1.業(yè)務(wù)往來：用于拜訪客戶、商務(wù)洽談、參加行業(yè)展會等活動(dòng)，增進(jìn)與客戶的溝通與合作，提升公司形象和業(yè)務(wù)影響力。2.員工激勵(lì)：對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)員工積極工作，提高工作績效。3.節(jié)日慶典：在重要節(jié)日或公司慶典活動(dòng)期間，向員工、客戶、合作伙伴等發(fā)放禮品，表達(dá)節(jié)日祝福和感謝之情，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力和客戶忠誠度。4.其他特殊情況：根據(jù)公司實(shí)際情況，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，用于其他與公司業(yè)務(wù)發(fā)展或企業(yè)文化建設(shè)相關(guān)的特殊事項(xiàng)。（三）禮品發(fā)放管理1.員工激勵(lì)禮品人力資源部門根據(jù)公司績效考核制度和員工激勵(lì)方案，確定獲得激勵(lì)禮品的員工名單。行政部門按照名單準(zhǔn)備相應(yīng)的禮品，并組織發(fā)放。發(fā)放過程中，應(yīng)確保員工簽字確認(rèn)，記錄發(fā)放時(shí)間、禮品名稱、數(shù)量等信息。2.節(jié)日慶典禮品行政部門制定節(jié)日慶典禮品發(fā)放方案，明確發(fā)放對象、禮品種類、數(shù)量、發(fā)放時(shí)間等內(nèi)容。按照發(fā)放方案組織禮品發(fā)放，發(fā)放對象包括公司員工、客戶、合作伙伴等。對于客戶和合作伙伴，可根據(jù)合作關(guān)系和重要程度確定不同的禮品標(biāo)準(zhǔn)。發(fā)放過程中，應(yīng)做好登記和簽收工作，留存相關(guān)記錄。3.業(yè)務(wù)往來禮品需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)需要，提出業(yè)務(wù)往來禮品的使用申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。行政部門按照審批后的申請準(zhǔn)備禮品，并根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)安排及時(shí)發(fā)放。發(fā)放禮品時(shí)，應(yīng)填寫禮品發(fā)放記錄，注明禮品名稱、數(shù)量、受贈(zèng)對象、發(fā)放時(shí)間、發(fā)放原因等信息。（四）禮品使用監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對禮品采購及使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查禮品采購是否符合規(guī)定程序，采購成本是否合理，禮品使用是否合規(guī)、得當(dāng)，是否達(dá)到預(yù)期效果等。2.行政部門應(yīng)定期對禮品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保禮品賬實(shí)相符。同時(shí)，對禮品使用臺賬進(jìn)行核對和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正禮品使用過程中存在的問題。3.員工有權(quán)對禮品采購及使用過程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報(bào)。對于經(jīng)查實(shí)的違規(guī)行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。六、禮品采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商可能存在產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲、售后服務(wù)不到位等風(fēng)險(xiǎn)，影響禮品采購的順利進(jìn)行和使用效果。2.采購價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)：市場價(jià)格波動(dòng)可能導(dǎo)致采購價(jià)格不合理，增加采購成本。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：采購合同條款不完善、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等，可能給公司帶來經(jīng)濟(jì)損失和法律風(fēng)險(xiǎn)。4.禮品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：所采購禮品可能不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或受贈(zèng)對象需求，影響公司形象和業(yè)務(wù)關(guān)系。5.預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)：禮品采購可能出現(xiàn)超預(yù)算情況，導(dǎo)致公司資金緊張或財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)增加。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.行政部門會同財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門，對識別出的禮品采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，將風(fēng)險(xiǎn)分為高、中、低三個(gè)等級，針對不同等級的風(fēng)險(xiǎn)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理加強(qiáng)供應(yīng)商選擇和管理，建立嚴(yán)格的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入機(jī)制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核和評價(jià)，淘汰不合格供應(yīng)商。在采購合同中明確供應(yīng)商的質(zhì)量責(zé)任、交貨期、售后服務(wù)等條款，加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和約束，確保供應(yīng)商嚴(yán)格履行合同義務(wù)。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商，降低因供應(yīng)商問題導(dǎo)致的采購風(fēng)險(xiǎn)。2.采購價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)管理加強(qiáng)市場調(diào)研，及時(shí)掌握禮品市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，合理確定采購價(jià)格。在采購過程中，通過比價(jià)、議價(jià)、招標(biāo)等方式，爭取更優(yōu)惠的采購價(jià)格。與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，約定在市場價(jià)格波動(dòng)較大時(shí)，雙方可協(xié)商調(diào)整采購價(jià)格。3.合同風(fēng)險(xiǎn)管理加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同內(nèi)容完整、明確、合法，避免出現(xiàn)漏洞和歧義。合同簽訂前，組織相關(guān)部門對合同進(jìn)行會審，重點(diǎn)審查合同中的權(quán)利義務(wù)、付款方式、違約責(zé)任等條款，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，確保合同順利履行。4.禮品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理嚴(yán)格把控禮品采購質(zhì)量關(guān)，在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法，加強(qiáng)對采購禮品的檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作。要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量證明文件，對重要禮品可進(jìn)行抽檢或委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測，確保所采購禮品符合質(zhì)量要求。如發(fā)現(xiàn)禮品質(zhì)量問題，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至問題得到妥善處理。5.預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)管理加強(qiáng)禮品采購預(yù)算管