測(cè)繪公司檔案盒管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)測(cè)繪公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本檔案盒管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于測(cè)繪項(xiàng)目文件、技術(shù)資料、合同協(xié)議、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等，均需按照本制度進(jìn)行分類、整理、歸檔，并使用檔案盒進(jìn)行存放。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的歷史面貌和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：檔案應(yīng)齊全完整，涵蓋公司工作的各個(gè)方面，不得遺漏重要文件和資料。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂等應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密和敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案盒的使用規(guī)范（一）檔案盒的選擇1.根據(jù)檔案的類別、厚度和數(shù)量，選擇合適規(guī)格的檔案盒。一般檔案盒的規(guī)格為A4尺寸，厚度可根據(jù)實(shí)際需要選擇20mm、30mm、40mm等。2.檔案盒應(yīng)選用質(zhì)地堅(jiān)固、耐用、不易變形的材料制作，確保能夠長(zhǎng)期保存檔案資料。（二）檔案盒的標(biāo)識(shí)1.在檔案盒正面顯著位置標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限、檔案編號(hào)等信息。2.檔案類別應(yīng)按照公司檔案分類方案進(jìn)行填寫(xiě)，如“測(cè)繪項(xiàng)目檔案”、“技術(shù)資料檔案”、“人事檔案”等。3.年度填寫(xiě)檔案形成的年份，保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況填寫(xiě)，如“永久”、“長(zhǎng)期”、“短期”等。4.檔案編號(hào)應(yīng)按照公司檔案編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制，確保每個(gè)檔案盒都有唯一的編號(hào)，便于查找和管理。（三）檔案盒的排列1.檔案盒應(yīng)按照檔案類別、年度、保管期限等順序進(jìn)行排列，同一類別的檔案應(yīng)按照時(shí)間先后順序排列。2.在檔案架或檔案柜中，應(yīng)按照檔案盒的編號(hào)順序依次擺放，便于快速查找和取用檔案。（四）檔案盒的存放環(huán)境1.檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)、防火的專用檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.檔案架或檔案柜應(yīng)與墻壁保持一定距離，避免檔案受潮、發(fā)霉。3.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的消防器材和防蟲(chóng)、防霉藥品，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案安全。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集的范圍1.公司在測(cè)繪項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)方案、技術(shù)報(bào)告、測(cè)繪成果等。2.公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書(shū)等，包括測(cè)繪項(xiàng)目合同、采購(gòu)合同、租賃合同等。3.公司的人事檔案，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、工資福利等資料。4.公司的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.公司的行政管理檔案，包括會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。6.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要文件和資料。（二）檔案收集的要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在工作完成后及時(shí)將檔案資料整理好，移交至綜合管理部門。移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)采取復(fù)印、掃描等方式進(jìn)行備份，以防原件丟失或損壞。（三）檔案整理的方法1.分類：按照公司檔案分類方案，將收集到的檔案資料進(jìn)行分類。同一類別的檔案應(yīng)集中在一起，便于管理和查找。2.編號(hào)：為每一份檔案資料編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)按照公司檔案編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制，確保編號(hào)的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.裝訂：對(duì)于紙張較多、較厚的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案資料的原貌，不得隨意裁剪或損壞。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)打印或手寫(xiě)清晰，一式兩份，一份隨檔案存放，一份單獨(dú)成冊(cè)，便于查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔的時(shí)間1.測(cè)繪項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.其他各類檔案應(yīng)在文件形成后的次月內(nèi)歸檔。（二）檔案歸檔的程序1.檔案整理人員按照檔案分類、編號(hào)、裝訂、編目等要求，對(duì)檔案資料進(jìn)行整理。2.將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒正面標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限、檔案編號(hào)等信息。3.將檔案盒按照排列順序存放在檔案架或檔案柜中，并建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、存放位置、檔案編號(hào)等信息。（三）檔案保管的期限1.測(cè)繪項(xiàng)目檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，一般為長(zhǎng)期或永久。2.其他各類檔案的保管期限如下：合同協(xié)議類檔案：長(zhǎng)期。人事檔案：永久。財(cái)務(wù)檔案：按照國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行。行政管理檔案：短期或長(zhǎng)期，具體根據(jù)檔案內(nèi)容確定。（四）檔案保管的要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整、安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。2.對(duì)于超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由綜合管理部門牽頭，會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和歷史意義，確定檔案的存毀，并編制檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)銷。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。對(duì)于查閱、借閱檔案的人員，應(yīng)進(jìn)行登記，并要求其遵守保密規(guī)定。五、檔案的查閱與借閱（一）檔案查閱的范圍1.公司員工因工作需要查閱檔案的，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.外單位人員因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照公司規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）檔案查閱的程序1.查閱人員應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的類別、編號(hào)、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門審核。3.綜合管理部門審核通過(guò)后，安排檔案管理人員提供檔案，并在檔案查閱登記表上記錄查閱人員姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱檔案內(nèi)容等信息。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案借閱的范圍1.公司員工因工作需要借閱檔案的，可借閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.外單位人員因工作需要借閱公司檔案的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照公司規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（四）檔案借閱的程序1.借閱人員應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的類別、編號(hào)、借閱期限、借閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門審核。3.綜合管理部門審核通過(guò)后，安排檔案管理人員提供檔案，并與借閱人員簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案的信息化管理（一）檔案信息化管理的目標(biāo)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）檔案信息化管理的內(nèi)容1.檔案數(shù)字化掃描：對(duì)公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件存儲(chǔ)在檔案信息管理系統(tǒng)中。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.檔案檢索利用：通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和利用，提高檔案的查閱效率。4.檔案安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）檔案信息化管理的要求1.檔案數(shù)字化掃描應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范進(jìn)行，確保掃描圖像清晰、完整、準(zhǔn)確。2.檔案信息錄入應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案原件，確保錄入信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的檢索功能和權(quán)限管理功能，方便檔案管理人員和查閱人員使用。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。七、檔案管理人員的職責(zé)（一）綜合管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、歸檔等工作，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。3.負(fù)責(zé)檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。4.定期檢查檔案保管情況，確保檔案的安全和完整。5.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目等工作，確保檔案資料的規(guī)范、完整。2.按照檔案保管期限的要求，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，定期檢查檔案的保管情況，確保檔案的安全。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱