蘇州采購流程管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范蘇州公司采購流程，確保采購活動的高效、透明、合規(guī)，保障公司利益，滿足公司運營和發(fā)展需求。2.適用范圍本制度適用于蘇州公司所有采購活動，包括但不限于辦公用品、設(shè)備、原材料、服務(wù)等的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。公平公正原則：在采購過程中，應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，確保競爭環(huán)境公正。效益原則：追求采購成本的合理性和采購效益的最大化。誠信原則：采購人員及相關(guān)人員應(yīng)誠實守信，履行合同約定。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門采購部職責(zé)負(fù)責(zé)制定采購計劃和預(yù)算，根據(jù)公司需求確定采購項目和采購時間。尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立和維護供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。組織采購談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)采購訂單的下達、跟進和驗收工作。定期分析采購數(shù)據(jù)，評估采購績效，提出改進建議。采購人員職責(zé)嚴(yán)格遵守采購制度和流程，執(zhí)行采購任務(wù)。積極與供應(yīng)商溝通，了解產(chǎn)品信息和市場動態(tài)，為公司采購提供專業(yè)建議。負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核和簽訂，確保合同條款清晰、合法、合理。及時處理采購過程中的問題和糾紛，保障采購工作順利進行。2.需求部門需求部門職責(zé)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，準(zhǔn)確提出采購申請，明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商評估和選擇，提供相關(guān)技術(shù)支持和信息。參與采購合同的審核，對合同條款提出意見和建議。負(fù)責(zé)采購物品或服務(wù)的驗收工作，確保符合公司要求。需求部門負(fù)責(zé)人職責(zé)審核本部門采購申請的合理性和必要性，確保采購需求與業(yè)務(wù)目標(biāo)一致。協(xié)調(diào)本部門與采購部門的工作，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。對本部門采購工作的合規(guī)性和效益負(fù)責(zé)。三、采購流程1.采購申請需求部門填寫采購申請表：詳細說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、用途等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字審核。提交采購申請表：將審核后的采購申請表提交至采購部門。緊急采購申請應(yīng)注明緊急原因，并優(yōu)先處理。2.采購審批采購部門初審：采購部門收到采購申請表后，對采購需求的合理性、必要性進行初步審核。審核內(nèi)容包括采購項目是否符合公司業(yè)務(wù)需求、預(yù)算是否合理等。財務(wù)部門審核：財務(wù)部門對采購預(yù)算進行審核，確保采購費用在公司預(yù)算范圍內(nèi)。如預(yù)算超出，需按公司預(yù)算調(diào)整流程進行審批。管理層審批：根據(jù)采購金額大小，按照公司授權(quán)制度提交管理層審批。一般采購項目由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大采購項目需經(jīng)總經(jīng)理審批。3.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商尋找：采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。供應(yīng)商篩選：對潛在供應(yīng)商進行篩選，評估其資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務(wù)等方面。篩選方法可包括查閱供應(yīng)商資料、實地考察、參考其他客戶評價等。供應(yīng)商評估：建立供應(yīng)商評估體系，定期對供應(yīng)商進行評估。評估指標(biāo)可包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量合格率、售后服務(wù)滿意度等。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，優(yōu)秀供應(yīng)商給予更多合作機會，不合格供應(yīng)商及時淘汰。供應(yīng)商準(zhǔn)入：經(jīng)篩選和評估合格的供應(yīng)商，納入公司供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，并簽訂供應(yīng)商準(zhǔn)入?yún)f(xié)議，明確雙方權(quán)利和義務(wù)。4.采購談判與合同簽訂采購談判：采購人員與選定的供應(yīng)商進行談判，就采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進行協(xié)商，爭取最有利的采購條件。談判過程中應(yīng)做好記錄，形成談判紀(jì)要。合同起草：根據(jù)談判結(jié)果，采購人員起草采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同審核：采購合同起草完成后，提交至法務(wù)部門和財務(wù)部門進行審核。法務(wù)部門審核合同的合法性和合規(guī)性，財務(wù)部門審核合同的付款條款和財務(wù)風(fēng)險。審核通過后，由采購人員與供應(yīng)商簽訂合同。5.采購訂單下達采購訂單生成：采購合同簽訂后，采購人員根據(jù)合同條款生成采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的詳細信息、交貨時間、交貨地點、付款方式等內(nèi)容。采購訂單審批：采購訂單提交至采購部門負(fù)責(zé)人進行審批，確保訂單內(nèi)容與合同一致。審批通過后，采購訂單發(fā)送至供應(yīng)商。6.采購跟蹤與催貨采購跟蹤：采購人員定期跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，了解供應(yīng)商生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購任務(wù)按時完成。催貨：在交貨期臨近時，如供應(yīng)商未按時發(fā)貨，采購人員應(yīng)及時催貨，提醒供應(yīng)商按時交貨。催貨方式可包括電話、郵件、傳真等。7.驗收驗收準(zhǔn)備：需求部門在收到采購物品或服務(wù)前，應(yīng)做好驗收準(zhǔn)備工作，包括制定驗收標(biāo)準(zhǔn)、安排驗收人員、準(zhǔn)備驗收工具等。初步驗收：采購物品或服務(wù)到貨后，需求部門按照驗收標(biāo)準(zhǔn)進行初步驗收。初步驗收內(nèi)容包括數(shù)量、外觀、規(guī)格等方面。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改。最終驗收：初步驗收合格后，需求部門組織相關(guān)人員進行最終驗收。最終驗收應(yīng)根據(jù)采購合同要求，對產(chǎn)品質(zhì)量、性能、服務(wù)等方面進行全面檢查。驗收合格后，填寫驗收報告，并由驗收人員簽字確認(rèn)。8.付款發(fā)票審核：采購部門收到供應(yīng)商發(fā)票后，核對發(fā)票信息與采購合同及驗收報告是否一致。審核內(nèi)容包括發(fā)票金額、發(fā)票內(nèi)容、發(fā)票真?zhèn)蔚?。付款申請：發(fā)票審核無誤后，采購部門填寫付款申請表，附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料，提交至財務(wù)部門。付款審批：財務(wù)部門對付款申請進行審核，確保付款手續(xù)齊全、金額準(zhǔn)確。根據(jù)公司付款流程，提交管理層審批。付款執(zhí)行：審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間，向供應(yīng)商支付貨款。四、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別市場風(fēng)險：市場價格波動、供應(yīng)短缺等因素可能影響采購成本和供應(yīng)穩(wěn)定性。供應(yīng)商風(fēng)險：供應(yīng)商資質(zhì)不良、信譽不佳、經(jīng)營不善等可能導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲等風(fēng)險。合同風(fēng)險：合同條款不完善、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等可能給公司帶來經(jīng)濟損失。內(nèi)部管理風(fēng)險：采購流程不規(guī)范、采購人員違規(guī)操作等可能導(dǎo)致采購活動失控。2.風(fēng)險評估對識別出的風(fēng)險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。評估方法可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方式。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，為風(fēng)險應(yīng)對提供依據(jù)。3.風(fēng)險應(yīng)對市場風(fēng)險應(yīng)對：建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場動態(tài)，合理安排采購時機。與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款，降低價格波動風(fēng)險。同時，尋找多個供應(yīng)商，避免供應(yīng)短缺風(fēng)險。供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：加強供應(yīng)商管理，定期對供應(yīng)商進行評估和審核，淘汰不合格供應(yīng)商。與重要供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，共同應(yīng)對風(fēng)險。要求供應(yīng)商提供擔(dān)?；虮ｋU，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。合同風(fēng)險應(yīng)對：加強合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同合法、合規(guī)、完善。在合同執(zhí)行過程中，及時跟蹤合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)商解決。建立合同糾紛處理機制，維護公司合法權(quán)益。內(nèi)部管理風(fēng)險應(yīng)對：完善采購流程，加強內(nèi)部控制，明確各部門職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范采購操作。加強對采購人員的培訓(xùn)和監(jiān)督，提高采購人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德素質(zhì)。建立采購績效評估體系，對采購工作進行考核和評價，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題。五、采購績效評估1.評估指標(biāo)采購成本：包括采購價格、運輸費用、倉儲費用等，評估采購成本是否合理。采購質(zhì)量：以驗收合格率為指標(biāo)，評估采購產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量是否符合要求。交貨期：考核供應(yīng)商交貨的及時性，以按時交貨率為評估指標(biāo)。供應(yīng)商管理：評估供應(yīng)商的開發(fā)、評估、合作等方面的工作效果。采購流程執(zhí)行情況：檢查采購流程的規(guī)范性和執(zhí)行效率。2.評估方法定期評估：每月或每季度對采購績效進行評估，收集相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。數(shù)據(jù)分析：通過對采購數(shù)據(jù)的分析，計算各項評估指標(biāo)的完成情況。問卷調(diào)查：向需求部門和其他相關(guān)部門發(fā)放調(diào)查問卷，了解他們對采購工作的滿意度和意見建議?，F(xiàn)場檢查：對采購流程的執(zhí)行情況進行現(xiàn)場檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.評估結(jié)果應(yīng)用根據(jù)評估結(jié)果，對采購部門和采購人員進行獎懲。對績效優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵，對績效不佳的部門和個人進行批評和整改。將采購績效評估