拍賣公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，指定專人作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作。2.配合綜合管理部做好檔案的鑒定、銷毀等工作。3.按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的形成、積累和保管。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，行政公文，人事檔案，資質(zhì)證照等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：涵蓋拍賣業(yè)務(wù)的委托合同、拍賣公告、競(jìng)買協(xié)議、拍賣記錄、成交確認(rèn)書、標(biāo)的物權(quán)屬證明等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)資料等。4.客戶資料類：涉及委托人、競(jìng)買人、買受人等客戶的基本信息、業(yè)務(wù)往來(lái)記錄等。5.其他類：如公司榮譽(yù)證書、宣傳資料、合同糾紛處理文件等不屬于上述分類的檔案。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“類別代碼+年度+順序號(hào)”的形式。1.類別代碼：按照上述檔案分類，分別用“XZ”表示行政管理類、“YW”表示業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類、“CW”表示財(cái)務(wù)審計(jì)類、“KH”表示客戶資料類、“QT”表示其他類。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.順序號(hào)：按照檔案形成時(shí)間先后順序依次編號(hào)，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。例如，行政管理類2023年第5份檔案編號(hào)為：XZ2023005。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，確保檔案的完整性。2.兼職檔案員負(fù)責(zé)定期對(duì)本部門檔案進(jìn)行收集、整理，并向綜合管理部移交。3.對(duì)于重要的檔案材料，如涉及重大業(yè)務(wù)項(xiàng)目、法律糾紛等，應(yīng)及時(shí)報(bào)送綜合管理部。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，并填寫檔案目錄。3.去除檔案材料中的金屬物，對(duì)破損的材料進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。4.按照一定的順序排列檔案，如時(shí)間順序、重要程度等。5.裝訂成冊(cè)的檔案應(yīng)保持整齊、牢固，便于查閱。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別和編號(hào)順序存放，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限等信息。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案：涉及公司重大權(quán)益、重要?dú)v史事件、長(zhǎng)期保存有價(jià)值的檔案等。長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為10年以上（含10年），如重要業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表等。短期保管的檔案：保管期限為110年，如一般性業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性資料等。2.檔案保管期限從檔案形成年度的次年1月1日起計(jì)算。（四）檔案的清點(diǎn)與核對(duì)1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少一次，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.審查檔案的內(nèi)容是否仍具有保存價(jià)值，如是否涉及公司權(quán)益、法律糾紛、重要業(yè)務(wù)參考等。3.考慮檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)破損、缺失嚴(yán)重或內(nèi)容失真的檔案進(jìn)行鑒定。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見(jiàn)，填寫《檔案銷毀審批表》。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并由兩人以上監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案。2.外部單位因法律法規(guī)規(guī)定或業(yè)務(wù)合作需要查閱檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、范圍等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。（三）利用登記綜合管理部應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)掃描后的檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并與檔案目錄進(jìn)行關(guān)聯(lián)。（三）信息系統(tǒng)功能1.具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱管理等基本功能。2.能夠?qū)n案的保管期限、密級(jí)等信息進(jìn)行設(shè)置和管理。3.提供數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。（四）系統(tǒng)維護(hù)與安全管理1.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。九、檔案管理人員職責(zé)（一）綜合管理部檔案管理人員1.負(fù)責(zé)公司檔案管理的日常工作，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。3.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議，不斷提高檔案管理水平。4.保守檔案機(jī)密，維護(hù)公司利益。（二）各部門兼職檔案員1.負(fù)責(zé)本