材料采購報價管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司材料采購報價行為，確保采購過程的公平、公正、公開，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有材料采購報價活動，包括但不限于原材料、零部件、辦公用品、設(shè)備維修材料等。（三）基本原則1.公平競爭原則：鼓勵供應(yīng)商之間進行充分競爭，確保采購報價的合理性。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：在保證質(zhì)量的前提下，選擇性價比最優(yōu)的材料和供應(yīng)商。3.誠實守信原則：采購人員和供應(yīng)商應(yīng)誠實守信，如實提供報價信息。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)組織材料采購報價工作，制定采購計劃和詢價文件。2.收集、整理供應(yīng)商報價信息，進行初步篩選和比較。3.與選定的供應(yīng)商進行商務(wù)談判，確定采購價格和合同條款。4.負(fù)責(zé)采購合同的簽訂、執(zhí)行和跟蹤。（二）需求部門1.提出材料采購需求，明確材料規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商選擇和報價比較，提供技術(shù)支持和質(zhì)量反饋。3.參與采購合同的評審，對合同條款提出意見和建議。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購報價和合同金額，確保資金安排合理。2.對采購成本進行核算和分析，提供財務(wù)建議。3.監(jiān)督采購資金的支付和使用情況。（四）質(zhì)量部門1.對采購材料的質(zhì)量進行檢驗和驗收，確保符合質(zhì)量要求。2.參與供應(yīng)商的評估和選擇，提供質(zhì)量方面的意見和建議。3.對采購過程中的質(zhì)量問題進行跟蹤和處理。三、采購報價流程（一）采購申請需求部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、項目進度或?qū)嶋H需求，填寫《材料采購申請表》，詳細(xì)說明材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計到貨時間等信息，并提交給采購部門。（二）詢價與報價邀請采購部門收到采購申請后，對需求進行分析和評估，確定采購方式。對于需要進行詢價的項目，采購部門制定詢價文件，包括詢價函、采購規(guī)格書、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，并向至少三家具備相應(yīng)資質(zhì)和能力的供應(yīng)商發(fā)出詢價邀請。詢價文件應(yīng)明確報價要求、交貨期、付款方式等關(guān)鍵條款。（三）供應(yīng)商報價供應(yīng)商收到詢價文件后，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)按照要求進行報價。報價應(yīng)包括材料單價、總價、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容，并加蓋公章或報價專用章。供應(yīng)商應(yīng)確保報價的真實性和準(zhǔn)確性，不得虛報、瞞報或惡意低價競爭。（四）報價收集與整理采購部門負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商的報價文件，并進行整理和編號。對報價文件進行初步審核，檢查報價內(nèi)容是否完整、清晰，是否符合詢價文件要求。對于不符合要求的報價，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其補充或修正報價。（五）報價評估與比較采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商的報價進行評估和比較。評估內(nèi)容包括價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、供應(yīng)商信譽等方面。根據(jù)評估結(jié)果，選擇至少兩家報價合理、綜合實力較強的供應(yīng)商進入商務(wù)談判環(huán)節(jié)。在評估過程中，應(yīng)建立評估標(biāo)準(zhǔn)和評分體系，確保評估結(jié)果客觀、公正。（六）商務(wù)談判采購部門與選定的供應(yīng)商進行商務(wù)談判，進一步協(xié)商采購價格、交貨期、付款方式、質(zhì)量保證、售后服務(wù)等條款。談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和利潤空間，爭取有利的采購條件。同時，應(yīng)保持與需求部門、財務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門的溝通，及時反饋談判進展情況和結(jié)果。（七）合同簽訂商務(wù)談判達成一致后，采購部門起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。采購合同經(jīng)相關(guān)部門審核通過后，由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，并加蓋公司合同專用章。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門，以便各部門做好后續(xù)工作。（八）采購執(zhí)行與跟蹤采購部門負(fù)責(zé)采購合同的執(zhí)行和跟蹤，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。在采購過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為或質(zhì)量問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取措施解決問題。如協(xié)商無果，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。同時，采購部門應(yīng)定期向需求部門、財務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門匯報采購進展情況，及時反饋采購過程中出現(xiàn)的問題和解決方案。四、報價管理（一）報價有效期供應(yīng)商的報價有效期應(yīng)在詢價文件中明確規(guī)定，一般為[X]個工作日。在報價有效期內(nèi)，采購部門有權(quán)選擇接受供應(yīng)商的報價。如因特殊原因需要延長報價有效期，采購部門應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通協(xié)商，并取得供應(yīng)商的書面同意。（二）報價調(diào)整在采購合同簽訂前，如市場價格發(fā)生重大變化或供應(yīng)商成本增加等原因，供應(yīng)商需要調(diào)整報價的，應(yīng)提前向采購部門提交書面申請，并說明調(diào)整原因和調(diào)整幅度。采購部門應(yīng)根據(jù)實際情況進行評估和審核，如同意調(diào)整報價，應(yīng)與供應(yīng)商重新簽訂采購合同或補充協(xié)議；如不同意調(diào)整報價，應(yīng)及時通知供應(yīng)商，并要求其按照原報價履行合同。（三）報價保密采購人員和相關(guān)工作人員應(yīng)對供應(yīng)商的報價信息嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露。如因工作需要查閱報價信息，應(yīng)經(jīng)過授權(quán)審批，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用。對于違反報價保密規(guī)定的行為，公司將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估和選擇機制，定期對供應(yīng)商進行評估和審核。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，建立供應(yīng)商名錄，并實行動態(tài)管理。對于不符合要求的供應(yīng)商，應(yīng)及時淘汰出供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商考核采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進行考核。考核結(jié)果作為供應(yīng)商續(xù)用、調(diào)整采購份額、暫停合作或終止合作的重要依據(jù)。對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司將給予一定的獎勵和優(yōu)惠政策；對于考核不合格的供應(yīng)商，公司將采取警告、罰款、暫停合作或終止合作等措施。（三）供應(yīng)商培訓(xùn)采購部門應(yīng)定期組織供應(yīng)商培訓(xùn)，向供應(yīng)商傳達公司的采購政策、質(zhì)量要求、交貨期要求等信息，提高供應(yīng)商的服務(wù)意識和合作水平。同時，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商共同探討改進措施，幫助供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對材料采購報價活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、報價是否合理、合同簽訂是否規(guī)范等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督公司應(yīng)積極接受供應(yīng)商、客戶及社會各界的監(jiān)督。對于供應(yīng)商和客戶提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真對待，及時處理。同時，公司應(yīng)加強與行業(yè)協(xié)會、監(jiān)管部門等的溝通與交流，了解行業(yè)動態(tài)和政策法規(guī)變化，確保公司的采購報價活動合法合規(guī)。七、違規(guī)處理（一）對采購人員的違規(guī)處理采購人員在材料采購報價過程中，如有下列行為之一的，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、撤職、解除勞動合同等處理；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：1.與供應(yīng)商串通，謀取不正當(dāng)利益的；2.泄露報價信息或商業(yè)秘密的；3.擅自更改采購合同條款或簽訂虛假合同的；4.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）對供應(yīng)商的違規(guī)處理供應(yīng)商在參與材料采購報價過程中，如有下列行為之一的，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、暫停合作、終止合作等處理；給公司造成損失的，依法承擔(dān)賠償責(zé)任：1.提供虛假報價信息的；2.采取不正當(dāng)