紅酒公司樣品管理制度總則目的為加強公司紅酒樣品的管理，確保樣品的妥善保存、合理使用以及有效流轉(zhuǎn)，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及紅酒樣品的部門和人員，包括但不限于銷售部、市場部、研發(fā)部、采購部等?；驹瓌t1.準(zhǔn)確性原則：樣品信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括品種、年份、產(chǎn)地、酒精度等關(guān)鍵信息。2.安全性原則：確保樣品的存儲安全，防止損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：樣品的管理應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程，保證操作規(guī)范。4.高效性原則：在滿足管理要求的前提下，提高樣品管理的工作效率，減少不必要的環(huán)節(jié)。樣品的分類與標(biāo)識分類1.按用途分類銷售樣品：用于向客戶展示公司紅酒產(chǎn)品，促進銷售。市場推廣樣品：用于參加各類展會、品鑒活動等市場推廣活動。研發(fā)樣品：供研發(fā)部門進行產(chǎn)品分析、配方調(diào)整等研究工作。采購參考樣品：在采購紅酒時，作為品質(zhì)對比和參考的依據(jù)。2.按紅酒品種分類干紅葡萄酒半干葡萄酒半甜葡萄酒甜葡萄酒起泡葡萄酒加強葡萄酒標(biāo)識1.每個樣品瓶身應(yīng)粘貼清晰的標(biāo)識，注明紅酒的品種、年份、產(chǎn)地、酒精度、樣品類別（如銷售樣品、市場推廣樣品等）以及編號。2.編號應(yīng)具有唯一性，便于管理和查詢。編號規(guī)則可設(shè)定為：年份+品種首字母+類別首字母+順序號，例如：2023CJS001，表示2023年的赤霞珠干紅銷售樣品，為該年份該品種的第一個樣品。3.對于一些特殊的樣品，如限量版、珍藏級紅酒，應(yīng)在標(biāo)識上特別注明相關(guān)信息。樣品的采購與接收采購申請1.各部門因業(yè)務(wù)需要采購紅酒樣品時，應(yīng)填寫《紅酒樣品采購申請表》，詳細(xì)說明采購樣品的品種、數(shù)量、用途、預(yù)計采購時間等信息。2.《采購申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部。采購執(zhí)行1.采購部根據(jù)經(jīng)審核的《采購申請表》進行采購。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)優(yōu)先考慮具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的合作伙伴。2.采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確樣品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款，確保采購過程的合法性和規(guī)范性。樣品接收1.樣品到貨后，采購部應(yīng)及時通知相關(guān)部門進行驗收。驗收人員應(yīng)依據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對樣品的品種、數(shù)量、外觀、標(biāo)識等進行仔細(xì)核對。2.對于驗收合格的樣品，驗收人員應(yīng)在《樣品驗收單》上簽字確認(rèn)，并將樣品移交至指定的存儲地點。如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問題或與采購合同不符的情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并做好記錄。樣品的存儲存儲環(huán)境要求1.設(shè)立專門的樣品存儲倉庫，倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、溫度適宜，避免陽光直射。溫度控制在10℃18℃之間，相對濕度保持在50%70%為宜。2.樣品應(yīng)分類存放，不同品種、年份、用途的樣品應(yīng)分開擺放，并有明顯的標(biāo)識區(qū)分，便于查找和管理。3.存儲倉庫應(yīng)配備必要的消防設(shè)備和安全設(shè)施，確保樣品存儲安全。存儲方式1.樣品瓶應(yīng)直立存放，避免橫放或倒置，防止酒液滲漏。2.對于一些珍貴或易氧化的紅酒樣品，可采用特殊的存儲方式，如使用恒溫恒濕酒柜進行單獨存放。3.定期對樣品存儲情況進行檢查，查看瓶身是否有損壞、酒液是否有變質(zhì)跡象等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。樣品的使用使用申請1.各部門使用紅酒樣品時，應(yīng)填寫《紅酒樣品使用申請表》，注明使用樣品的品種、數(shù)量、用途、使用時間、預(yù)計歸還時間等信息。2.《使用申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至樣品管理部門（一般為行政部或相關(guān)負(fù)責(zé)部門）。使用審批1.樣品管理部門收到《使用申請表》后，應(yīng)根據(jù)樣品庫存情況和使用必要性進行審批。對于重要活動或涉及大量樣品使用的申請，應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，樣品管理部門應(yīng)在《使用申請表》上簽字，并通知申請人到指定地點領(lǐng)取樣品。使用規(guī)范1.使用人員在領(lǐng)取樣品時，應(yīng)與樣品管理部門辦理交接手續(xù)，核對樣品的品種、數(shù)量、編號等信息，確保無誤后簽字確認(rèn)。2.在使用樣品過程中，使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途使用，不得擅自更改或挪作他用。如用于品鑒活動，應(yīng)注意控制品鑒量，避免浪費。3.使用結(jié)束后，使用人員應(yīng)及時將剩余樣品歸還至樣品管理部門，并辦理歸還手續(xù)。歸還時，樣品管理部門應(yīng)對樣品的完整性和質(zhì)量進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。樣品的流轉(zhuǎn)內(nèi)部流轉(zhuǎn)1.公司內(nèi)部各部門之間因工作需要流轉(zhuǎn)紅酒樣品時，應(yīng)填寫《樣品流轉(zhuǎn)申請表》，說明流轉(zhuǎn)樣品的品種、數(shù)量、流轉(zhuǎn)原因、轉(zhuǎn)出部門和轉(zhuǎn)入部門等信息。2.《流轉(zhuǎn)申請表》經(jīng)轉(zhuǎn)出部門和轉(zhuǎn)入部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至樣品管理部門進行備案。3.樣品管理部門根據(jù)備案信息，協(xié)調(diào)安排樣品的流轉(zhuǎn)事宜，并通知轉(zhuǎn)出部門和轉(zhuǎn)入部門辦理交接手續(xù)。交接過程中，雙方應(yīng)仔細(xì)核對樣品信息，確保流轉(zhuǎn)準(zhǔn)確無誤。外部流轉(zhuǎn)（如借給合作伙伴等）1.因業(yè)務(wù)合作需要將紅酒樣品借給外部合作伙伴時，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意。2.出借部門應(yīng)與外部合作伙伴簽訂《樣品借用協(xié)議》，明確借用樣品的品種、數(shù)量、借用期限、歸還時間、保管責(zé)任、違約責(zé)任等條款。3.出借部門在借出樣品前，應(yīng)將《樣品借用協(xié)議》副本提交至樣品管理部門備案。樣品管理部門應(yīng)跟蹤樣品的借用情況，督促借用方按時歸還樣品。樣品的盤點與清查定期盤點1.樣品管理部門應(yīng)定期對樣品進行盤點，盤點周期為[X]個月。盤點時，應(yīng)確保賬實相符，即實際庫存樣品與樣品管理臺賬記錄一致。2.盤點人員應(yīng)認(rèn)真核對每個樣品的編號、品種、數(shù)量等信息，并做好盤點記錄。如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，編制《樣品盤盈盤虧報告》。不定期清查1.公司可根據(jù)實際情況，不定期對樣品進行清查。清查內(nèi)容包括樣品的存儲狀況、使用情況、流轉(zhuǎn)記錄等。2.對于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行整改，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。樣品的處置過期樣品處置1.對于超過保質(zhì)期或因其他原因不宜繼續(xù)保存的紅酒樣品，由樣品管理部門填寫《過期樣品處置申請表》，說明樣品的品種、數(shù)量、過期原因等信息。2.《處置申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，樣品管理部門應(yīng)按照規(guī)定的方式對過期樣品進行處置，如銷毀等，并做好記錄。損壞樣品處置1.因保管不善、使用不當(dāng)?shù)仍驅(qū)е聵悠窊p壞的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時報告樣品管理部門，并填寫《損壞樣品報告表》，說明損壞原因、樣品品種、數(shù)量等情況。2.樣品管理部門根據(jù)損壞情況進行評估，如可修復(fù)的，應(yīng)安排維修或更換；如無法修復(fù)的，按照過期樣品處置流程進行處理。同時，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。其他處置情況1.對于因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、產(chǎn)品淘汰等原因不再需要的樣品，由樣品管理部門提出處置意見，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進行相應(yīng)處置。2.在處置樣品時，應(yīng)確保處置過程符合環(huán)保要求，避免造成環(huán)境污染。樣品管理的監(jiān)督與考核監(jiān)督機制1.公司設(shè)立樣品管理監(jiān)督小組，成員包括行政部、財務(wù)部、審計部等相關(guān)部門人員。監(jiān)督小組定期對樣品管理工作進行檢查和監(jiān)督，確保制度的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點檢查樣品的采購、接收、存儲、使用、流轉(zhuǎn)、盤點、處置等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。考核辦法1.將樣品管理工作納入各部門和相關(guān)人員的績效考核體系。考核指標(biāo)包括樣品管理的準(zhǔn)確性、安全性、規(guī)范性、高效性等方面。2.對于在樣品管理工作中表