掛賬客戶對賬管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司財務(wù)管理，規(guī)范掛賬客戶對賬工作，確保公司應(yīng)收賬款的準(zhǔn)確性和及時回收，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于與公司發(fā)生掛賬業(yè)務(wù)的所有客戶。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保對賬數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，賬賬相符、賬實(shí)相符。2.及時性原則：定期與掛賬客戶進(jìn)行對賬，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在對賬工作中的職責(zé)，確保對賬工作順利進(jìn)行。4.風(fēng)險控制原則：通過對賬及時掌握客戶財務(wù)狀況和信用風(fēng)險，采取有效措施防范壞賬損失。二、職責(zé)分工（一）銷售部門1.負(fù)責(zé)與掛賬客戶溝通協(xié)調(diào)對賬事宜，提供銷售合同、發(fā)貨單、發(fā)票等相關(guān)資料。2.協(xié)助財務(wù)部門核對客戶掛賬金額，對差異原因進(jìn)行初步調(diào)查和解釋。3.跟蹤掛賬客戶的還款情況，及時反饋客戶信用狀況。（二）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定對賬計劃，組織實(shí)施對賬工作。2.核對客戶掛賬明細(xì)，編制對賬函，發(fā)送給客戶進(jìn)行對賬。3.對客戶反饋的對賬差異進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，分析原因，提出處理建議。4.定期統(tǒng)計和分析應(yīng)收賬款賬齡、余額等情況，為公司決策提供依據(jù)。（三）法務(wù)部門1.協(xié)助財務(wù)部門處理對賬過程中涉及的法律問題，提供法律支持和建議。2.對逾期未還款的掛賬客戶，根據(jù)需要采取法律措施追討欠款。（四）其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)，配合做好掛賬客戶對賬工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、對賬周期（一）月度對賬1.每月初，財務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成上月掛賬客戶的對賬數(shù)據(jù)整理。2.銷售部門應(yīng)在收到財務(wù)部門提供的對賬數(shù)據(jù)后[X]個工作日內(nèi)，與掛賬客戶進(jìn)行溝通核對，并將核對結(jié)果反饋給財務(wù)部門。（二）季度對賬1.每季度末，財務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成本季度掛賬客戶的全面對賬工作。2.編制季度對賬報告，詳細(xì)說明對賬情況、差異原因及處理建議。3.銷售部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)參與季度對賬工作，共同分析客戶信用狀況和風(fēng)險。（三）年度對賬1.每年年末，財務(wù)部門應(yīng)組織開展年度掛賬客戶全面對賬工作。2.與客戶核對全年業(yè)務(wù)往來賬目，確保年度應(yīng)收賬款余額準(zhǔn)確無誤。3.編制年度對賬總結(jié)報告，總結(jié)全年對賬工作情況，提出改進(jìn)措施和建議。四、對賬內(nèi)容（一）賬目核對1.核對客戶掛賬明細(xì)，包括銷售金額、發(fā)貨數(shù)量、收款金額、欠款余額等。2.檢查銷售合同、發(fā)貨單、發(fā)票等原始憑證與掛賬記錄是否一致。3.核實(shí)客戶付款記錄，確保收款金額準(zhǔn)確入賬。（二）差異分析1.對于對賬過程中發(fā)現(xiàn)的差異，雙方應(yīng)共同查找原因。2.差異原因可能包括：發(fā)貨數(shù)量不符、價格調(diào)整、退貨換貨、發(fā)票開具錯誤、付款未及時入賬等。3.針對不同原因，采取相應(yīng)的解決措施，如補(bǔ)充發(fā)貨單、調(diào)整價格、開具紅字發(fā)票、確認(rèn)付款等。（三）信用評估1.根據(jù)對賬情況，評估客戶的信用狀況。2.關(guān)注客戶的還款能力、還款意愿、經(jīng)營狀況等因素。3.對于信用狀況下降或存在風(fēng)險的客戶，及時調(diào)整信用額度和結(jié)算方式，采取相應(yīng)的風(fēng)險防范措施。五、對賬流程（一）準(zhǔn)備階段1.財務(wù)部門收集整理上月（季、年）掛賬客戶的相關(guān)資料，包括銷售合同、發(fā)貨單、發(fā)票、收款記錄等。2.核對內(nèi)部賬目，確保公司自身賬務(wù)記錄準(zhǔn)確無誤。3.編制對賬函，明確對賬期間、賬目明細(xì)、欠款余額等內(nèi)容。（二）發(fā)送階段1.財務(wù)部門在對賬周期開始后的[X]個工作日內(nèi)，將對賬函通過郵件、傳真或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)等方式發(fā)送給掛賬客戶。2.在對賬函中注明回復(fù)期限和方式，要求客戶在規(guī)定時間內(nèi)反饋對賬結(jié)果。（三）核對階段1.客戶收到對賬函后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行核對，并將核對結(jié)果以書面形式（加蓋公章）反饋給公司財務(wù)部門。2.銷售部門協(xié)助財務(wù)部門與客戶進(jìn)行溝通核對，解答客戶疑問，核實(shí)差異情況。3.對于客戶提出的異議，雙方應(yīng)進(jìn)一步核實(shí)相關(guān)原始憑證，查找差異原因。（四）差異處理階段1.如經(jīng)核對存在差異，財務(wù)部門應(yīng)會同銷售部門等相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查分析，明確差異原因。2.根據(jù)差異原因，采取相應(yīng)的處理措施：屬于公司內(nèi)部原因的，如發(fā)貨數(shù)量錯誤、價格計算錯誤等，及時調(diào)整賬目，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。屬于客戶原因的，如退貨未及時辦理、付款未到賬等，與客戶協(xié)商解決，要求客戶提供相關(guān)證明文件，并督促客戶盡快處理。對于無法協(xié)商解決的差異，提交法務(wù)部門進(jìn)行處理，必要時通過法律途徑解決。3.差異處理完成后，財務(wù)部門應(yīng)及時調(diào)整賬目，確保應(yīng)收賬款余額準(zhǔn)確無誤。（五）確認(rèn)階段1.雙方對差異處理結(jié)果達(dá)成一致后，財務(wù)部門應(yīng)與客戶再次確認(rèn)對賬結(jié)果，并要求客戶在對賬確認(rèn)書上簽字蓋章。2.對賬確認(rèn)書應(yīng)包括對賬期間、賬目明細(xì)、欠款余額、差異原因及處理結(jié)果等內(nèi)容。3.將對賬確認(rèn)書存檔保存，作為后續(xù)收款和賬務(wù)處理的依據(jù)。六、對賬記錄與檔案管理（一）對賬記錄1.財務(wù)部門應(yīng)對每次對賬過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括對賬時間、參與人員、對賬內(nèi)容、差異情況及處理結(jié)果等。2.對賬記錄應(yīng)采用紙質(zhì)或電子文檔形式保存，確保記錄完整、清晰、可追溯。（二）檔案管理1.建立掛賬客戶對賬檔案，將對賬相關(guān)資料進(jìn)行分類整理歸檔，包括對賬函、客戶反饋意見、對賬確認(rèn)書、原始憑證等。2.對賬檔案應(yīng)按照年度和客戶進(jìn)行分類存放，便于查詢和查閱。3.對賬檔案保存期限為[X]年，期滿后按照公司檔案管理制度進(jìn)行銷毀或存檔。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計部門定期對掛賬客戶對賬工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保對賬制度的執(zhí)行情況符合規(guī)定要求。2.檢查內(nèi)容包括對賬流程的執(zhí)行情況、對賬記錄的完整性、差異處理的及時性和準(zhǔn)確性等。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核制度1.將掛賬客戶對賬工作納入相關(guān)部門和人員的績效考核體系。2.考核指標(biāo)包括對賬及時率、對賬準(zhǔn)確率、差異處理及時率、客戶滿意度等。