建筑類公司檔案管理制度總則一、目的為加強(qiáng)建筑類公司檔案管理，規(guī)范檔案工作，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理、生產(chǎn)建設(shè)、科研開發(fā)等各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的實(shí)際情況，制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目部的檔案管理工作。三、管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理：公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，公司總部設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和指導(dǎo)工作；各分支機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目部設(shè)立檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管和利用工作。2.完整準(zhǔn)確、安全保密：檔案管理工作應(yīng)堅(jiān)持完整準(zhǔn)確、安全保密的原則，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，防止檔案的丟失、損壞和泄密。3.便于利用、科學(xué)管理：檔案管理工作應(yīng)堅(jiān)持便于利用、科學(xué)管理的原則，采用先進(jìn)的管理技術(shù)和方法，提高檔案管理的效率和水平，為公司的各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。四、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.公司總部檔案管理部門（1）負(fù)責(zé)制定公司檔案管理規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行；（2）負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用工作；（3）負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督各分支機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目部的檔案管理工作；（4）負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)工作，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和數(shù)字化；（5）負(fù)責(zé)公司檔案的移交、銷毀等工作。2.各分支機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目部檔案管理人員（1）負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用工作；（2）按時(shí)向公司總部檔案管理部門移交檔案；（3）配合公司總部檔案管理部門進(jìn)行檔案的鑒定、銷毀等工作；（4）負(fù)責(zé)本單位檔案信息化建設(shè)工作，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和數(shù)字化。檔案的分類與編號一、檔案分類公司檔案分為行政管理檔案、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案等五大類。1.行政管理檔案：包括公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、請示報(bào)告、批復(fù)、通知、函件等。2.工程技術(shù)檔案：包括工程設(shè)計(jì)圖紙、施工圖紙、工程變更記錄、工程驗(yàn)收報(bào)告、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、工程預(yù)決算書等。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)報(bào)表等。4.人事檔案：包括員工個(gè)人檔案、員工培訓(xùn)記錄、員工績效考核記錄等。5.聲像檔案：包括公司會(huì)議照片、工程施工照片、活動(dòng)照片、錄像等。二、檔案編號1.行政管理檔案編號：采用“年份+部門代碼+檔案類別代碼+順序號”的方式進(jìn)行編號，如2023A001表示2023年行政部的第一份檔案。2.工程技術(shù)檔案編號：采用“年份+工程項(xiàng)目代碼+檔案類別代碼+順序號”的方式進(jìn)行編號，如2023B001表示2023年B工程項(xiàng)目的第一份檔案。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案編號：采用“年份+會(huì)計(jì)期間代碼+檔案類別代碼+順序號”的方式進(jìn)行編號，如2023C001表示2023年第一季度的第一份財(cái)務(wù)檔案。4.人事檔案編號：采用“員工工號+檔案類別代碼+順序號”的方式進(jìn)行編號，如001P001表示員工工號為001的第一份人事檔案。5.聲像檔案編號：采用“年份+檔案類別代碼+順序號”的方式進(jìn)行編號，如2023D001表示2023年的第一份聲像檔案。檔案的收集與整理一、檔案的收集1.各部門、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集工作，確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集的范圍包括本部門、本單位在工作中形成的各種文件、資料、圖紙、照片、錄像等。3.檔案收集的時(shí)間應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，不得拖延、遺漏。4.對于重要的檔案資料，應(yīng)采取復(fù)印、掃描等方式進(jìn)行備份，以防止檔案的丟失。二、檔案的整理1.檔案整理應(yīng)按照檔案的分類和編號規(guī)則進(jìn)行，確保檔案的分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范。2.檔案整理應(yīng)按照文件的形成時(shí)間、重要程度等因素進(jìn)行排列，便于檔案的保管和利用。3.檔案整理應(yīng)采用統(tǒng)一的檔案盒、文件夾等檔案裝具，確保檔案的整齊、美觀。4.對于裝訂成冊的檔案資料，應(yīng)保持原有的裝訂方式，不得隨意拆散；對于未裝訂成冊的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行裝訂。檔案的保管與利用一、檔案的保管1.檔案保管應(yīng)采取防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施，確保檔案的安全。2.檔案保管應(yīng)按照檔案的分類和編號規(guī)則進(jìn)行存放，便于檔案的查找和利用。3.檔案保管應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對于長期保存的檔案資料，應(yīng)定期進(jìn)行復(fù)制和備份，以防止檔案的損壞和丟失。二、檔案的利用1.檔案利用應(yīng)遵循保密原則，不得泄露公司的商業(yè)秘密和機(jī)密信息。2.檔案利用應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，填寫檔案利用登記表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱檔案。3.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格控制利用范圍，不得將檔案借給無關(guān)人員或單位使用。4.檔案利用后應(yīng)及時(shí)歸還，不得擅自涂改、損毀檔案。檔案的鑒定與銷毀一、檔案的鑒定1.檔案鑒定應(yīng)定期進(jìn)行，一般每三年進(jìn)行一次。2.檔案鑒定應(yīng)按照檔案的保存價(jià)值和保管期限進(jìn)行，確定檔案的存毀。3.檔案鑒定應(yīng)由檔案管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行，必要時(shí)可邀請專家參與。4.對于鑒定為無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。二、檔案的銷毀1.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同監(jiān)督。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚毀、粉碎等方式，確保檔案的徹底銷毀。3.檔案銷毀后，應(yīng)填寫檔案銷毀登記表，記錄銷毀的檔案名稱、數(shù)量、時(shí)間等信息。4.對于已銷毀的檔案，應(yīng)