房屋租賃備案管理制度一、總則（一）目的為加強公司房屋租賃管理，規(guī)范房屋租賃備案行為，保障公司合法權益，維護房屋租賃市場秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及房屋租賃的活動，包括但不限于辦公場所租賃、員工宿舍租賃等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家及地方有關房屋租賃的法律法規(guī)和政策規(guī)定。2.誠實守信原則：在房屋租賃活動中秉持誠實、守信的態(tài)度，履行合同義務。3.風險防控原則：注重防范房屋租賃過程中的各類風險，確保公司利益不受損害。二、房屋租賃備案管理職責（一）行政部門職責1.負責公司房屋租賃的整體規(guī)劃和統(tǒng)籌安排。2.組織開展房屋租賃市場調研，收集房源信息，篩選合適的租賃對象。3.代表公司與出租方進行租賃合同的洽談、起草、審核和簽訂。4.負責辦理房屋租賃備案相關手續(xù)，確保備案工作的順利進行。5.協(xié)調解決房屋租賃過程中與出租方、相關部門及其他第三方的溝通協(xié)調事宜。（二）財務部門職責1.參與房屋租賃合同的審核，對合同中的租金支付方式、金額、期限等財務條款進行把關。2.負責房屋租賃費用的核算、支付和賬務處理。3.監(jiān)督房屋租賃費用的使用情況，確保費用支出合理合規(guī)。（三）法務部門職責1.對房屋租賃合同進行法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，保障公司合法權益。2.為房屋租賃備案管理提供法律咨詢和支持，協(xié)助處理租賃過程中的法律糾紛。（四）使用部門職責1.根據公司業(yè)務需求，提出房屋租賃申請，明確租賃房屋的用途、面積、期限等要求。2.配合行政部門做好房屋租賃相關工作，如參與看房、驗收等環(huán)節(jié)。3.負責本部門所租賃房屋的日常管理和維護，及時反饋房屋使用過程中出現(xiàn)的問題。三、房屋租賃備案流程（一）租賃申請1.使用部門根據業(yè)務發(fā)展需要，填寫《房屋租賃申請表》，詳細說明租賃房屋的用途、面積、位置、租賃期限、預算租金等信息，并提交至行政部門。2.行政部門對申請進行初步審核，核實申請的必要性和合理性，同時結合公司實際情況和房源信息，判斷是否具備租賃條件。（二）房源篩選與洽談1.行政部門根據使用部門的申請，通過多種渠道收集房源信息，如房產中介、網絡平臺、自有房源庫等。2.對收集到的房源進行篩選，實地查看房屋狀況，包括房屋結構、裝修情況、配套設施、周邊環(huán)境等，評估其是否符合公司需求。3.與符合條件的出租方進行洽談，就租金、租賃期限、付款方式、維修責任、違約責任等條款進行協(xié)商，爭取有利的租賃條件。（三）合同起草與審核1.行政部門根據洽談結果起草房屋租賃合同，明確雙方的權利和義務。合同內容應包括但不限于房屋基本信息、租賃期限、租金及支付方式、房屋交付與返還、維修與保養(yǎng)、違約責任等條款。2.合同起草完成后，依次提交財務部門和法務部門進行審核。財務部門重點審核租金支付方式、金額、期限等財務條款的合理性和合規(guī)性；法務部門對合同的合法性、完整性、風險防范等方面進行審查，提出修改意見。3.行政部門根據財務部門和法務部門的審核意見，對合同進行修改完善，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。（四）合同簽訂1.合同審核通過后，行政部門代表公司與出租方簽訂房屋租賃合同。簽訂合同時，雙方應仔細核對合同條款，確保合同內容準確無誤。2.合同簽訂后，雙方應妥善保管合同原件，并按照合同約定履行各自的義務。（五）備案申請1.行政部門負責在房屋租賃合同簽訂后的規(guī)定時間內，向房屋所在地的房地產管理部門辦理房屋租賃備案申請手續(xù)。2.辦理備案申請時，需提交以下材料：房屋租賃合同；房屋所有權證書或者其他合法權屬證明；出租人和承租人的身份證明；其他規(guī)定的材料。3.行政部門應確保提交的備案申請材料真實、準確、完整，如因材料不實導致的法律責任由公司承擔。（六）備案審核與辦理1.房地產管理部門收到備案申請材料后，進行審核。審核內容包括合同條款是否符合法律法規(guī)要求、申請材料是否齊全等。2.如審核通過，房地產管理部門予以備案，并發(fā)放房屋租賃備案證明。行政部門應及時領取備案證明，并妥善保管。3.如審核不通過，房地產管理部門將通知行政部門補充或修改材料。行政部門應按照要求及時處理，重新提交備案申請，直至備案成功。四、房屋租賃備案變更與注銷（一）變更1.在房屋租賃期間，如發(fā)生租賃合同變更事項，如租金調整、租賃期限延長或縮短、房屋用途變更等，行政部門應及時與出租方協(xié)商一致，并簽訂補充協(xié)議。2.補充協(xié)議簽訂后，行政部門應在規(guī)定時間內持相關材料向房地產管理部門辦理備案變更手續(xù)。備案變更手續(xù)的辦理流程與備案申請流程相同。（二）注銷1.房屋租賃合同期滿或提前解除、終止后，行政部門應及時與出租方辦理房屋交接手續(xù)，并簽訂房屋交接清單。2.交接手續(xù)完成后，行政部門應在規(guī)定時間內持房屋租賃合同、房屋交接清單等材料向房地產管理部門辦理房屋租賃備案注銷手續(xù)。五、房屋租賃費用管理（一）租金支付1.財務部門根據房屋租賃合同約定的租金支付方式和期限，按時足額支付租金。2.支付租金前，財務部門應核對租金金額、支付對象、支付賬號等信息，確保支付準確無誤。3.租金支付憑證應妥善保存，作為財務核算和審計的依據。（二）費用核算與報銷1.使用部門在房屋使用過程中發(fā)生的與租賃相關的費用，如水電費、物業(yè)費、維修費等，應按照公司費用報銷制度的規(guī)定進行報銷。2.報銷時，需提供相關費用發(fā)票、費用明細清單等憑證，并注明費用所屬期間和用途。3.財務部門對報銷憑證進行審核，審核通過后予以報銷。（三）費用監(jiān)督與控制1.財務部門定期對房屋租賃費用進行核算和分析，監(jiān)控費用支出情況，確保費用支出合理合規(guī)。2.如發(fā)現(xiàn)費用異?；虼嬖诓缓侠碇С觯攧詹块T應及時與相關部門溝通核實，并采取相應措施進行處理。六、房屋使用與維護管理（一）使用規(guī)定1.使用部門應按照租賃合同約定的用途使用租賃房屋，不得擅自改變房屋用途。2.禁止在租賃房屋內從事違法違規(guī)活動，如賭博、傳銷、生產假冒偽劣產品等。3.使用部門應愛護租賃房屋及其附屬設施設備，不得隨意損壞或拆除。（二）日常維護1.使用部門負責租賃房屋的日常清潔和衛(wèi)生維護，保持房屋整潔。2.對于房屋及其附屬設施設備出現(xiàn)的一般性故障或損壞，使用部門應及時通知行政部門安排維修。3.行政部門應建立房屋維修檔案，記錄維修情況，包括維修時間、維修內容、維修費用等。（三）重大維修與改造1.如租賃房屋需要進行重大維修或改造，使用部門應提前向行政部門提出申請，并提交維修改造方案。2.行政部門組織相關部門對維修改造方案進行評估和審核，必要時征求專業(yè)人士意見。3.維修改造方案審核通過后，行政部門負責組織實施維修改造工作，并監(jiān)督工程質量和進度。4.維修改造費用按照公司相關規(guī)定進行審批和支付。七、違約責任與爭議解決（一）違約責任1.公司應嚴格按照房屋租賃合同約定履行義務，如因公司原因導致違約，應承擔相應的違約責任。2.出租方如違反租賃合同約定，公司有權要求其承擔違約責任，如支付違約金、賠償損失等。3.使用部門如違反本制度及租賃合同約定，給公司造成損失的，應承擔相應的賠償責任。（二）爭議解決1.在房屋租賃過程中，如發(fā)生爭議，雙方應首先通過友好協(xié)商解決。2.協(xié)商不成的，可按照租賃合同約定的爭議解決方式進行處理，如提交仲裁機構仲裁或向人民法院提起訴訟。3.在爭議解決期間，雙方應繼續(xù)履行合同中無爭議的條款。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對房屋租賃備案管理情況進行審計監(jiān)督，檢查租賃合同簽訂、履行情況，備案手續(xù)辦理情況，費用支出情況等。2.審計部門如發(fā)現(xiàn)問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整