房屋租賃備案管理制度一、總則（一）目的為加強公司房屋租賃管理，規(guī)范房屋租賃備案行為，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)房屋租賃市場秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及房屋租賃的活動，包括但不限于辦公場所租賃、員工宿舍租賃等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家及地方有關(guān)房屋租賃的法律法規(guī)和政策規(guī)定。2.誠實守信原則：在房屋租賃活動中秉持誠實、守信的態(tài)度，履行合同義務(wù)。3.風(fēng)險防控原則：注重防范房屋租賃過程中的各類風(fēng)險，確保公司利益不受損害。二、房屋租賃備案管理職責(zé)（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司房屋租賃的整體規(guī)劃和統(tǒng)籌安排。2.組織開展房屋租賃市場調(diào)研，收集房源信息，篩選合適的租賃對象。3.代表公司與出租方進(jìn)行租賃合同的洽談、起草、審核和簽訂。4.負(fù)責(zé)辦理房屋租賃備案相關(guān)手續(xù)，確保備案工作的順利進(jìn)行。5.協(xié)調(diào)解決房屋租賃過程中與出租方、相關(guān)部門及其他第三方的溝通協(xié)調(diào)事宜。（二）財務(wù)部門職責(zé)1.參與房屋租賃合同的審核，對合同中的租金支付方式、金額、期限等財務(wù)條款進(jìn)行把關(guān)。2.負(fù)責(zé)房屋租賃費用的核算、支付和賬務(wù)處理。3.監(jiān)督房屋租賃費用的使用情況，確保費用支出合理合規(guī)。（三）法務(wù)部門職責(zé)1.對房屋租賃合同進(jìn)行法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，保障公司合法權(quán)益。2.為房屋租賃備案管理提供法律咨詢和支持，協(xié)助處理租賃過程中的法律糾紛。（四）使用部門職責(zé)1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，提出房屋租賃申請，明確租賃房屋的用途、面積、期限等要求。2.配合行政部門做好房屋租賃相關(guān)工作，如參與看房、驗收等環(huán)節(jié)。3.負(fù)責(zé)本部門所租賃房屋的日常管理和維護(hù)，及時反饋房屋使用過程中出現(xiàn)的問題。三、房屋租賃備案流程（一）租賃申請1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫《房屋租賃申請表》，詳細(xì)說明租賃房屋的用途、面積、位置、租賃期限、預(yù)算租金等信息，并提交至行政部門。2.行政部門對申請進(jìn)行初步審核，核實申請的必要性和合理性，同時結(jié)合公司實際情況和房源信息，判斷是否具備租賃條件。（二）房源篩選與洽談1.行政部門根據(jù)使用部門的申請，通過多種渠道收集房源信息，如房產(chǎn)中介、網(wǎng)絡(luò)平臺、自有房源庫等。2.對收集到的房源進(jìn)行篩選，實地查看房屋狀況，包括房屋結(jié)構(gòu)、裝修情況、配套設(shè)施、周邊環(huán)境等，評估其是否符合公司需求。3.與符合條件的出租方進(jìn)行洽談，就租金、租賃期限、付款方式、維修責(zé)任、違約責(zé)任等條款進(jìn)行協(xié)商，爭取有利的租賃條件。（三）合同起草與審核1.行政部門根據(jù)洽談結(jié)果起草房屋租賃合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于房屋基本信息、租賃期限、租金及支付方式、房屋交付與返還、維修與保養(yǎng)、違約責(zé)任等條款。2.合同起草完成后，依次提交財務(wù)部門和法務(wù)部門進(jìn)行審核。財務(wù)部門重點審核租金支付方式、金額、期限等財務(wù)條款的合理性和合規(guī)性；法務(wù)部門對合同的合法性、完整性、風(fēng)險防范等方面進(jìn)行審查，提出修改意見。3.行政部門根據(jù)財務(wù)部門和法務(wù)部門的審核意見，對合同進(jìn)行修改完善，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。（四）合同簽訂1.合同審核通過后，行政部門代表公司與出租方簽訂房屋租賃合同。簽訂合同時，雙方應(yīng)仔細(xì)核對合同條款，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。2.合同簽訂后，雙方應(yīng)妥善保管合同原件，并按照合同約定履行各自的義務(wù)。（五）備案申請1.行政部門負(fù)責(zé)在房屋租賃合同簽訂后的規(guī)定時間內(nèi)，向房屋所在地的房地產(chǎn)管理部門辦理房屋租賃備案申請手續(xù)。2.辦理備案申請時，需提交以下材料：房屋租賃合同；房屋所有權(quán)證書或者其他合法權(quán)屬證明；出租人和承租人的身份證明；其他規(guī)定的材料。3.行政部門應(yīng)確保提交的備案申請材料真實、準(zhǔn)確、完整，如因材料不實導(dǎo)致的法律責(zé)任由公司承擔(dān)。（六）備案審核與辦理1.房地產(chǎn)管理部門收到備案申請材料后，進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同條款是否符合法律法規(guī)要求、申請材料是否齊全等。2.如審核通過，房地產(chǎn)管理部門予以備案，并發(fā)放房屋租賃備案證明。行政部門應(yīng)及時領(lǐng)取備案證明，并妥善保管。3.如審核不通過，房地產(chǎn)管理部門將通知行政部門補充或修改材料。行政部門應(yīng)按照要求及時處理，重新提交備案申請，直至備案成功。四、房屋租賃備案變更與注銷（一）變更1.在房屋租賃期間，如發(fā)生租賃合同變更事項，如租金調(diào)整、租賃期限延長或縮短、房屋用途變更等，行政部門應(yīng)及時與出租方協(xié)商一致，并簽訂補充協(xié)議。2.補充協(xié)議簽訂后，行政部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)持相關(guān)材料向房地產(chǎn)管理部門辦理備案變更手續(xù)。備案變更手續(xù)的辦理流程與備案申請流程相同。（二）注銷1.房屋租賃合同期滿或提前解除、終止后，行政部門應(yīng)及時與出租方辦理房屋交接手續(xù)，并簽訂房屋交接清單。2.交接手續(xù)完成后，行政部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)持房屋租賃合同、房屋交接清單等材料向房地產(chǎn)管理部門辦理房屋租賃備案注銷手續(xù)。五、房屋租賃費用管理（一）租金支付1.財務(wù)部門根據(jù)房屋租賃合同約定的租金支付方式和期限，按時足額支付租金。2.支付租金前，財務(wù)部門應(yīng)核對租金金額、支付對象、支付賬號等信息，確保支付準(zhǔn)確無誤。3.租金支付憑證應(yīng)妥善保存，作為財務(wù)核算和審計的依據(jù)。（二）費用核算與報銷1.使用部門在房屋使用過程中發(fā)生的與租賃相關(guān)的費用，如水電費、物業(yè)費、維修費等，應(yīng)按照公司費用報銷制度的規(guī)定進(jìn)行報銷。2.報銷時，需提供相關(guān)費用發(fā)票、費用明細(xì)清單等憑證，并注明費用所屬期間和用途。3.財務(wù)部門對報銷憑證進(jìn)行審核，審核通過后予以報銷。（三）費用監(jiān)督與控制1.財務(wù)部門定期對房屋租賃費用進(jìn)行核算和分析，監(jiān)控費用支出情況，確保費用支出合理合規(guī)。2.如發(fā)現(xiàn)費用異?；虼嬖诓缓侠碇С觯攧?wù)部門應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通核實，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。六、房屋使用與維護(hù)管理（一）使用規(guī)定1.使用部門應(yīng)按照租賃合同約定的用途使用租賃房屋，不得擅自改變房屋用途。2.禁止在租賃房屋內(nèi)從事違法違規(guī)活動，如賭博、傳銷、生產(chǎn)假冒偽劣產(chǎn)品等。3.使用部門應(yīng)愛護(hù)租賃房屋及其附屬設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞或拆除。（二）日常維護(hù)1.使用部門負(fù)責(zé)租賃房屋的日常清潔和衛(wèi)生維護(hù)，保持房屋整潔。2.對于房屋及其附屬設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)的一般性故障或損壞，使用部門應(yīng)及時通知行政部門安排維修。3.行政部門應(yīng)建立房屋維修檔案，記錄維修情況，包括維修時間、維修內(nèi)容、維修費用等。（三）重大維修與改造1.如租賃房屋需要進(jìn)行重大維修或改造，使用部門應(yīng)提前向行政部門提出申請，并提交維修改造方案。2.行政部門組織相關(guān)部門對維修改造方案進(jìn)行評估和審核，必要時征求專業(yè)人士意見。3.維修改造方案審核通過后，行政部門負(fù)責(zé)組織實施維修改造工作，并監(jiān)督工程質(zhì)量和進(jìn)度。4.維修改造費用按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和支付。七、違約責(zé)任與爭議解決（一）違約責(zé)任1.公司應(yīng)嚴(yán)格按照房屋租賃合同約定履行義務(wù)，如因公司原因?qū)е逻`約，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。2.出租方如違反租賃合同約定，公司有權(quán)要求其承擔(dān)違約責(zé)任，如支付違約金、賠償損失等。3.使用部門如違反本制度及租賃合同約定，給公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）爭議解決1.在房屋租賃過程中，如發(fā)生爭議，雙方應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。2.協(xié)商不成的，可按照租賃合同約定的爭議解決方式進(jìn)行處理，如提交仲裁機構(gòu)仲裁或向人民法院提起訴訟。3.在爭議解決期間，雙方應(yīng)繼續(xù)履行合同中無爭議的條款。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對房屋租賃備案管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查租賃合同簽訂、履行情況，備案手續(xù)辦理情況，費用支出情況等。2.審計部門如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整