庫房禮品領(lǐng)用管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司庫房禮品的管理，規(guī)范禮品領(lǐng)用流程，確保禮品的合理使用與妥善保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用庫房禮品的相關(guān)活動。（三）基本原則1.按需領(lǐng)用原則：各部門應(yīng)根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求，合理申請領(lǐng)用禮品，避免浪費。2.審批規(guī)范原則：禮品領(lǐng)用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保領(lǐng)用的合理性和必要性。3.責(zé)任明晰原則：明確禮品領(lǐng)用各環(huán)節(jié)的責(zé)任，確保禮品的去向可追溯。二、禮品的分類與管理（一）禮品分類1.商務(wù)禮品：用于商務(wù)往來、客戶拜訪等活動，如高檔茶葉、精美工藝品、品牌文具等。2.節(jié)日禮品：在重要節(jié)日發(fā)放給員工或客戶的禮品，如春節(jié)禮品套裝、中秋月餅等。3.促銷禮品：為促進(jìn)銷售活動而準(zhǔn)備的禮品，如小電器、生活用品等。4.紀(jì)念禮品：針對公司特定活動或紀(jì)念時刻發(fā)放的禮品，如定制紀(jì)念徽章、紀(jì)念冊等。（二）禮品管理職責(zé)1.庫房管理部門負(fù)責(zé)禮品的入庫、存儲、保管和發(fā)放工作。建立禮品庫存臺賬，詳細(xì)記錄禮品的種類、數(shù)量、出入庫時間、領(lǐng)用部門等信息。定期對禮品庫存進(jìn)行盤點，確保賬實相符。維護(hù)禮品存儲環(huán)境，保證禮品質(zhì)量不受損。2.采購部門根據(jù)公司需求和預(yù)算，負(fù)責(zé)禮品的采購工作。選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，確保所采購禮品的質(zhì)量和性價比。與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)禮品的交貨時間、數(shù)量、質(zhì)量等事宜。3.行政部門負(fù)責(zé)制定禮品領(lǐng)用計劃和標(biāo)準(zhǔn)，審核各部門的禮品領(lǐng)用申請。對禮品領(lǐng)用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司禮品管理提供決策依據(jù)。協(xié)助庫房管理部門進(jìn)行禮品盤點工作。4.使用部門根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求，填寫禮品領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用禮品的種類、數(shù)量、用途等信息。負(fù)責(zé)領(lǐng)用禮品的合理使用和妥善保管，確保禮品用于規(guī)定的用途。對禮品使用效果進(jìn)行反饋，以便公司優(yōu)化禮品管理。三、禮品領(lǐng)用流程（一）領(lǐng)用申請1.各部門如需領(lǐng)用禮品，應(yīng)提前填寫《禮品領(lǐng)用申請表》，并提交至行政部門。2.《禮品領(lǐng)用申請表》應(yīng)詳細(xì)注明領(lǐng)用禮品的種類、數(shù)量、預(yù)計領(lǐng)用時間、用途及接收對象等信息。3.部門負(fù)責(zé)人需對申請表進(jìn)行審核簽字，確保領(lǐng)用需求的合理性和必要性。（二）審批流程1.行政部門收到《禮品領(lǐng)用申請表》后，根據(jù)禮品領(lǐng)用計劃和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步審核。2.對于金額較大或涉及重要客戶的禮品領(lǐng)用申請，行政部門應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，行政部門在申請表上加蓋審批章，并將申請表反饋給申請部門。（三）庫房領(lǐng)取1.申請部門憑審批通過的《禮品領(lǐng)用申請表》到庫房管理部門領(lǐng)取禮品。2.庫房管理人員根據(jù)申請表核對禮品的種類、數(shù)量，確認(rèn)無誤后發(fā)放禮品，并在庫存臺賬上記錄禮品的發(fā)放情況。3.領(lǐng)用人員需在禮品發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取禮品后應(yīng)妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借或丟失。四、特殊情況處理（一）禮品短缺1.若庫房庫存禮品無法滿足申請部門的領(lǐng)用需求，庫房管理部門應(yīng)及時通知行政部門。2.行政部門根據(jù)實際情況，協(xié)調(diào)采購部門盡快采購所需禮品，或與申請部門溝通調(diào)整領(lǐng)用計劃。（二）禮品損壞或變質(zhì)1.領(lǐng)用人員在領(lǐng)取禮品后發(fā)現(xiàn)禮品有損壞或變質(zhì)情況，應(yīng)及時返回庫房，并向庫房管理人員說明情況。2.庫房管理人員核實情況后，填寫《禮品損壞/變質(zhì)報告表》，注明禮品的名稱、數(shù)量、損壞/變質(zhì)原因等信息。3.行政部門根據(jù)報告表進(jìn)行調(diào)查處理，屬于質(zhì)量問題的，協(xié)調(diào)采購部門與供應(yīng)商溝通解決；屬于人為原因的，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（三）禮品退換1.因業(yè)務(wù)變更或其他原因，領(lǐng)用部門需要退換已領(lǐng)取的禮品時，應(yīng)填寫《禮品退換申請表》，并說明退換原因。2.《禮品退換申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門審批。3.行政部門審批通過后，領(lǐng)用部門將禮品退回庫房，庫房管理人員核對禮品的數(shù)量、質(zhì)量等情況，確認(rèn)無誤后辦理退換手續(xù)，并在庫存臺賬上進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。五、禮品使用監(jiān)督與反饋（一）使用監(jiān)督1.行政部門負(fù)責(zé)對禮品的使用情況進(jìn)行不定期監(jiān)督檢查，確保禮品用于規(guī)定的用途。2.檢查內(nèi)容包括禮品的發(fā)放對象、發(fā)放時間、使用效果等，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）使用反饋1.各部門應(yīng)在禮品使用后及時向行政部門反饋使用效果，如客戶滿意度、業(yè)務(wù)促進(jìn)情況等。2.行政部門根據(jù)使用反饋情況，對禮品的種類、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行分析評估，為后續(xù)禮品管理提供參考依據(jù)。六、禮品成本控制（一）預(yù)算編制1.每年年底，行政部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和市場情況，編制下一年度禮品預(yù)算。2.禮品預(yù)算應(yīng)包括各類禮品的預(yù)計采購數(shù)量、金額、使用范圍等信息，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）成本核算1.采購部門在采購禮品時，應(yīng)嚴(yán)格控制采購成本，確保所采購禮品的性價比。2.庫房管理部門應(yīng)定期對禮品庫存成本進(jìn)行核算，分析庫存禮品的占用資金情況，為禮品成本控制提供數(shù)據(jù)支持。（三）成本分析與優(yōu)化1.行政部門定期對禮品成本進(jìn)行分析，對比預(yù)算執(zhí)行情況，找出成本控制中的問題和不足。2.根據(jù)成本分析結(jié)果，提出優(yōu)化禮品管理的建議和措施，如調(diào)整禮品采購標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)化禮品領(lǐng)用流程等，以降低禮品成本。七、禮品庫存盤點（一）盤點周期1.庫房管理部門應(yīng)定期對禮品庫存進(jìn)行盤點，盤點周期為每月一次。2.每年年底，應(yīng)進(jìn)行一次全面的庫存盤點，確保賬實相符。（二）盤點方法1.采用實地盤點法，庫房管理人員對庫存禮品進(jìn)行逐一清點，記錄實際數(shù)量。2.將實際盤點數(shù)量與庫存臺賬記錄的數(shù)量進(jìn)行核對，找出差異并分析原因。（三）盤點結(jié)果處理1.如發(fā)現(xiàn)賬實不符，庫房管理人員應(yīng)填寫《禮品盤點差異報告表》，詳細(xì)說明差異情況及原因。2.行政部門組織相關(guān)人員對盤點差異進(jìn)行調(diào)查核實，根據(jù)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整和處理。3.對于因管理不善導(dǎo)致的禮品丟失、損壞等情況，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。八、禮品信息管理（一）建立禮品檔案1.庫房管理部門應(yīng)為每類禮品建立檔案，檔案內(nèi)容包括禮品的名稱、規(guī)格、型號、采購時間、采購價格、供應(yīng)商信息等。2.禮品檔案應(yīng)妥善保管，便于查詢和追溯。（二）信息更新1.當(dāng)禮品的相關(guān)信息發(fā)生變更時，如采購價格調(diào)整、供應(yīng)商更換等，庫房管理部門應(yīng)及時更新禮品檔案。2.行政部門定期對禮品檔案信息進(jìn)行審核，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自領(lǐng)用禮品。2.虛報禮品領(lǐng)用用途或數(shù)量。3.將領(lǐng)用的禮品用于非規(guī)定用途。4.因保管不善導(dǎo)致禮品丟失、損壞或變質(zhì)。5.其他違反禮品領(lǐng)用管理制度的行為。（二）處理措施1.對于違規(guī)領(lǐng)用禮品的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，責(zé)令立即改正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.處罰方式包括警告、罰款、扣減績效分?jǐn)?shù)、辭退等，具體處罰措施由行政部門根據(jù)違規(guī)情節(jié)確定。3.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。十、附則（一）解釋權(quán)本制度由公