機(jī)關(guān)單位收文管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位收文管理，確保文件傳遞及時、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和機(jī)關(guān)工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)單位內(nèi)部各部門及下屬單位收到的各類文件、資料、信函等。（三）基本原則1.及時高效原則：對收到的文件應(yīng)及時處理，確保不延誤工作。2.準(zhǔn)確無誤原則：準(zhǔn)確登記、傳遞文件內(nèi)容，避免信息錯誤。3.安全保密原則：妥善保管文件，防止文件丟失、泄露。二、收文渠道（一）機(jī)要渠道通過機(jī)要交通、機(jī)要通信等方式傳遞的機(jī)要文件，由機(jī)要室專人負(fù)責(zé)接收。（二）郵政渠道通過郵政快遞送達(dá)的文件，由收發(fā)室統(tǒng)一簽收。（三）其他渠道上級機(jī)關(guān)直接送達(dá)、下級單位報送、外單位抄送等其他方式收到的文件，由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)接收。三、收文登記（一）登記內(nèi)容1.收文日期：記錄文件收到的具體年月日。2.來文機(jī)關(guān)：填寫發(fā)文單位名稱。3.文號：文件的編號。4.標(biāo)題：文件的標(biāo)題內(nèi)容。5.密級：標(biāo)明文件的秘密等級，如絕密、機(jī)密、秘密。6.份數(shù)：文件的份數(shù)。7.承辦部門：確定負(fù)責(zé)辦理該文件的部門。8.簽收人：接收文件的人員簽名。（二）登記方式采用紙質(zhì)登記本或電子表格進(jìn)行登記，確保登記信息完整、準(zhǔn)確。紙質(zhì)登記本應(yīng)妥善保存，電子表格應(yīng)定期備份。四、文件分發(fā)（一）分發(fā)依據(jù)根據(jù)文件內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)批示和部門職責(zé)，確定文件的分發(fā)范圍。（二）分發(fā)流程1.收文登記后，由收文管理人員根據(jù)分發(fā)依據(jù)填寫文件分發(fā)單。2.將文件連同分發(fā)單一并送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，按照分發(fā)單將文件分發(fā)給承辦部門或人員，并做好交接記錄。五、文件傳閱（一）傳閱范圍根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定傳閱人員范圍，一般包括領(lǐng)導(dǎo)班子成員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等。（二）傳閱方式1.集中傳閱：將文件集中放置在指定地點，供傳閱人員依次閱讀。2.專人送傳：安排專人將文件送給傳閱人員閱讀，并及時收回。（三）傳閱要求1.傳閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)閱讀文件，并簽字確認(rèn)。2.對文件內(nèi)容有疑問或意見的，應(yīng)及時與相關(guān)人員溝通。3.傳閱過程中要注意保護(hù)文件安全，防止文件丟失或損壞。六、文件承辦（一）承辦部門職責(zé)1.承辦部門收到文件后，應(yīng)及時安排人員辦理，明確辦理時限和責(zé)任人。2.根據(jù)文件要求，認(rèn)真研究提出辦理意見和措施，并組織實施。3.辦理過程中要及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保工作順利進(jìn)行。（二）辦理時限一般文件應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)辦理完畢，緊急文件應(yīng)按照規(guī)定的時限要求及時辦理。（三）辦理結(jié)果反饋承辦部門辦理完畢后，應(yīng)及時將辦理結(jié)果反饋給收文管理部門，并將相關(guān)文件資料整理歸檔。七、文件催辦（一）催辦對象對超過辦理時限仍未反饋辦理結(jié)果的承辦部門或人員進(jìn)行催辦。（二）催辦方式1.電話催辦：通過電話與承辦部門或人員聯(lián)系，了解辦理進(jìn)展情況，督促盡快辦理。2.書面催辦：發(fā)送催辦函，明確要求承辦部門或人員在規(guī)定時間內(nèi)反饋辦理結(jié)果。（三）催辦記錄對催辦情況進(jìn)行記錄，包括催辦時間、催辦對象、催辦內(nèi)容、承辦部門或人員的反饋情況等。八、文件歸檔（一）歸檔范圍辦理完畢的文件、資料、信函等，具有保存價值的應(yīng)及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范。2.按照檔案管理規(guī)定，將歸檔文件整理裝訂成冊，編制檔案目錄。3.定期將歸檔文件移交檔案部門保管。九、文件保密（一）保密措施1.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和內(nèi)部敏感信息的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。2.設(shè)立專門的保密場所，存放涉密文件。3.限制涉密文件的傳閱范圍，對傳閱人員進(jìn)行保密教育。（二）保密責(zé)任1.收文管理人員、傳閱人員、承辦人員等應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對文件內(nèi)容予以保密。2.對違反保密規(guī)定造成文件泄露的，依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。十、文件銷毀（一）銷毀范圍已失去保存價值的文件、資料等。（二）銷毀方式1.采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保文件信息無法恢復(fù)。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、文件名稱、數(shù)量等。（三）銷毀審批銷毀文件前，應(yīng)填寫文件銷毀審批表，報經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。十一、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期對收文管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.檢查內(nèi)容包括收文登記、分發(fā)、傳閱、承辦、歸檔等環(huán)節(jié)的工作情況。（二）考核評價1.將收文管理工作納入部門和個人績效考核內(nèi)容。2.對在收文管理工作中表現(xiàn)突出的部門