監(jiān)理部文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)監(jiān)理部文件管理，確保文件的有效控制，提高監(jiān)理工作效率和質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司管理要求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于監(jiān)理部所有文件的管理，包括但不限于監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知、工程變更文件、來往函件等。（三）職責(zé)分工1.總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)審批監(jiān)理部文件，對重要文件的簽發(fā)和文件管理工作進(jìn)行總體指導(dǎo)和監(jiān)督。2.文件管理員負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、登記、編號、歸檔、保管、借閱等具體管理工作，確保文件的完整性和安全性。3.各專業(yè)監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)本專業(yè)相關(guān)文件的起草、審核、會簽等工作，并及時將文件提交給文件管理員進(jìn)行統(tǒng)一管理。二、文件分類與編號（一）文件分類1.監(jiān)理規(guī)劃：對工程項目監(jiān)理工作的總體安排和部署。2.監(jiān)理細(xì)則：針對工程項目中各專業(yè)工程特點制定的具體監(jiān)理工作方法和措施。3.監(jiān)理月報：每月對工程進(jìn)展情況、監(jiān)理工作情況等進(jìn)行總結(jié)和匯報的文件。4.監(jiān)理通知：對工程建設(shè)各方提出要求、指示或整改意見的文件。5.工程變更文件：包括工程變更申請、審批文件等，記錄工程變更的相關(guān)情況。6.來往函件：與建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計單位等相關(guān)方之間的正式函件。7.其他文件：如會議紀(jì)要、質(zhì)量檢驗報告、安全檢查記錄等。（二）文件編號文件編號采用統(tǒng)一格式，由字母和數(shù)字組成，具體如下：[公司簡稱][年份][文件類別代碼][順序號]例如：[JL][2023][JL01][001]其中，“JL”為公司簡稱“監(jiān)理”的拼音首字母；“2023”為年份；“JL01”為文件類別代碼，如“JL01”表示監(jiān)理規(guī)劃，“JL02”表示監(jiān)理細(xì)則等；“001”為順序號，從001開始依次編排。三、文件起草與審核（一）起草要求1.文件起草應(yīng)內(nèi)容完整、表述準(zhǔn)確、邏輯清晰，符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司相關(guān)規(guī)定。2.起草人應(yīng)注明文件的標(biāo)題、編號、起草日期、起草部門、起草人等信息。3.涉及多個部門或?qū)I(yè)的文件，應(yīng)由相關(guān)部門或?qū)I(yè)人員共同起草。（二）審核流程1.專業(yè)監(jiān)理工程師審核各專業(yè)監(jiān)理工程師對本專業(yè)起草的文件進(jìn)行審核，重點審核文件內(nèi)容是否符合專業(yè)要求、與其他專業(yè)文件是否協(xié)調(diào)一致等。審核通過后，在文件上簽署審核意見并簽名。2.總監(jiān)理工程師審批總監(jiān)理工程師對經(jīng)過專業(yè)審核的文件進(jìn)行最終審批。審批內(nèi)容包括文件的必要性、可行性、準(zhǔn)確性等。審批通過后，在文件上簽署審批意見并簽名。四、文件收發(fā)與登記（一）收文管理1.外來文件由文件管理員負(fù)責(zé)接收，核對文件的名稱、數(shù)量、來源等信息。2.文件管理員對收文進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括文件編號、文件名稱、發(fā)文單位、發(fā)文日期、收文日期、文件份數(shù)等。3.收文登記后，文件管理員應(yīng)及時將文件呈送總監(jiān)理工程師或相關(guān)專業(yè)監(jiān)理工程師閱批。（二）發(fā)文管理1.文件起草人完成文件起草并經(jīng)審核、審批后，將文件交至文件管理員。2.文件管理員對發(fā)文進(jìn)行登記，登記內(nèi)容與收文登記相同。3.文件管理員根據(jù)文件的發(fā)放范圍，將文件發(fā)送給相關(guān)部門或人員，并要求收件人在文件發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)。五、文件歸檔與保管（一）歸檔要求1.文件辦理完畢后，文件管理員應(yīng)及時將文件進(jìn)行歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全、完整、真實，符合檔案管理要求。2.歸檔文件應(yīng)按照文件類別、時間順序等進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄。3.歸檔文件應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，電子文件應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。（二）保管期限1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則等重要文件的保管期限為工程竣工后[X]年。2.監(jiān)理月報、監(jiān)理通知、工程變更文件、來往函件等文件的保管期限為工程竣工后[X]年。3.其他文件的保管期限根據(jù)實際情況確定，但不得少于[X]年。（三）保管措施1.文件管理員應(yīng)設(shè)立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保文件的安全保管。2.檔案室內(nèi)應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜。3.文件管理員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、文件借閱與查閱（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交文件管理員辦理借閱手續(xù)。3.文件管理員根據(jù)申請表提供借閱文件，并在《文件借閱登記表》上記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、損壞、丟失。如因保管不善造成文件損壞或丟失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱文件的，可直接到文件檔案室查閱。查閱人應(yīng)在《文件查閱登記表》上記錄查閱文件的名稱、編號、查閱日期、查閱人姓名、部門等信息。2.文件管理員應(yīng)提供必要的查閱條件，協(xié)助查閱人查找所需文件。3.查閱人不得將查閱的文件帶出文件檔案室，如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)文件管理員同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。七、文件修訂與廢止（一）修訂程序1.當(dāng)文件的內(nèi)容需要修訂時，由文件起草部門或相關(guān)部門提出修訂申請，填寫《文件修訂申請表》，說明修訂的原因、內(nèi)容、修訂后的文件版本等信息。2.《文件修訂申請表》經(jīng)總監(jiān)理工程師審批后，由文件起草部門負(fù)責(zé)組織修訂。3.文件修訂后，應(yīng)按照文件起草與審核流程進(jìn)行審核、審批，審核通過后，由文件管理員對原文件進(jìn)行修訂，并更新文件編號和版本號。4.文件管理員應(yīng)及時將修訂后的文件發(fā)放給相關(guān)部門或人員，并收回原文件。（二）廢止程序1.當(dāng)文件不再適用或已被新的文件替代時，由文件起草部門或相關(guān)部門提出廢止申請，填寫《文件廢止申請表》，說明廢止的原因、文件名稱、編號等信息。2.《文件廢止申請表》經(jīng)總監(jiān)理工程師審批后，由文件管理員對廢止的文件進(jìn)行標(biāo)識，并單獨(dú)存放，以備查閱。3.文件管理員應(yīng)定期對廢止的文件進(jìn)行清理，確保文件管理的有效性。八、文件保密管理（一）保密范圍監(jiān)理部文件中涉及工程建設(shè)各方商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、合同條款等信息屬于保密范圍。（二）保密措施1.文件管理員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及保密的文件進(jìn)行單獨(dú)保管，并采取必要的保密措施，如加密存儲、限制訪問等。2.借閱和查閱涉及保密的文件時，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，借閱人和查閱人應(yīng)簽署保密承諾書，承諾對文件內(nèi)容予以保密。3.在文件的起草、