單位卡領用管理制度一、總則1.目的為加強公司財務管理，規(guī)范單位卡的使用與管理，防范財務風險，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門因工作需要申請領用單位卡的情況。3.定義單位卡是指公司統(tǒng)一辦理的，供公司員工在執(zhí)行公務時使用的銀行卡，主要用于支付與公司業(yè)務相關的費用。二、申領與審批1.申領條件因工作需要經(jīng)常發(fā)生差旅費、業(yè)務招待費、辦公用品采購等公務支出的部門或崗位。申請人需具備良好的信用記錄和職業(yè)道德，無違規(guī)違紀行為。2.申領流程申請人填寫《單位卡申請表》，詳細注明申請單位卡的用途、預計使用頻率及金額等信息。將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)工作實際情況進行審批，并簽署意見。申請表經(jīng)部門負責人審批通過后，提交至財務部門。財務部門對申請人的信用狀況、財務狀況等進行審核，審核通過后報公司分管領導審批。公司分管領導審批同意后，由財務部門統(tǒng)一辦理單位卡申領手續(xù)。3.審批權限部門負責人負責審核本部門員工的單位卡申請，重點審核申請用途的合理性和必要性。財務部門負責對申請人的信用及財務狀況進行審核，確保符合公司規(guī)定和銀行要求。公司分管領導負責最終審批，對單位卡申請的整體情況進行把控。三、卡片管理1.卡片發(fā)放單位卡申領成功后，由財務部門負責領取并發(fā)放給申請人。發(fā)放時，財務部門應與申請人辦理卡片交接手續(xù)，填寫《單位卡交接清單》，明確卡片數(shù)量、卡號、有效期等信息。2.密碼管理單位卡密碼由申請人自行設置，并嚴格保密。如因特殊情況需重置密碼，申請人應及時向財務部門提出申請，經(jīng)財務部門核實身份后，由銀行協(xié)助辦理密碼重置手續(xù)。3.卡片保管申請人應妥善保管單位卡，不得隨意轉借他人使用。如卡片遺失或被盜，申請人應立即向財務部門報告，并配合財務部門辦理掛失手續(xù)。掛失產(chǎn)生的相關費用由申請人承擔。因保管不善導致單位卡遺失、被盜或密碼泄露而造成的經(jīng)濟損失，由申請人承擔全部責任。四、使用規(guī)范1.使用范圍單位卡僅限用于與公司業(yè)務相關的支出，包括但不限于差旅費、業(yè)務招待費、辦公用品采購、會議費等。嚴禁將單位卡用于個人消費或與公司業(yè)務無關的支出。2.使用流程持卡人在進行公務消費時，應使用單位卡進行刷卡支付，并保留相關消費憑證，如發(fā)票、小票等。消費憑證應注明消費日期、消費內(nèi)容、消費金額等詳細信息，并由持卡人簽字確認。持卡人應在消費后及時將消費憑證提交至所在部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)公司相關規(guī)定對消費的合理性和合規(guī)性進行審核。經(jīng)部門負責人審核通過的消費憑證，由持卡人提交至財務部門進行報銷。財務部門應按照公司財務制度對報銷憑證進行審核，審核無誤后予以報銷。3.額度控制財務部門根據(jù)公司業(yè)務需求和申請人的實際情況，為單位卡設定合理的信用額度。持卡人應嚴格按照設定的信用額度使用單位卡，不得超額使用。如因業(yè)務需要確需臨時提高額度，持卡人應提前向財務部門提出申請，經(jīng)財務部門審核并報公司分管領導審批后，由銀行進行額度調(diào)整。4.結算周期單位卡的結算周期為[具體結算周期]，持卡人應在結算周期內(nèi)及時將消費款項償還至單位卡賬戶。如因特殊情況無法按時償還消費款項，持卡人應提前向財務部門說明原因，并申請延期還款。經(jīng)財務部門批準后，方可延期還款，但延期還款期限不得超過[具體延期期限]。五、費用報銷1.報銷憑證要求持卡人應提供真實、合法、有效的消費憑證進行報銷，消費憑證應與刷卡記錄一致。發(fā)票應加蓋發(fā)票專用章，發(fā)票內(nèi)容應詳細注明商品或服務名稱、數(shù)量、單價、金額等信息。對于不符合報銷要求的消費憑證，財務部門有權拒絕報銷。2.報銷流程持卡人在消費后，應按照公司規(guī)定的時間和流程及時提交報銷申請。報銷申請應包括《單位卡費用報銷申請表》、消費憑證、刷卡記錄等相關資料。所在部門負責人對報銷申請進行審核，重點審核消費的合理性和合規(guī)性。審核通過后，在申請表上簽署意見并提交至財務部門。財務部門對報銷申請進行審核，審核內(nèi)容包括消費憑證的真實性、合法性、完整性，刷卡記錄與消費憑證的一致性等。審核無誤后，按照公司財務制度進行報銷處理。3.報銷時間限制持卡人應在消費后[具體報銷時間期限]內(nèi)提交報銷申請，逾期未提交的，財務部門有權不予受理。因特殊情況無法在規(guī)定時間內(nèi)提交報銷申請的，持卡人應提前向財務部門說明原因，并申請延期報銷。經(jīng)財務部門批準后，方可延期報銷，但延期報銷期限不得超過[具體延期期限]。六、還款管理1.還款責任單位卡的還款責任由公司承擔，公司應按照與銀行簽訂的協(xié)議，按時足額償還單位卡的欠款。財務部門應建立單位卡還款臺賬，及時記錄每筆還款金額、還款時間等信息，確保還款準確無誤。2.還款方式公司可選擇通過銀行轉賬、支票等方式按時償還單位卡欠款。如采用銀行轉賬方式還款，財務部門應在還款日前將款項足額轉入單位卡賬戶，并確保轉賬信息準確無誤。如采用支票方式還款，財務部門應提前開具支票，并在支票上注明單位卡卡號、還款金額等信息。支票應及時交付銀行辦理還款手續(xù)，確保在還款日前到賬。3.逾期還款處理如因特殊原因導致公司未能按時償還單位卡欠款，財務部門應及時與銀行溝通，申請延期還款或協(xié)商制定還款計劃。對于逾期還款產(chǎn)生的利息、滯納金等費用，由公司承擔。同時，財務部門應及時分析逾期還款原因，采取相應措施避免類似情況再次發(fā)生。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督財務部門應定期對單位卡的使用情況進行檢查，包括消費記錄、報銷憑證、還款情況等，確保單位卡的使用符合公司規(guī)定和財務制度。審計部門應不定期對單位卡的管理和使用情況進行審計，重點檢查單位卡的申領、審批、使用、報銷、還款等環(huán)節(jié)是否存在違規(guī)行為。2.銀行監(jiān)督公司應與銀行保持密切溝通，及時了解單位卡的使用情況和銀行相關政策變化。銀行有權對單位卡的使用情況進行監(jiān)督檢查，如發(fā)現(xiàn)異常交易或違規(guī)行為，銀行有權采取相應措施，如凍結賬戶、限制交易等。公司應積極配合銀行的監(jiān)督檢查工作，并按照銀行要求進行整改。3.違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定使用單位卡的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、取消單位卡使用資格等。如因違規(guī)使用單位卡給公司造成經(jīng)濟損失的，公司將追