強(qiáng)化檔案制度管理制度總則一、目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案工作，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。檔案是公司發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，是公司各項(xiàng)工作的重要依據(jù)，對(duì)公司的持續(xù)發(fā)展具有重要意義。通過強(qiáng)化檔案管理制度，確保檔案的安全、完整、準(zhǔn)確和及時(shí)利用，為公司的決策、管理和運(yùn)營提供有力支持。二、適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位的檔案管理工作。包括公司的各類文件、資料、報(bào)表、合同、憑證、圖紙、影像等各種形式的檔案。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的集中管理和協(xié)調(diào)工作，各部門、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門、本單位的檔案管理工作。2.安全保密原則：檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案的安全和保密。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、復(fù)制、摘抄、銷毀檔案。3.便于利用原則：檔案管理工作應(yīng)注重檔案的利用價(jià)值，建立健全檔案檢索體系，提高檔案的利用效率，為公司的各項(xiàng)工作提供便捷的服務(wù)。4.規(guī)范管理原則：檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度進(jìn)行，做到檔案的收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范有序。四、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.公司綜合管理部（1）負(fù)責(zé)公司檔案管理制度的制定、修訂和完善。（2）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和協(xié)調(diào)工作，對(duì)各部門、各單位的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（3）負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用等各項(xiàng)工作。（4）負(fù)責(zé)公司檔案的鑒定、銷毀等工作，確保檔案的安全和保密。（5）負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)工作，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。2.各部門、各單位（1）負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、立卷、歸檔等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)歸檔。（2）負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的保管和利用工作，按照規(guī)定的權(quán)限和程序查閱、復(fù)制、摘抄檔案。（3）配合公司綜合管理部做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（4）負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案管理人員的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案的分類與歸檔范圍一、檔案分類公司檔案按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為以下幾類：1.行政管理類：包括公司的各種規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、通知、請(qǐng)示、報(bào)告、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等文件。2.人事管理類：包括公司的人事任免文件、員工檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核記錄等文件。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類：包括公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、稅務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等文件。4.經(jīng)營管理類：包括公司的經(jīng)營計(jì)劃、銷售合同、采購合同、客戶檔案等文件。5.工程技術(shù)類：包括公司的工程設(shè)計(jì)圖紙、施工圖紙、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、技術(shù)改造記錄等文件。6.其他類：包括公司的各種榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、照片、錄像等文件。二、歸檔范圍1.行政管理類（1）公司的各種規(guī)章制度、管理辦法、工作流程等文件，應(yīng)在發(fā)布之日起10個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（2）公司的各種會(huì)議紀(jì)要、通知、請(qǐng)示、報(bào)告等文件，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束或文件發(fā)出之日起5個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（3）公司的各種工作計(jì)劃、工作總結(jié)等文件，應(yīng)在計(jì)劃結(jié)束或總結(jié)完成之日起10個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.人事管理類（1）公司的人事任免文件、員工檔案、勞動(dòng)合同等文件，應(yīng)在文件生效之日起10個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（2）公司的培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核記錄等文件，應(yīng)在培訓(xùn)結(jié)束或考核完成之日起5個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類（1）公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、稅務(wù)報(bào)表等文件，應(yīng)在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后30個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（2）公司的審計(jì)報(bào)告等文件，應(yīng)在審計(jì)結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)歸檔。4.經(jīng)營管理類（1）公司的經(jīng)營計(jì)劃、銷售合同、采購合同等文件，應(yīng)在合同簽訂之日起10個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（2）公司的客戶檔案等文件，應(yīng)在客戶關(guān)系建立之日起10個(gè)工作日內(nèi)歸檔。5.工程技術(shù)類（1）公司的工程設(shè)計(jì)圖紙、施工圖紙等文件，應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收之日起30個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（2）公司的技術(shù)改造記錄等文件，應(yīng)在技術(shù)改造完成之日起10個(gè)工作日內(nèi)歸檔。6.其他類（1）公司的各種榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等文件，應(yīng)在獲得證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯之日起10個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（2）公司的照片、錄像等文件，應(yīng)在拍攝之日起10個(gè)工作日內(nèi)歸檔。檔案的收集與整理一、檔案的收集1.各部門、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)收集。2.檔案收集人員應(yīng)定期對(duì)本部門、本單位的文件、資料等進(jìn)行清理和整理，將應(yīng)歸檔的文件、資料及時(shí)移交公司綜合管理部。3.公司綜合管理部應(yīng)定期對(duì)各部門、各單位的檔案收集工作進(jìn)行督促和檢查，確保檔案的收集工作落到實(shí)處。二、檔案的整理1.檔案整理人員應(yīng)按照檔案的分類和歸檔范圍，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、整理、立卷、歸檔。2.檔案整理應(yīng)遵循檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。3.檔案整理應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案整理方法和技術(shù)，確保檔案的整理質(zhì)量。檔案的保管與利用一、檔案的保管1.公司綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案的安全和保密。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)、避光，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)救。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自將檔案借出檔案庫房。二、檔案的利用1.公司各部門、各單位因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本部門、本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司綜合管理部辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般為10個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。4.公司綜合管理部應(yīng)定期對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司的決策和管理提供參考依據(jù)。檔案的鑒定與銷毀一、檔案的鑒定1.公司綜合管理部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。2.檔案鑒定應(yīng)遵循檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，結(jié)合公司的實(shí)際情況，科學(xué)合理地確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。3.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)，鑒定小組由公司綜合管理部、各部門、各單位的檔案管理人員組成。4.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、登記，編制檔案鑒定清冊(cè)。二、檔案的銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進(jìn)行，銷毀過程應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案的安全和保密。3.檔案銷毀