管理性文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司管理性文件的規(guī)范化管理，確保文件的有效性、完整性和可追溯性，提高公司管理效率和決策科學(xué)性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類管理性文件的制定、審核、發(fā)布、使用、修訂、廢止及保管等環(huán)節(jié)。（三）管理職責(zé)1.行政部負(fù)責(zé)本制度的制定、修訂和解釋。統(tǒng)籌管理公司管理性文件，負(fù)責(zé)文件的編號、登記、歸檔和保管。組織文件的審核、發(fā)布和廢止工作。監(jiān)督檢查文件的執(zhí)行情況。2.各部門負(fù)責(zé)本部門管理性文件的起草、修訂和初審。負(fù)責(zé)本部門文件的使用、保管，并按要求執(zhí)行文件規(guī)定。配合行政部做好文件的相關(guān)工作。二、文件分類與編號（一）文件分類1.公司制度類：包括公司章程、基本管理制度、一般管理制度等。2.部門制度類：各部門制定的專項(xiàng)管理制度。3.通知通告類：公司發(fā)布的各類通知、通告、通報(bào)等。4.會議紀(jì)要類：公司各類會議形成的紀(jì)要。5.報(bào)告請示類：向上級單位或相關(guān)部門報(bào)送的報(bào)告、請示等文件。6.合同協(xié)議類：公司簽訂的各類合同、協(xié)議等。（二）文件編號1.編號規(guī)則公司制度類：公司簡稱+ZD+年份+序號，如“XX公司ZD20XX01”。部門制度類：公司簡稱+BM+部門代碼+年份+序號，如“XX公司BM0120XX01”，部門代碼由行政部統(tǒng)一規(guī)定。通知通告類：公司簡稱+TZ+年份+序號，如“XX公司TZ20XX01”。會議紀(jì)要類：公司簡稱+JY+年份+序號，如“XX公司JY20XX01”。報(bào)告請示類：公司簡稱+BG+年份+序號，如“XX公司BG20XX01”。合同協(xié)議類：公司簡稱+HT+年份+序號，如“XX公司HT20XX01”。2.編號說明年份為文件發(fā)布年份的后兩位數(shù)字。序號為該類文件當(dāng)年發(fā)布的順序號，從01開始編排。三、文件制定（一）制定原則1.符合國家法律法規(guī)和政策要求。2.緊密結(jié)合公司實(shí)際情況，具有可操作性。3.內(nèi)容明確、條理清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。4.避免與已有的文件內(nèi)容重復(fù)。（二）起草要求1.起草部門：根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)起草文件。涉及多個(gè)部門的文件，由行政部協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同起草。2.內(nèi)容要求明確文件的目的、適用范圍、職責(zé)分工、工作流程、工作標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。對于涉及業(yè)務(wù)操作的文件，應(yīng)詳細(xì)描述操作步驟和方法。語言表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、簡潔、易懂，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。3.格式要求標(biāo)題應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容。正文應(yīng)分段表述，層次分明，一般采用“一、”“（一）”“1.”等序號進(jìn)行分級。如有附件，應(yīng)在正文后注明附件名稱和序號，并將附件附在文件后面。（三）審核與批準(zhǔn)1.初審：文件起草完成后，起草部門負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行初審，確保文件內(nèi)容符合起草要求。2.審核公司制度類文件由行政部審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。部門制度類文件由部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)行政部審核，再報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。通知通告類、會議紀(jì)要類、報(bào)告請示類文件由行政部審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。合同協(xié)議類文件按照公司合同管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)：審核通過的文件，由批準(zhǔn)人簽署批準(zhǔn)意見，并注明批準(zhǔn)日期。四、文件發(fā)布（一）發(fā)布渠道1.公司內(nèi)部網(wǎng)站：重要的管理性文件應(yīng)在公司內(nèi)部網(wǎng)站發(fā)布，以便員工查閱和下載。2.公告欄：在公司公告欄張貼通知通告類文件，確保員工及時(shí)了解相關(guān)信息。3.郵件系統(tǒng)：對于需要傳達(dá)給特定人員的文件，可通過郵件系統(tǒng)發(fā)送。4.紙質(zhì)文件：對于一些不便于電子傳輸?shù)奈募?，可印發(fā)紙質(zhì)文件發(fā)放給相關(guān)部門和人員。（二）發(fā)布流程1.行政部根據(jù)文件批準(zhǔn)意見，對文件進(jìn)行排版、編號、登記等處理。2.將文件按照規(guī)定的發(fā)布渠道進(jìn)行發(fā)布，并記錄發(fā)布時(shí)間、發(fā)布范圍等信息。3.對于通過公司內(nèi)部網(wǎng)站發(fā)布的文件，應(yīng)在網(wǎng)站上設(shè)置文件檢索功能，方便員工查找。五、文件使用（一）文件查閱1.員工可通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、公告欄、郵件系統(tǒng)等渠道查閱相關(guān)文件。2.如需查閱紙質(zhì)文件，可到行政部檔案室辦理查閱手續(xù)。查閱人員應(yīng)愛護(hù)文件，不得在文件上涂改、標(biāo)記或損壞。3.對于涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行查閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印、摘抄或傳播。（二）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部辦理借閱手續(xù)。2.行政部對借閱申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后將文件借給借閱人，并登記借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，行政部應(yīng)及時(shí)催還。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。如文件丟失或損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、文件修訂（一）修訂時(shí)機(jī)1.法律法規(guī)、政策發(fā)生變化，導(dǎo)致文件內(nèi)容與新規(guī)定不符。2.公司組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)范圍、管理模式等發(fā)生重大調(diào)整，需要對文件進(jìn)行修訂。3.文件執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)存在問題或漏洞，需要進(jìn)行修訂完善。4.其他需要修訂文件的情況。（二）修訂流程1.提出修訂申請：由文件執(zhí)行部門或相關(guān)人員根據(jù)修訂時(shí)機(jī)，填寫《文件修訂申請表》，說明修訂原因、修訂內(nèi)容等。2.審核：行政部對修訂申請進(jìn)行審核，必要時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行討論，提出審核意見。3.起草與修改：根據(jù)審核意見，由原起草部門或相關(guān)部門負(fù)責(zé)對文件進(jìn)行起草和修改。4.審核與批準(zhǔn)：按照文件制定時(shí)的審核與批準(zhǔn)流程進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。5.發(fā)布與實(shí)施：修訂后的文件按照文件發(fā)布流程進(jìn)行發(fā)布，并及時(shí)通知相關(guān)部門和人員實(shí)施。七、文件廢止（一）廢止條件1.文件所規(guī)定的事項(xiàng)已經(jīng)完成或不再適用。2.新的文件發(fā)布后，原文件與之沖突或重復(fù)。3.法律法規(guī)、政策發(fā)生變化，導(dǎo)致文件失去效力。（二）廢止流程1.提出廢止申請：由文件執(zhí)行部門或相關(guān)人員填寫《文件廢止申請表》，說明廢止原因。2.審核：行政部對廢止申請進(jìn)行審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.發(fā)布廢止通知：行政部發(fā)布文件廢止通知，明確廢止文件的名稱、編號、廢止日期等信息。4.文件清理：行政部對廢止的文件進(jìn)行清理，將其從發(fā)布渠道上撤下，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管。八、文件保管（一）保管方式1.電子文檔保管：行政部負(fù)責(zé)將公司管理性文件的電子文檔進(jìn)行分類存儲，建立電子文檔數(shù)據(jù)庫，確保文件的安全存儲和便捷查詢。2.紙質(zhì)文檔保管：行政部設(shè)立檔案室，負(fù)責(zé)保管公司管理性文件的紙質(zhì)文檔。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保文件的安全。（二）保管期限1.長期保管文件：涉及公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、重要合同協(xié)議等文件，保管期限為永久。2.定期保管文件：其他管理性文件的保管期限根據(jù)文件性質(zhì)和重要程度確定，一般為310年。保管期限屆滿后，經(jīng)行政部審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（三）文件銷毀1.銷毀申請：對于保管期限屆滿或已廢止的文件，由行政部填寫《文件銷毀申請表》，說明銷毀文件的名稱、編號、數(shù)量等信息。2.審核與批準(zhǔn)：行政部對銷毀申請進(jìn)行審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，行政部指定專人