建筑公司證照管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司證照管理，規(guī)范證照的申請、領(lǐng)取、使用、保管、年檢、變更、注銷等行為，確保公司證照的安全與有效使用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、項(xiàng)目部涉及的各類資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照、安全生產(chǎn)許可證、施工許可證、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等各類證照的管理。3.職責(zé)分工綜合管理部：作為公司證照管理的歸口部門，負(fù)責(zé)證照的統(tǒng)一登記、保管、年檢、變更、注銷等工作，并建立證照管理臺賬；指導(dǎo)、監(jiān)督各部門正確使用證照；協(xié)調(diào)與政府相關(guān)部門的關(guān)系，辦理證照相關(guān)事宜。各業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門所需證照的申請、領(lǐng)取、歸還等工作，并指定專人負(fù)責(zé)與綜合管理部對接；按照規(guī)定正確使用證照，確保證照使用的合規(guī)性和安全性。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)配合綜合管理部提供證照年檢所需的財(cái)務(wù)資料，協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)。二、證照的申請與領(lǐng)取1.申請流程各業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，確定需申請的證照類型，并填寫《證照申請表》，詳細(xì)說明申請證照的名稱、用途、申請?jiān)虻刃畔ⅰ！蹲C照申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至綜合管理部。綜合管理部對申請表進(jìn)行審核，審核通過后，安排專人負(fù)責(zé)向政府相關(guān)部門提交申請材料。2.領(lǐng)取要求證照領(lǐng)取人應(yīng)在接到綜合管理部通知后，及時前往指定地點(diǎn)領(lǐng)取證照。領(lǐng)取時需攜帶有效身份證件，并在《證照領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。如因特殊原因無法本人領(lǐng)取，需委托他人代領(lǐng)的，代領(lǐng)人應(yīng)提供委托人的授權(quán)委托書及雙方有效身份證件。領(lǐng)取證照后，領(lǐng)取人應(yīng)立即將證照交至綜合管理部進(jìn)行登記保管，不得私自留存或使用。三、證照的使用1.使用范圍公司證照僅限在公司經(jīng)營活動、項(xiàng)目投標(biāo)、工程施工、辦理相關(guān)業(yè)務(wù)等范圍內(nèi)使用，不得用于其他任何非法或違規(guī)目的。嚴(yán)禁將公司證照外借、出租、轉(zhuǎn)讓給其他單位或個人使用。2.使用流程各部門因工作需要使用證照時，應(yīng)填寫《證照使用申請表》，注明使用證照的名稱、用途、使用期限、使用地點(diǎn)等信息?！蹲C照使用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至綜合管理部。綜合管理部對申請表進(jìn)行審核，審核通過后，在《證照使用登記表》上登記相關(guān)信息，并將證照交予申請人。申請人應(yīng)按照申請表上注明的用途、期限、地點(diǎn)等要求正確使用證照，使用完畢后應(yīng)及時歸還綜合管理部。歸還時，綜合管理部應(yīng)對證照進(jìn)行檢查，確保證照完好無損。3.復(fù)印件使用規(guī)定如因工作需要使用證照復(fù)印件，應(yīng)在復(fù)印件上注明“此復(fù)印件僅用于[具體用途]，再次復(fù)印無效”字樣，并加蓋公司公章。復(fù)印件使用部門應(yīng)將復(fù)印件使用情況記錄在《證照復(fù)印件使用登記表》上，注明復(fù)印件的用途、使用時間、使用人等信息。四、證照的保管1.保管方式綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的證照保管柜，對公司各類證照進(jìn)行分類存放，并指定專人負(fù)責(zé)保管。證照保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，確保證照的安全與完整。2.保管要求證照保管人員應(yīng)定期對證照進(jìn)行檢查，確保證照無損壞、遺失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報(bào)告綜合管理部，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。嚴(yán)禁在證照保管柜內(nèi)存放與證照無關(guān)的物品，確保保管環(huán)境整潔、干燥、安全。如因工作需要暫時借出證照，應(yīng)按照本制度規(guī)定的使用流程辦理相關(guān)手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。借出期間，保管人員應(yīng)跟蹤證照使用情況，確保按時收回。證照保管人員離職時，應(yīng)將所保管的證照全部交接給接替人員，并辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)包括證照清單、交接時間、交接雙方簽字等內(nèi)容。五、證照的年檢1.年檢要求綜合管理部應(yīng)提前了解各類證照的年檢時間、要求及所需材料，制定證照年檢計(jì)劃，并通知各相關(guān)部門。各部門應(yīng)按照年檢計(jì)劃的要求，及時準(zhǔn)備好年檢所需材料，并提交至綜合管理部。綜合管理部對各部門提交的年檢材料進(jìn)行審核，審核通過后，安排專人負(fù)責(zé)辦理證照年檢手續(xù)。2.年檢流程辦理年檢手續(xù)時，應(yīng)按照政府相關(guān)部門的要求，填寫年檢申請表，提交年檢所需材料，并繳納年檢費(fèi)用。如年檢過程中發(fā)現(xiàn)問題或需要補(bǔ)充材料，綜合管理部應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保年檢工作順利完成。年檢完成后，綜合管理部應(yīng)及時將年檢結(jié)果通知各相關(guān)部門，并將年檢后的證照妥善保管。六、證照的變更與注銷1.變更情形公司名稱、法定代表人、經(jīng)營范圍、注冊資本等登記事項(xiàng)發(fā)生變更時，應(yīng)及時辦理相關(guān)證照的變更手續(xù)。公司地址、聯(lián)系方式等信息發(fā)生變更時，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)通知相關(guān)部門，并辦理證照上相應(yīng)信息的變更手續(xù)。2.變更流程各業(yè)務(wù)部門根據(jù)變更事項(xiàng)，填寫《證照變更申請表》，并提交相關(guān)證明材料?！蹲C照變更申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至綜合管理部。綜合管理部對申請表及證明材料進(jìn)行審核，審核通過后，安排專人負(fù)責(zé)向政府相關(guān)部門提交變更申請材料，并辦理變更手續(xù)。變更手續(xù)辦理完成后，綜合管理部應(yīng)及時更新證照管理臺賬，并將變更后的證照妥善保管。3.注銷情形公司因合并、分立、破產(chǎn)、解散等原因終止經(jīng)營時，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)證照的注銷手續(xù)。公司不再從事相關(guān)業(yè)務(wù)活動，需要注銷特定證照時，應(yīng)按照規(guī)定辦理注銷手續(xù)。4.注銷流程各業(yè)務(wù)部門根據(jù)注銷事項(xiàng)，填寫《證照注銷申請表》，并提交相關(guān)證明材料?！蹲C照注銷申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至綜合管理部。綜合管理部對申請表及證明材料進(jìn)行審核，審核通過后，安排專人負(fù)責(zé)向政府相關(guān)部門提交注銷申請材料，并辦理注銷手續(xù)。注銷手續(xù)辦理完成后，綜合管理部應(yīng)及時在證照管理臺賬上注明注銷情況，并將注銷后的證照妥善保管或按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。七、證照的遺失與補(bǔ)辦1.遺失報(bào)告如發(fā)現(xiàn)公司證照遺失，證照使用部門或保管人員應(yīng)立即向綜合管理部報(bào)告，并說明遺失的時間、地點(diǎn)、證照名稱等信息。綜合管理部接到報(bào)告后，應(yīng)及時采取措施，防止證照被非法使用。同時，應(yīng)向政府相關(guān)部門掛失，并申請補(bǔ)辦。2.補(bǔ)辦流程綜合管理部根據(jù)遺失證照的類型，準(zhǔn)備補(bǔ)辦所需材料，并填寫補(bǔ)辦申請表。補(bǔ)辦申請表經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，提交至政府相關(guān)部門。政府相關(guān)部門對補(bǔ)辦申請進(jìn)行審核，審核通過后，頒發(fā)新的證照。綜合管理部領(lǐng)取新的證照后，應(yīng)及時更新證照管理臺賬，并將新證照妥善保管。八、監(jiān)督與檢查1.定期檢查綜合管理部應(yīng)定期對公司證照的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括證照的登記、保管、使用、年檢、變更、注銷等環(huán)節(jié)。檢查人員應(yīng)填寫《證照管理檢查記錄表》，詳細(xì)記錄檢查情況及發(fā)現(xiàn)的問題。2.不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對公司證照的管理情況進(jìn)行不定期抽查。抽查發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。3.責(zé)任追究對于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致公司證照遺失、損壞、外借、非法使用等情況的，公司將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。因證照管理不善給公司造成經(jīng)濟(jì)損