電商公司備用金管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范電商公司備用金的管理，提高資金使用效率，保障公司資金安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于電商公司全體員工在履行工作職責過程中涉及備用金使用的相關事項。（三）基本原則1.?？顚Ｓ迷瓌t：備用金應嚴格按照規(guī)定的用途使用，不得挪作他用。2.限額管理原則：根據(jù)不同崗位和業(yè)務需求，設定合理的備用金限額。3.及時報賬原則：使用備用金后，應及時辦理報賬手續(xù)，結(jié)清備用金。4.監(jiān)督檢查原則：公司財務部門對備用金的使用情況進行定期檢查和不定期抽查。二、備用金的申請與審批（一）申請條件1.因工作需要，經(jīng)常發(fā)生差旅費、業(yè)務招待費、零星采購等費用支出，且不便通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付的。2.經(jīng)公司領導批準的其他特殊情況。（二）申請流程1.申請人填寫《備用金申請表》，詳細說明申請備用金的用途、金額、預計使用期限等內(nèi)容。2.將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)工作實際情況進行審核，并簽署意見。3.審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至財務部門，財務部門對申請金額的合理性、必要性等進行審核，并簽署意見。4.最后，申請表提交至公司分管領導審批，經(jīng)審批同意后，財務部門方可發(fā)放備用金。（三）審批權(quán)限1.備用金申請金額在[X]元以下的，由部門負責人審核，財務部門負責人審批。2.備用金申請金額在[X]元至[X]元之間的，由部門負責人審核，財務部門負責人復核，公司分管領導審批。3.備用金申請金額在[X]元以上的，由部門負責人審核，財務部門負責人復核，公司總經(jīng)理審批。三、備用金的使用（一）使用范圍1.差旅費：員工因公務出差發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。2.業(yè)務招待費：公司因業(yè)務需要發(fā)生的招待客戶的費用，如餐飲、禮品、娛樂等。3.零星采購費：購買辦公用品、耗材、小型設備等金額較小的采購支出。4.其他經(jīng)公司領導批準的費用支出。（二）使用規(guī)定1.備用金必須按照申請用途使用，不得擅自改變用途。2.使用備用金時，應取得合法有效的票據(jù)，票據(jù)內(nèi)容應與備用金用途相符。3.對于超過[X]元的支出，應盡量通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付，確需使用現(xiàn)金支付的，應提前向財務部門說明情況并經(jīng)同意。4.嚴禁使用備用金進行個人借款或其他非法活動。（三）使用流程1.員工在使用備用金時，應填寫相關費用報銷憑證，詳細記錄費用發(fā)生的時間、地點、事由、金額等信息，并粘貼好合法有效的票據(jù)。2.將費用報銷憑證提交至所在部門負責人審核，部門負責人應核實費用的真實性、合理性，并簽署意見。3.審核通過后，費用報銷憑證流轉(zhuǎn)至財務部門，財務部門對票據(jù)的合法性、合規(guī)性以及費用報銷金額的準確性進行審核，并簽署意見。4.最后，費用報銷憑證提交至公司分管領導審批，經(jīng)審批同意后，財務部門方可辦理報銷手續(xù)，沖減備用金。四、備用金的保管（一）保管責任備用金由使用人負責保管，使用人應妥善保管備用金，確保資金安全，不得遺失、被盜或挪用。（二）保管方式1.備用金應存放在安全可靠的地方，如保險柜、抽屜等，并妥善保管鑰匙。2.對于現(xiàn)金形式的備用金，使用人應按照規(guī)定的限額存放，不得超額存放。3.如因特殊情況需要將備用金存放在公司指定地點以外的，應提前向財務部門報告并經(jīng)同意。（三）盤點與核對1.財務部門應定期對備用金進行盤點，盤點周期為[X]個月。2.盤點時，使用人應在場，如實提供備用金的使用情況和余額。3.盤點結(jié)束后，財務部門應編制《備用金盤點表》，記錄盤點情況，如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因并進行處理。五、備用金的報賬與核銷（一）報賬期限1.員工使用備用金后，應在費用發(fā)生之日起[X]個工作日內(nèi)辦理報賬手續(xù)。2.對于差旅費等有明確規(guī)定報賬期限的，應按照規(guī)定期限報賬。（二）報賬要求1.報賬憑證應真實、合法、有效，內(nèi)容完整，字跡清晰。2.票據(jù)粘貼應整齊規(guī)范，按照費用類型和時間順序排列。3.報賬金額應與備用金申請金額一致，如有差異，應說明原因并經(jīng)審批。（三）核銷流程1.員工將整理好的報賬憑證提交至所在部門負責人審核，部門負責人審核無誤后簽署意見。2.審核通過后，報賬憑證流轉(zhuǎn)至財務部門，財務部門對報賬憑證進行詳細審核，核實費用的真實性、合理性、合規(guī)性以及票據(jù)的合法性等。3.財務部門審核通過后，辦理備用金核銷手續(xù)，沖減備用金賬戶余額，并將報銷款項支付給員工。4.如報賬憑證存在問題，財務部門應及時通知員工補充或更正相關資料，待資料齊全且審核通過后再辦理核銷手續(xù)。六、備用金的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財務部門負責對備用金的使用情況進行日常監(jiān)督，定期檢查備用金的報賬情況、盤點情況等。2.審計部門負責對備用金的管理情況進行定期審計，檢查備用金管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）外部監(jiān)督1.接受稅務、審計等相關部門的監(jiān)督檢查，如實提供備用金的使用情況和相關資料。2.如因備用金管理不善導致公司受到處罰或損失的，相關責任人應承擔相應責任。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用備用金的行為，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處理。2.如因違規(guī)使用備用金給公司造成經(jīng)濟損失的，責任人應承擔相應的賠償責任。3.構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑