廣告公司物料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物料管理，規(guī)范物料的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，確保物料的合理利用，降低成本，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及物料管理的部門和人員，包括但不限于創(chuàng)意部、設(shè)計部、制作部、市場部、行政部等。（三）基本原則1.節(jié)約原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用物料，避免浪費(fèi)，降低公司運(yùn)營成本。2.規(guī)范原則：物料管理各環(huán)節(jié)應(yīng)遵循規(guī)范的流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保工作有序進(jìn)行。3.高效原則：以提高工作效率為目標(biāo)，優(yōu)化物料采購、使用和庫存管理，保障業(yè)務(wù)順利開展。二、物料分類與編碼（一）物料分類1.辦公用品類：如紙張、筆、文件夾、筆記本、計算器等。2.宣傳物料類：包括海報、宣傳單頁、畫冊、展架、橫幅等。3.制作材料類：如各類板材、管材、顏料、油墨、膠水等。4.設(shè)備及耗材類：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、墨盒、硒鼓等。5.禮品及贈品類：如禮品盒、禮品袋、小禮品等。6.其他物料類：不屬于以上分類的其他物料。（二）物料編碼1.為便于物料管理和識別，對每類物料進(jìn)行統(tǒng)一編碼。編碼應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編碼規(guī)則：采用數(shù)字和字母相結(jié)合的方式，前幾位數(shù)字代表物料類別，后幾位數(shù)字為順序號。例如，辦公用品類編碼為“01”開頭，宣傳物料類編碼為“02”開頭等。3.編碼由行政部負(fù)責(zé)制定和維護(hù)，確保編碼的準(zhǔn)確性和一致性。三、物料采購管理（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)工作需要，提前填寫《物料采購申請表》，詳細(xì)注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息。2.對于緊急采購需求，應(yīng)在申請表中注明“緊急”字樣，并說明原因。（二）采購審批1.《物料采購申請表》提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需求和預(yù)算情況進(jìn)行審批。2.審核通過后，申請表提交至行政部。行政部根據(jù)物料類別和采購金額進(jìn)行進(jìn)一步審批。采購金額在[X]元以下的，由行政部經(jīng)理審批。采購金額在[X]元至[X]元之間的，由分管行政的副總經(jīng)理審批。采購金額在[X]元以上的，由總經(jīng)理審批。（三）采購執(zhí)行1.行政部根據(jù)審批后的采購申請表，負(fù)責(zé)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等因素，優(yōu)先選擇長期合作且信譽(yù)良好的供應(yīng)商。3.采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同或協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式等條款。（四）采購驗(yàn)收1.物料到貨后，采購人員應(yīng)及時通知相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和申請表的要求，對物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對。3.對于驗(yàn)收合格的物料，驗(yàn)收人員應(yīng)在《物料驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。4.對于驗(yàn)收不合格的物料，驗(yàn)收人員應(yīng)及時通知采購人員與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。四、物料使用管理（一）領(lǐng)用制度1.各部門根據(jù)工作需要，指定專人負(fù)責(zé)物料的領(lǐng)用。領(lǐng)用人員應(yīng)填寫《物料領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到倉庫領(lǐng)取物料。2.倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)審批后的申請表發(fā)放物料，并在《物料領(lǐng)用登記表》上記錄領(lǐng)用日期、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門及人員等信息。3.對于貴重物料或限量發(fā)放的物料，應(yīng)嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量，并建立相應(yīng)的領(lǐng)用臺賬。（二）使用規(guī)范1.各部門應(yīng)教育員工正確使用物料，避免浪費(fèi)和損壞。2.在使用宣傳物料時，應(yīng)按照設(shè)計要求和使用規(guī)范進(jìn)行張貼、發(fā)放等操作，確保宣傳效果。3.在使用制作材料時，應(yīng)合理安排用料，提高材料利用率，避免過度浪費(fèi)。4.對于設(shè)備及耗材的使用，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，延長使用壽命。（三）物料回收與再利用1.對于可回收利用的物料，如紙張、包裝材料等，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)回收，并交至倉庫統(tǒng)一管理。2.倉庫管理人員應(yīng)定期對回收的物料進(jìn)行整理和分類，對于可再次使用的物料，應(yīng)妥善保管，以備后續(xù)使用。3.鼓勵員工積極參與物料回收與再利用工作，提出合理化建議，提高公司資源利用效率。五、物料庫存管理（一）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理人員應(yīng)定期對物料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為每月一次。2.在盤點(diǎn)前，倉庫管理人員應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計劃，明確盤點(diǎn)范圍、時間、人員分工等。3.盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，并做好記錄。4.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制《物料盤點(diǎn)報告》，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。（二）庫存安全管理1.倉庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，確保物料存放安全。2.對于易燃、易爆、有毒等危險物料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。3.倉庫應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常使用。4.倉庫管理人員應(yīng)加強(qiáng)對倉庫的日常巡查，防止物料丟失、損壞或被盜。（三）庫存預(yù)警1.行政部應(yīng)根據(jù)物料的使用頻率、采購周期等因素，設(shè)定合理的庫存預(yù)警指標(biāo)。2.當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警指標(biāo)時，倉庫管理人員應(yīng)及時通知行政部，行政部根據(jù)實(shí)際情況安排采購。3.對于積壓物料，倉庫管理人員應(yīng)定期進(jìn)行清理，并及時反饋給相關(guān)部門，以便采取相應(yīng)的處理措施，如促銷、報廢等。六、物料成本控制（一）預(yù)算控制1.公司應(yīng)制定年度物料采購預(yù)算，明確各部門的物料采購費(fèi)用上限。2.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算控制物料采購和使用，不得超預(yù)算支出。3.如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算審批流程進(jìn)行申請和審批。（二）成本分析1.行政部應(yīng)定期對物料采購成本、使用成本等進(jìn)行分析，評估物料管理的效益。2.通過成本分析，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和存在的問題，并提出改進(jìn)措施和建議。3.各部門應(yīng)配合行政部做好成本分析工作，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。（三）節(jié)約獎勵1.公司設(shè)立物料節(jié)約獎勵制度，對在物料管理工作中表現(xiàn)突出、節(jié)約物料成效顯著的部門和個人給予獎勵。2.獎勵方式包括榮譽(yù)表彰、獎金、獎品等，具體獎勵標(biāo)準(zhǔn)由行政部制定并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。七、物料報廢管理（一）報廢申請1.對于無法使用或已損壞的物料，使用部門應(yīng)填寫《物料報廢申請表》，詳細(xì)說明報廢原因、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.《物料報廢申請表》提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批。（二）報廢鑒定1.審核通過后，申請表提交至行政部。行政部組織相關(guān)人員對報廢物料進(jìn)行鑒定，確定是否符合報廢條件。2.對于價值較高的物料，必要時可邀請專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行鑒定。（三）報廢處理1.經(jīng)鑒定符合報廢條件的物料，行政部應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如變賣、銷毀等。2.在報廢處理過程中，應(yīng)做好記錄，包括報廢日期、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、處理方式等信息。3.對于有回收價值的報廢物料，應(yīng)按照物料回收與再利用的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部負(fù)責(zé)對公司物料管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括物料采購、使用、庫存、成本控制等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.公司將物料管理工作納入部門和個人的績效考核體系，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，對未達(dá)標(biāo)的部門和個人進(jìn)行相應(yīng)的處罰。2.