白云區(qū)辦公設(shè)備管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公設(shè)備的管理，規(guī)范辦公設(shè)備的采購、使用、維護(hù)、報廢等流程，確保辦公設(shè)備的正常運行，提高辦公效率，降低辦公成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于白云區(qū)公司總部及各分支機(jī)構(gòu)所有辦公設(shè)備的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司辦公設(shè)備實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一維護(hù)的管理方式。2.合理配置原則：根據(jù)工作實際需要，合理配置辦公設(shè)備，避免資源浪費。3.高效使用原則：提高辦公設(shè)備的使用效率，充分發(fā)揮其功能，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力支持。4.規(guī)范操作原則：使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用辦公設(shè)備，確保設(shè)備安全、正常運行。5.定期維護(hù)原則：定期對辦公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，及時排除故障，延長設(shè)備使用壽命。二、管理職責(zé)（一）行政部門1.負(fù)責(zé)辦公設(shè)備管理制度的制定、修訂和完善，并組織實施。2.負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的采購、選型、驗收、入庫、發(fā)放、調(diào)配、報廢等工作。3.負(fù)責(zé)建立辦公設(shè)備臺賬，定期對辦公設(shè)備進(jìn)行清查盤點，確保賬實相符。4.負(fù)責(zé)聯(lián)系專業(yè)維修機(jī)構(gòu)，對辦公設(shè)備進(jìn)行維修保養(yǎng)，及時解決設(shè)備故障。5.負(fù)責(zé)辦公設(shè)備使用情況的監(jiān)督檢查，對違規(guī)使用行為進(jìn)行糾正和處理。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門辦公設(shè)備的日常使用、保管和維護(hù)，確保設(shè)備正常運行。2.負(fù)責(zé)向行政部門提出辦公設(shè)備的采購、維修、報廢等申請。3.配合行政部門做好辦公設(shè)備的清查盤點工作。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核辦公設(shè)備的采購預(yù)算和費用報銷。2.負(fù)責(zé)對辦公設(shè)備的固定資產(chǎn)進(jìn)行核算和管理。三、采購管理（一）采購計劃1.使用部門根據(jù)工作需要，提前填寫《辦公設(shè)備采購申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門。2.行政部門匯總各部門采購申請，結(jié)合公司實際情況和預(yù)算安排，制定年度辦公設(shè)備采購計劃，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.年度采購計劃批準(zhǔn)后，行政部門根據(jù)實際需求，分批次下達(dá)采購任務(wù)。（二）采購流程1.行政部門根據(jù)采購計劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行詢價、比價、議價，確定最終供應(yīng)商。2.行政部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確設(shè)備規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.采購合同簽訂后，行政部門負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)商的供貨情況，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。4.設(shè)備到貨后，行政部門組織使用部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。（三）采購預(yù)算1.辦公設(shè)備采購應(yīng)嚴(yán)格按照公司預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購。2.因工作需要確需追加采購預(yù)算的，使用部門應(yīng)提前提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財務(wù)部門調(diào)整預(yù)算。四、使用管理（一）領(lǐng)用登記1.辦公設(shè)備采購入庫后，行政部門根據(jù)使用部門的申請，辦理領(lǐng)用手續(xù)，填寫《辦公設(shè)備領(lǐng)用登記表》，注明設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息。2.領(lǐng)用人在領(lǐng)用設(shè)備時，應(yīng)認(rèn)真檢查設(shè)備的外觀、性能等，確認(rèn)無誤后簽字領(lǐng)取。（二）使用規(guī)范1.使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用辦公設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置和程序。2.辦公設(shè)備只能用于公司業(yè)務(wù)工作，不得挪作私用。3.使用人員應(yīng)保持辦公設(shè)備的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行擦拭和保養(yǎng)。4.辦公設(shè)備發(fā)生故障時，使用人員應(yīng)及時報告行政部門，不得自行拆卸或維修。（三）使用監(jiān)督1.行政部門定期對辦公設(shè)備的使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促使用部門整改。2.對于違規(guī)使用辦公設(shè)備的行為，行政部門有權(quán)責(zé)令其改正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。五、維護(hù)管理（一）維護(hù)計劃1.行政部門根據(jù)辦公設(shè)備的使用情況和性能特點，制定年度維護(hù)計劃，明確維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)時間、維護(hù)責(zé)任人等。2.維護(hù)計劃應(yīng)包括設(shè)備的日常保養(yǎng)、定期巡檢、故障維修、軟件升級等方面。（二）維護(hù)實施1.行政部門按照維護(hù)計劃，組織專業(yè)維修人員或聯(lián)系供應(yīng)商對辦公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。2.維修人員在維護(hù)保養(yǎng)過程中，應(yīng)做好記錄，包括維護(hù)時間、維護(hù)內(nèi)容、更換部件等信息。3.對于重大設(shè)備故障，行政部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員進(jìn)行分析和處理，制定解決方案，并做好記錄。（三）維修費用1.辦公設(shè)備的日常維護(hù)保養(yǎng)費用由公司承擔(dān)。2.因使用不當(dāng)或人為損壞導(dǎo)致設(shè)備故障的，維修費用由責(zé)任人承擔(dān)。3.維修費用的報銷應(yīng)按照公司財務(wù)制度執(zhí)行，憑有效發(fā)票和維修記錄進(jìn)行報銷。六、報廢管理（一）報廢條件1.已超過使用年限，且設(shè)備性能嚴(yán)重下降，無法正常使用的。2.因技術(shù)進(jìn)步或其他原因，已被淘汰的。3.因意外事故或自然災(zāi)害導(dǎo)致設(shè)備嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)的。4.設(shè)備維修成本過高，無維修價值的。（二）報廢申請1.使用部門發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備符合報廢條件時，應(yīng)填寫《辦公設(shè)備報廢申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、規(guī)格型號、購置時間、報廢原因等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門。2.行政部門組織相關(guān)人員對申請報廢的設(shè)備進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報廢條件后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）報廢處理1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)報廢的辦公設(shè)備，行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系專業(yè)回收公司進(jìn)行處理。2.回收公司在處理報廢設(shè)備時，應(yīng)確保設(shè)備的零部件不被非法利用，避免對環(huán)境造成污染。3.行政部門應(yīng)及時對報廢設(shè)備進(jìn)行核銷，更新辦公設(shè)備臺賬。七、盤點管理（一）盤點計劃1.行政部門每年定期組織對辦公設(shè)備進(jìn)行清查盤點，制定盤點計劃，明確盤點時間、范圍、人員等。2.盤點計劃應(yīng)提前通知各使用部門，要求其做好準(zhǔn)備工作。（二）盤點實施1.盤點人員按照盤點計劃，對辦公設(shè)備進(jìn)行逐一清查盤點，核對設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、使用狀態(tài)等信息。2.盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并填寫《辦公設(shè)備盤點差異表》。（三）盤點結(jié)果處理1.行政部門根據(jù)盤點結(jié)果，編制《辦公設(shè)備盤點報告》，分析盤點差異原因，提出處理意見和建議。2.對于盤盈的辦公設(shè)備，應(yīng)及時