房地產(chǎn)公司檔案管理制度總則一、目的為加強房地產(chǎn)公司檔案管理工作，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于房地產(chǎn)公司總部及各下屬項目公司、分支機構的檔案管理工作。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負責檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作。2.分級負責原則：各部門、各項目公司應按照本制度的要求，負責本部門、本項目公司檔案的收集、整理、歸檔和移交工作，并對所移交檔案的真實性、完整性和準確性負責。3.安全保密原則：檔案管理工作應嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案的安全保密。4.便于利用原則：檔案管理工作應注重檔案的利用價值，采取有效措施，提高檔案的利用效率。四、檔案管理機構及職責1.公司綜合管理部為公司檔案管理的主管部門，負責公司檔案管理制度的制定、修訂和監(jiān)督執(zhí)行，負責公司檔案的統(tǒng)一管理和協(xié)調工作。2.各部門、各項目公司應指定專人負責本部門、本項目公司檔案的管理工作，明確檔案管理人員的職責和權限。3.檔案管理人員應具備良好的政治素質和業(yè)務能力，熟悉檔案管理業(yè)務，遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行檔案管理職責。檔案的分類與歸檔范圍一、檔案分類公司檔案分為文書檔案、會計檔案、工程檔案、人事檔案、客戶檔案等五大類。1.文書檔案：包括公司各類文件、會議紀要、報告、請示、批復、通知、函件等。2.會計檔案：包括公司會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告等。3.工程檔案：包括公司工程項目的規(guī)劃設計文件、施工圖紙、工程變更記錄、竣工驗收資料等。4.人事檔案：包括公司員工的個人基本信息、勞動合同、培訓記錄、考核評價等。5.客戶檔案：包括公司客戶的基本信息、購房合同、付款憑證、物業(yè)維修記錄等。二、歸檔范圍1.文書檔案（1）公司各類文件的正本、定稿及相關附件。（2）公司會議紀要、決議、決定等。（3）公司領導的講話、報告、批示等。（4）公司向上級機關報送的各類文件及上級機關的批復、批示等。（5）公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議等。（6）公司內部管理制度、規(guī)定、辦法等。（7）公司各類報表、統(tǒng)計資料等。（8）其他具有保存價值的文書資料。2.會計檔案（1）會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。（2）會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬、輔助賬簿等。（3）財務報表：包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權益變動表等。（4）審計報告：包括內部審計報告、外部審計報告等。（5）其他與會計核算有關的資料，如銀行對賬單、余額調節(jié)表等。3.工程檔案（1）工程項目的規(guī)劃設計文件：包括項目建議書、可行性研究報告、規(guī)劃設計方案、初步設計文件、施工圖設計文件等。（2）工程項目的施工資料：包括施工組織設計、施工日志、工程變更記錄、工程驗收記錄、隱蔽工程驗收記錄等。（3）工程項目的竣工資料：包括竣工報告、竣工圖紙、工程結算資料等。（4）其他與工程項目有關的資料，如工程監(jiān)理報告、工程質量檢測報告等。4.人事檔案（1）員工的個人基本信息：包括身份證、學歷證書、職稱證書等。（2）員工的勞動合同：包括勞動合同書、勞動合同變更書、勞動合同續(xù)簽書等。（3）員工的培訓記錄：包括內部培訓記錄、外部培訓記錄、培訓證書等。（4）員工的考核評價記錄：包括月度考核表、季度考核表、年度考核表等。（5）其他與員工有關的資料，如員工獎懲記錄、員工離職手續(xù)等。5.客戶檔案（1）客戶的基本信息：包括客戶姓名、身份證號碼、聯(lián)系方式等。（2）客戶的購房合同：包括商品房買賣合同、補充協(xié)議等。（3）客戶的付款憑證：包括購房款收據(jù)、銀行轉賬憑證等。（4）客戶的物業(yè)維修記錄：包括維修申請單、維修工單、維修驗收單等。（5）其他與客戶有關的資料，如客戶投訴記錄、客戶滿意度調查等。檔案的收集與整理一、檔案的收集1.各部門、各項目公司應指定專人負責本部門、本項目公司檔案的收集工作，及時將本部門、本項目公司形成的檔案資料移交公司綜合管理部。2.公司綜合管理部應定期對各部門、各項目公司的檔案收集工作進行檢查和指導，確保檔案資料的及時收集和移交。3.檔案資料的收集應遵循“誰形成、誰負責”的原則，確保檔案資料的真實性、完整性和準確性。二、檔案的整理1.公司綜合管理部應按照檔案分類和歸檔范圍的要求，對收集到的檔案資料進行整理和分類，編制檔案目錄和檔案編號。2.檔案整理應遵循“規(guī)范、整齊、美觀”的原則，確保檔案資料的排列有序、裝訂整齊、標識清晰。3.檔案整理過程中，應注意對檔案資料的保護，避免檔案資料的損壞、丟失和泄密。檔案的保管與利用一、檔案的保管1.公司綜合管理部應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設施和設備，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持干燥、通風、避光、防火、防盜、防蟲、防霉等良好的保管環(huán)境，嚴禁存放易燃、易爆、易腐蝕等物品。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)檔案資料損壞、丟失或泄密等情況，應及時采取措施進行處理。4.檔案管理人員應嚴格遵守檔案借閱制度，未經(jīng)批準，不得擅自將檔案資料借出檔案庫房。二、檔案的利用1.公司內部各部門、各項目公司因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案借閱登記表，經(jīng)部門負責人批準后，到公司綜合管理部辦理借閱手續(xù)。2.公司外部單位因工作需要查閱檔案的，應出具單位介紹信和查閱人的身份證明，經(jīng)公司領導批準后，到公司綜合管理部辦理查閱手續(xù)。3.檔案借閱期限一般為10個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案借閱人應愛護檔案資料，不得擅自涂改、損壞或丟失檔案資料，如有違反，應承擔相應的法律責任。檔案的鑒定與銷毀一、檔案的鑒定1.公司綜合管理部應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值和保管期限。2.檔案鑒定工作應遵循“實事求是、區(qū)別對待、保用結合”的原則，確保檔案的真實、完整和有效利用。3.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司領導批準后，進行銷毀處理。二、檔案的銷毀1.檔案銷毀工作應由公司綜合管理部和相關部門共同負責，確保檔案的安全銷毀。2.檔案銷毀應在指定的地點進行，并由兩人以上共同