財(cái)務(wù)檔案室管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案室的管理，確保財(cái)務(wù)檔案的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司財(cái)務(wù)部門及涉及財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：財(cái)務(wù)檔案由公司財(cái)務(wù)檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人不得擅自分散保存。2.安全保密原則：確保財(cái)務(wù)檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.完整準(zhǔn)確原則：保證財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容的完整和準(zhǔn)確，如實(shí)反映公司財(cái)務(wù)活動情況。4.方便利用原則：便于公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和使用財(cái)務(wù)檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、裝訂、保管和移交工作。2.制定財(cái)務(wù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。3.對財(cái)務(wù)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。4.定期對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、分類、編號、上架等。3.做好財(cái)務(wù)檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.按照規(guī)定的程序和要求，為公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱和借閱服務(wù)。5.協(xié)助財(cái)務(wù)部門定期對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成的財(cái)務(wù)檔案的收集、整理，并及時(shí)移交財(cái)務(wù)檔案室。2.按照規(guī)定的程序和要求，辦理財(cái)務(wù)檔案的查閱和借閱手續(xù)。3.不得擅自銷毀、涂改、偽造財(cái)務(wù)檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.會計(jì)憑證：包括原始憑證和記賬憑證。2.會計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及附注等。4.稅務(wù)資料：納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。5.銀行對賬單及余額調(diào)節(jié)表。6.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算資料。7.財(cái)務(wù)合同、協(xié)議。8.財(cái)務(wù)審批文件。9.其他財(cái)務(wù)相關(guān)資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的財(cái)務(wù)檔案收集齊全，整理規(guī)范后移交財(cái)務(wù)檔案室。2.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)保持原有的整理順序，不得隨意拆散、抽取或更換。3.對于電子財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進(jìn)行保存，并定期進(jìn)行備份。（三）整理方法1.會計(jì)憑證：按照記賬憑證的編號順序，將原始憑證附在相應(yīng)的記賬憑證后面，折疊整齊，加具封面和封底，裝訂成冊，并在裝訂處加蓋騎縫章。2.會計(jì)賬簿：按照賬簿的種類和編號順序，整理成冊，加裝封面和封底，并在封面注明賬簿名稱、年度、月份、冊數(shù)等信息。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：按照報(bào)告的種類和時(shí)間順序，整理成冊，加裝封面和封底，并在封面注明報(bào)告名稱、年度、月份等信息。4.其他財(cái)務(wù)資料：按照資料的類別和時(shí)間順序，進(jìn)行分類整理，加裝封面和封底，并在封面注明資料名稱、年度、月份等信息。四、檔案裝訂與編號（一）裝訂要求1.裝訂應(yīng)牢固、整齊、美觀，不得有掉頁、缺頁等現(xiàn)象。2.裝訂線應(yīng)在憑證的左側(cè)，不得壓字。3.對于過大的原始憑證，應(yīng)折疊整齊，不得超過記賬憑證的大小。（二）編號規(guī)則1.會計(jì)憑證：按照年度和月份進(jìn)行編號，如“[年份]年[月份]字第[憑證號]號”。2.會計(jì)賬簿：按照賬簿的種類進(jìn)行編號，如總賬為“1”，明細(xì)賬為“2”等，每本賬簿從“1”開始編號。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：按照報(bào)告的種類和時(shí)間順序進(jìn)行編號，如年度財(cái)務(wù)報(bào)表為“[年份]年財(cái)字第[報(bào)表號]號”。4.其他財(cái)務(wù)資料：按照資料的類別和時(shí)間順序進(jìn)行編號，如財(cái)務(wù)合同為“財(cái)合字第[合同號]號”。五、檔案保管（一）保管期限1.會計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管，月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年。4.稅務(wù)資料：保管期限按照國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行。5.銀行對賬單及余額調(diào)節(jié)表：保管期限為10年。6.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算資料：保管期限為10年。7.財(cái)務(wù)合同、協(xié)議：保管期限為合同履行完畢后10年。8.財(cái)務(wù)審批文件：保管期限為相關(guān)事項(xiàng)處理完畢后10年。9.其他財(cái)務(wù)資料：保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但不得少于10年。（二）保管地點(diǎn)1.財(cái)務(wù)檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱，防止檔案丟失或損壞。4.財(cái)務(wù)檔案室應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)吸煙、堆放雜物等。六、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.查閱財(cái)務(wù)檔案應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱內(nèi)容、查閱目的、查閱時(shí)間等信息。2.《財(cái)務(wù)檔案查閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交財(cái)務(wù)檔案室。3.財(cái)務(wù)檔案室根據(jù)申請內(nèi)容，確定查閱檔案的范圍，并安排專人負(fù)責(zé)查閱。4.查閱人員應(yīng)在財(cái)務(wù)檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。5.查閱過程中，查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。（二）借閱程序1.借閱財(cái)務(wù)檔案應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱內(nèi)容、借閱目的、借閱時(shí)間等信息。2.《財(cái)務(wù)檔案借閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，由檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，并將檔案交付借閱人員。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。（三）查閱與借閱限制1.涉及公司機(jī)密的財(cái)務(wù)檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱和借閱。2.財(cái)務(wù)檔案原則上不得外借，如有特殊情況需要外借的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱和借閱財(cái)務(wù)檔案的人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案移交與銷毀（一）移交1.財(cái)務(wù)檔案保管期滿后，需要移交公司檔案管理部門統(tǒng)一保管的，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，編制檔案移交清冊，辦理移交手續(xù)。2.檔案移交清冊應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、起止時(shí)間、保管期限等信息，并由交接雙方簽字確認(rèn)。（二）銷毀1.財(cái)務(wù)檔案保管期滿，且無繼續(xù)保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.銷毀財(cái)務(wù)檔案應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、起止時(shí)間、保管期限等信息。3.《財(cái)務(wù)檔案銷毀申請表》經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會同財(cái)務(wù)部門相關(guān)人員共同進(jìn)行銷毀。4.銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。5.銷毀清冊應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、起止時(shí)間、保管期限、銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、監(jiān)銷人員等信息，并永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)1.公司應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)，建立財(cái)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的電子化管理。2.財(cái)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理的效率和水平。（二）電子檔案管理1.電子財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進(jìn)行保存，并定期進(jìn)行備份。2.電子財(cái)務(wù)檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力，其保管期限與紙質(zhì)檔案一致。3.查閱和借閱電子財(cái)務(wù)檔案應(yīng)通過財(cái)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對財(cái)務(wù)檔案室管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、裝訂、保管等情況。2.財(cái)務(wù)檔案的查閱和借閱手續(xù)是否齊全、規(guī)范。3.財(cái)務(wù)檔案的信息化管理情況。4.財(cái)務(wù)檔案的銷毀情況是否符合規(guī)定。（三）檢查頻率公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對財(cái)務(wù)檔案室進(jìn)行檢查，每年至