煤礦合同結(jié)算管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)煤礦合同結(jié)算管理，規(guī)范結(jié)算流程，確保公司經(jīng)濟(jì)利益，保障合同的有效履行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與煤礦相關(guān)業(yè)務(wù)往來的各類合同結(jié)算管理，包括但不限于煤炭采購合同、工程承包合同、設(shè)備租賃合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同結(jié)算必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保結(jié)算行為合法、合規(guī)。2.準(zhǔn)確及時原則結(jié)算數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，結(jié)算流程應(yīng)及時高效，避免因結(jié)算延誤或錯誤給公司造成損失。3.權(quán)責(zé)清晰原則明確各部門在合同結(jié)算中的職責(zé)和權(quán)限，確保結(jié)算工作有序進(jìn)行。4.風(fēng)險控制原則加強(qiáng)對合同結(jié)算風(fēng)險的識別、評估和控制，保障公司資金安全。二、合同結(jié)算流程（一）結(jié)算申請1.合同執(zhí)行部門在合同約定的結(jié)算節(jié)點(diǎn)前，根據(jù)合同履行情況，填寫《合同結(jié)算申請表》，詳細(xì)說明結(jié)算事項(xiàng)、結(jié)算金額、結(jié)算依據(jù)等內(nèi)容，并附上相關(guān)證明材料。2.《合同結(jié)算申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門。（二）財務(wù)審核1.財務(wù)部門收到《合同結(jié)算申請表》后，對結(jié)算金額、結(jié)算方式、付款條件等進(jìn)行審核。2.審核合同執(zhí)行情況，檢查是否存在未履行完畢的合同義務(wù)，如有未完成事項(xiàng)，應(yīng)在《合同結(jié)算申請表》上注明，并要求合同執(zhí)行部門在完成相關(guān)事項(xiàng)后再行申請結(jié)算。3.核對結(jié)算數(shù)據(jù)與合同約定的一致性，包括數(shù)量、單價、金額等，如有差異，應(yīng)與合同執(zhí)行部門溝通核實(shí)。4.審核相關(guān)證明材料的真實(shí)性、完整性和合法性，如發(fā)票、驗(yàn)收報告、結(jié)算清單等。5.財務(wù)審核通過后，在《合同結(jié)算申請表》上簽字確認(rèn)，并提交至審批部門。（三）審批流程1.根據(jù)合同金額大小和公司審批權(quán)限規(guī)定，《合同結(jié)算申請表》依次提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審查結(jié)算申請，對結(jié)算金額、結(jié)算依據(jù)、付款方式等進(jìn)行全面評估，簽署審批意見。3.對于重大合同結(jié)算或存在爭議的結(jié)算事項(xiàng)，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)班子會議審議決定。（四）結(jié)算支付1.審批通過后的《合同結(jié)算申請表》交至財務(wù)部門，財務(wù)部門根據(jù)審批意見安排資金支付。2.支付方式應(yīng)符合合同約定和公司財務(wù)規(guī)定，優(yōu)先采用銀行轉(zhuǎn)賬方式。3.在支付款項(xiàng)前，財務(wù)部門應(yīng)再次核對收款方信息，確保支付準(zhǔn)確無誤。4.支付完成后，財務(wù)部門應(yīng)及時登記入賬，并將結(jié)算憑證妥善保管。三、結(jié)算依據(jù)（一）合同約定合同中應(yīng)明確結(jié)算方式、結(jié)算周期、結(jié)算單價、結(jié)算數(shù)量等條款，作為結(jié)算的基本依據(jù)。（二）驗(yàn)收報告1.對于涉及貨物交付或工程完工的合同，必須提供由驗(yàn)收部門或人員簽署的驗(yàn)收報告，證明貨物或工程已達(dá)到合同約定的標(biāo)準(zhǔn)。2.驗(yàn)收報告應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)果、驗(yàn)收日期等信息。（三）發(fā)票1.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定及時開具合法有效的發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與合同內(nèi)容一致。2.發(fā)票作為財務(wù)記賬和支付款項(xiàng)的重要憑證，必須真實(shí)、完整、合規(guī)。（四）結(jié)算清單合同執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生情況，編制結(jié)算清單，詳細(xì)列出結(jié)算項(xiàng)目、數(shù)量、單價、金額等明細(xì)，作為結(jié)算申請的附件。四、部門職責(zé)（一）合同執(zhí)行部門1.負(fù)責(zé)合同的具體執(zhí)行，按照合同約定履行義務(wù)，確保合同順利完成。2.及時收集、整理與合同結(jié)算相關(guān)的資料，如驗(yàn)收報告、結(jié)算清單等，并提交至財務(wù)部門。3.配合財務(wù)部門和審批部門進(jìn)行結(jié)算審核和審批工作，對結(jié)算過程中出現(xiàn)的問題及時進(jìn)行溝通和解決。（二）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同結(jié)算的財務(wù)審核工作，審核結(jié)算金額、結(jié)算方式、付款條件等是否符合合同約定和公司財務(wù)規(guī)定。2.核對結(jié)算數(shù)據(jù)與相關(guān)證明材料的一致性，確保結(jié)算數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.根據(jù)審批意見安排資金支付，做好財務(wù)記錄和檔案管理工作。（三）審批部門1.按照公司審批權(quán)限規(guī)定，對合同結(jié)算申請進(jìn)行審批，簽署審批意見。2.對重大合同結(jié)算或存在爭議的結(jié)算事項(xiàng)進(jìn)行決策，確保公司利益得到保障。（四）驗(yàn)收部門1.負(fù)責(zé)對貨物交付或工程完工情況進(jìn)行驗(yàn)收，并出具驗(yàn)收報告。2.確保驗(yàn)收工作客觀、公正、準(zhǔn)確，驗(yàn)收結(jié)果真實(shí)反映實(shí)際情況。五、結(jié)算爭議處理（一）爭議提出1.在合同結(jié)算過程中，如合同執(zhí)行部門、財務(wù)部門或其他相關(guān)方對結(jié)算金額、結(jié)算方式、結(jié)算依據(jù)等存在爭議，應(yīng)及時提出。2.爭議提出方應(yīng)填寫《合同結(jié)算爭議申請表》，詳細(xì)說明爭議事項(xiàng)、爭議理由及相關(guān)證據(jù)。（二）爭議協(xié)商1.合同執(zhí)行部門、財務(wù)部門等相關(guān)方應(yīng)就爭議事項(xiàng)進(jìn)行協(xié)商，尋求解決方案。2.協(xié)商過程中，各方應(yīng)充分溝通，提供相關(guān)證據(jù)和資料，以支持自己的觀點(diǎn)。3.如協(xié)商達(dá)成一致意見，應(yīng)簽訂《合同結(jié)算爭議協(xié)商解決協(xié)議》，明確爭議解決方案和各方責(zé)任。（三）爭議裁決1.如協(xié)商無法解決爭議，可提交至公司內(nèi)部的爭議裁決機(jī)構(gòu)進(jìn)行裁決。2.爭議裁決機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、合同約定和實(shí)際情況，對爭議事項(xiàng)進(jìn)行公正裁決。3.爭議裁決結(jié)果應(yīng)及時通知各方，并作為最終結(jié)算的依據(jù)。六、結(jié)算檔案管理（一）檔案內(nèi)容合同結(jié)算檔案應(yīng)包括以下資料：1.《合同結(jié)算申請表》及相關(guān)附件，如驗(yàn)收報告、結(jié)算清單、發(fā)票等。2.合同執(zhí)行過程中的相關(guān)文件和記錄，如往來函件、會議紀(jì)要等。3.結(jié)算審核和審批過程中的文件，如財務(wù)審核意見、領(lǐng)導(dǎo)審批意見等。4.與合同結(jié)算相關(guān)的其他資料。（二）檔案整理1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同結(jié)算檔案進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案資料完整、有序。2.檔案應(yīng)按照合同類別、結(jié)算時間等進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。（三）檔案保管1.合同結(jié)算檔案應(yīng)妥善保管，保管期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。2.檔案保管期間，應(yīng)確保檔案的安全和保密，防止檔案丟失、損壞或泄露。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同結(jié)算檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案保管部門查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案保管部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或損壞。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對合同結(jié)算管理情況進(jìn)行審計，檢查結(jié)算流程是否合規(guī)、結(jié)算數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、檔案管理是否規(guī)范等。2.審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）日常監(jiān)督1.財務(wù)部門和合同執(zhí)行部門應(yīng)加強(qiáng)對合同結(jié)算工作的日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決結(jié)算過程中出現(xiàn)