機關(guān)單位文件管理制度一、總則（一）目的為加強機關(guān)單位文件管理，確保文件的規(guī)范、高效運轉(zhuǎn)，提高工作效率，保障工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關(guān)單位內(nèi)部各部門及全體工作人員在文件的起草、審核、印發(fā)、傳遞、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：文件內(nèi)容應(yīng)準確無誤，格式符合規(guī)定要求，語言表達清晰、簡潔、規(guī)范。2.及時高效原則：文件的處理應(yīng)及時、迅速，避免積壓延誤，確保工作的時效性。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保文件信息的安全，防止文件泄露。4.精簡實用原則：文件應(yīng)注重實效，精簡內(nèi)容，避免形式主義，切實解決實際問題。二、文件分類與編號（一）文件分類1.上級文件：包括黨和國家機關(guān)、上級主管部門下發(fā)的各類文件。2.本機關(guān)文件：由本機關(guān)制發(fā)的各類文件，包括決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。3.平行文件：與本機關(guān)平級單位之間往來的文件。4.下級文件：本機關(guān)下屬單位上報的文件。（二）文件編號1.上級文件編號：沿用上級文件原編號。2.本機關(guān)文件編號：采用“[機關(guān)代字][年份][序號]”的形式。其中，機關(guān)代字由辦公室統(tǒng)一確定；年份為文件制發(fā)的公元年份，用全稱標注，并用六角括號“〔〕”括入；序號為文件的流水號，用阿拉伯數(shù)字標注，不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。例如：[機關(guān)代字]〔20XX〕1號。3.平行文件編號：參照本機關(guān)文件編號規(guī)則進行編號。4.下級文件編號：由各下屬單位自行編號，并報本機關(guān)備案。三、文件起草（一）起草要求1.文件起草應(yīng)圍繞工作實際，主題明確，內(nèi)容具體，邏輯嚴謹，語言通順。2.涉及多個部門的文件，由主辦部門負責(zé)起草，并征求相關(guān)部門意見。3.重要文件應(yīng)進行深入調(diào)研，廣泛征求意見，確保文件的科學(xué)性、可行性。（二）起草流程1.承辦人根據(jù)工作需要確定文件主題和內(nèi)容框架，開展調(diào)查研究，收集相關(guān)資料。2.承辦人按照公文格式要求起草文件初稿，內(nèi)容應(yīng)準確反映工作實際情況，提出切實可行的措施和建議。3.初稿完成后，承辦人應(yīng)認真校對，確保文字表述準確、格式規(guī)范。四、文件審核（一）審核內(nèi)容1.政策法規(guī)審核：文件內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和方針政策的要求。2.內(nèi)容準確性審核：文件表述是否準確、完整，數(shù)據(jù)是否可靠，措施是否可行。3.格式規(guī)范性審核：文件格式是否符合規(guī)定要求，字體、字號、排版等是否規(guī)范統(tǒng)一。4.程序合規(guī)性審核：文件的起草、會簽、審批等程序是否符合規(guī)定。（二）審核流程1.一般性文件由部門負責(zé)人審核后報辦公室核稿。2.重要文件或涉及多個部門的文件，由辦公室組織相關(guān)部門進行會審，必要時召開專題會議研究討論。3.審核人應(yīng)認真履行審核職責(zé)，提出明確的審核意見，對審核結(jié)果負責(zé)。審核通過的文件，審核人應(yīng)簽署同意意見；審核不通過的文件，應(yīng)提出修改意見，退回承辦人修改。五、文件印發(fā)（一）印發(fā)審批1.文件起草部門將審核通過的文件送辦公室，辦公室按照發(fā)文程序進行編號、排版、印制。2.一般性文件由辦公室主任審批；重要文件由機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.涉及多個部門的聯(lián)合發(fā)文，由主辦部門負責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門會簽后，按程序?qū)徟“l(fā)。（二）印發(fā)格式1.文件格式應(yīng)符合國家有關(guān)公文格式標準的要求，包括版頭、主體、版記等部分。2.版頭應(yīng)標明機關(guān)單位名稱、文件編號、密級、緊急程度等；主體應(yīng)包括標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章等；版記應(yīng)包括抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等。3.文件排版應(yīng)規(guī)范整齊，頁面設(shè)置合理，字體、字號、行距等符合規(guī)定要求。（三）印發(fā)份數(shù)根據(jù)文件的發(fā)送范圍和工作需要，合理確定文件的印發(fā)份數(shù)。文件印發(fā)份數(shù)應(yīng)嚴格控制，避免浪費。六、文件傳遞（一）傳遞方式1.紙質(zhì)文件傳遞：通過機要交換、專人送達、郵政特快專遞等方式進行傳遞。2.電子文件傳遞：通過辦公自動化系統(tǒng)、電子郵件等方式進行傳遞。（二）傳遞要求1.機要文件應(yīng)嚴格按照機要文件傳遞規(guī)定進行傳遞，確保文件安全。2.專人送達文件時，送達人應(yīng)將文件直接交給收件人，并要求收件人在送達回執(zhí)上簽字確認。3.通過辦公自動化系統(tǒng)或電子郵件傳遞電子文件時，應(yīng)確保文件格式正確、內(nèi)容完整，并在發(fā)送后及時提醒收件人查收。七、文件保管（一）保管責(zé)任1.辦公室負責(zé)機關(guān)單位文件的統(tǒng)一保管，指定專人負責(zé)文件的收集、整理、歸檔、保管等工作。2.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)本部門文件的收集、整理，并定期移交辦公室統(tǒng)一保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)文件應(yīng)分類存放于文件柜中，按照年度、類別、保管期限等進行排列，便于查找和利用。2.電子文件應(yīng)存儲于服務(wù)器或移動存儲設(shè)備中，按照文件類別、年度等進行分類存儲，并建立電子文件索引目錄，便于檢索。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的文件材料，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的文件材料分為30年、10年兩種期限。保管期限為30年的文件材料：主要是本機關(guān)在一定時期內(nèi)形成的，對本機關(guān)工作有重要查考利用價值的文件材料。保管期限為10年的文件材料：主要是本機關(guān)在較短時期內(nèi)形成的，對本機關(guān)工作有一般查考利用價值的文件材料。八、文件利用（一）查閱權(quán)限1.機關(guān)工作人員因工作需要查閱文件的，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到辦公室查閱。2.外單位人員查閱本機關(guān)文件的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱重要文件的，還應(yīng)經(jīng)上級主管部門同意。（二）查閱要求1.查閱人應(yīng)在指定地點查閱文件，不得將文件帶出辦公室。如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)辦公室同意，并按規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。2.查閱人應(yīng)愛護文件，不得在文件上涂改、圈劃、批注、污損等。查閱完畢后，應(yīng)及時將文件歸還辦公室，并辦理歸還手續(xù)。（三）文件借閱1.機關(guān)工作人員因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到辦公室辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還辦公室，并辦理歸還手續(xù)。九、文件清退與銷毀（一）文件清退1.辦公室應(yīng)定期對文件進行清理，對已辦理完畢、不需留存的文件進行清退。2.清退文件時，辦公室應(yīng)填寫《文件清退登記表》，注明文件名稱、文號、數(shù)量等，經(jīng)清退人、接收人簽字確認后，辦理清退手續(xù)。（二）文件銷毀1.對已過保管期限、確無保存價值的文件，由辦公室提出銷毀意見，報機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)批準后，進行銷毀。2.文件銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，確保文件信息無法恢復(fù)。銷毀文件時，應(yīng)填寫《文件銷毀登記表》，注明文件名稱、文號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等，經(jīng)銷毀人、監(jiān)銷人簽字確認后，存檔備查。十、保密規(guī)定（一）保密范圍1.涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的文件。2.未經(jīng)公開的內(nèi)部工作文件、會議紀要、領(lǐng)導(dǎo)批示等。（二）保密措施1.加強對文件管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書。2.文件保管場所應(yīng)具備必要的安全保密設(shè)施，如防盜門、防盜窗、保險柜等。3.嚴格控制文件的知悉范圍，按照規(guī)定的程序和權(quán)限進行文件的傳遞、查閱、借閱等。4.對涉及保密內(nèi)容的文件，應(yīng)在文件上標明密級，并采取相應(yīng)的保密措施。十一、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.辦公室負責(zé)對機關(guān)單位文件管理工作進行定期監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.各部門應(yīng)配合辦公室做好文件管理工作的監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進行整改。（二）考核評價1.將文件管理工作納入機關(guān)單位績效考核體系，對文