字節(jié)跳動會議管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范字節(jié)跳動公司各類會議的組織與管理，提高會議效率，確保會議達到預期效果，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于字節(jié)跳動公司全體員工。（三）會議原則1.高效務實原則：會議應圍繞明確的主題展開，精簡議程，注重實際效果，避免形式主義，確保在最短時間內(nèi)解決問題、達成共識。2.充分準備原則：會前需明確會議目的、議程、參與人員等，相關資料應提前準備齊全，確保參會人員對會議內(nèi)容有充分了解，提高會議效率。3.溝通協(xié)作原則：鼓勵參會人員積極發(fā)言、充分交流，倡導跨部門、跨團隊的溝通協(xié)作，共同推動公司業(yè)務發(fā)展。4.嚴格紀律原則：參會人員應嚴格遵守會議紀律，按時參會，不得遲到、早退、缺席，會議期間保持良好的秩序，不得隨意打斷他人發(fā)言或從事與會議無關的事情。二、會議分類及管理（一）公司級會議1.公司年度大會會議時間：每年年初召開，具體日期由公司管理層確定。會議目的：總結(jié)上一年度公司整體運營情況，制定本年度公司發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營目標及工作計劃，表彰優(yōu)秀團隊和個人。參會人員：公司全體員工。會議組織：由公司行政部門牽頭，各部門配合，負責會議場地布置、資料準備、人員通知等工作。會議議程：公司管理層工作報告、年度業(yè)績回顧與分析、本年度戰(zhàn)略規(guī)劃與目標解讀、優(yōu)秀表彰、分組討論等。2.公司季度經(jīng)營分析會會議時間：每季度末召開，具體日期由公司管理層確定。會議目的：分析本季度公司經(jīng)營狀況，總結(jié)經(jīng)驗教訓，發(fā)現(xiàn)問題并及時解決，部署下一季度工作計劃。參會人員：公司管理層、各部門負責人及相關業(yè)務骨干。會議組織：由公司財務部門負責收集、整理本季度經(jīng)營數(shù)據(jù)，形成分析報告，行政部門負責會議組織工作。會議議程：財務部門匯報本季度財務狀況及經(jīng)營數(shù)據(jù)分析、各業(yè)務部門負責人匯報本季度工作進展及問題、管理層點評與決策、下季度工作計劃部署等。3.公司月度例會會議時間：每月第一周召開，具體日期由公司管理層確定。會議目的：總結(jié)上月工作情況，溝通協(xié)調(diào)各部門工作進展，解決工作中存在的問題，部署本月重點工作任務。參會人員：公司管理層、各部門負責人。會議組織：由行政部門負責會議組織工作，提前收集各部門需匯報的工作內(nèi)容。會議議程：各部門負責人匯報上月工作總結(jié)及本月工作計劃、公司管理層對各部門工作進行點評與指導、協(xié)調(diào)解決部門間工作銜接問題、本月重點工作任務部署等。（二）部門級會議1.部門周會會議時間：每周固定時間召開，具體時間由各部門自行確定。會議目的：總結(jié)上周部門工作完成情況，安排本周工作計劃，明確工作重點和責任人，加強部門內(nèi)部溝通與協(xié)作。參會人員：部門全體員工。會議組織：由部門負責人負責組織，提前確定會議議程和需討論的問題。會議議程：員工匯報上周工作進展及遇到的問題、部門負責人總結(jié)上周工作并安排本周工作、對重點工作進行詳細部署、溝通協(xié)調(diào)部門內(nèi)部工作事項等。2.部門專項會議會議時間：根據(jù)專項工作需要適時召開，具體時間由部門負責人確定。會議目的：針對特定的專項工作進行深入討論和研究，制定解決方案和工作計劃，推動專項工作順利開展。參會人員：與專項工作相關的部門員工或跨部門團隊成員。會議組織：由專項工作負責人負責組織，明確會議主題、議程和參會人員范圍，提前收集相關資料。會議議程：專項工作負責人介紹工作背景和目標、相關人員匯報工作進展及存在的問題、共同討論解決方案和工作計劃、明確工作分工和時間節(jié)點等。（三）跨部門會議1.項目協(xié)調(diào)會會議時間：根據(jù)項目進度和實際需要不定期召開，具體時間由項目負責人確定。會議目的：協(xié)調(diào)項目各參與部門之間的工作，解決項目推進過程中出現(xiàn)的問題，確保項目按計劃順利進行。參會人員：項目涉及的各部門負責人及相關工作人員。會議組織：由項目負責人負責組織，提前向各部門收集項目進展情況及需協(xié)調(diào)解決的問題，形成會議議程。會議議程：項目負責人介紹項目整體進展情況、各部門匯報本部門負責的項目工作進展及遇到的問題、共同商討解決方案、明確下一步工作安排和責任分工等。2.問題解決會會議時間：當公司內(nèi)部出現(xiàn)跨部門問題或需要協(xié)同解決的事項時，及時召開，具體時間由發(fā)起部門確定。會議目的：針對特定的跨部門問題進行集中討論，分析問題產(chǎn)生的原因，尋求解決方案，促進部門間的協(xié)作與配合。參會人員：涉及問題的相關部門負責人及具體工作人員。會議組織：由發(fā)起問題的部門負責組織，提前整理問題相關資料，發(fā)送給參會人員。會議議程：發(fā)起部門闡述問題背景和現(xiàn)狀、各部門分析問題產(chǎn)生的原因、共同探討解決方案、確定責任部門和解決時間節(jié)點等。三、會議組織與準備（一）會議發(fā)起1.公司級會議由公司管理層發(fā)起，明確會議主題、目的、時間、地點、參會人員等信息。2.部門級會議由部門負責人發(fā)起，提前向行政部門報備會議計劃，包括會議主題、時間、地點、參會人員等。3.跨部門會議由涉及的相關部門共同協(xié)商發(fā)起，確定會議組織部門和主要負責人，負責會議的籌備工作。（二）會議通知1.會議發(fā)起后，由會議組織部門負責及時發(fā)出會議通知。通知應明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排等內(nèi)容，并提前發(fā)送給參會人員。2.對于重要會議，應提前提醒參會人員，確保其按時參會。通知方式可采用郵件、即時通訊工具等多種形式，確保通知準確傳達給每一位參會人員。（三）會議資料準備1.根據(jù)會議主題和議程，會議組織部門應提前準備相關資料，如報告、數(shù)據(jù)、方案等。資料應內(nèi)容準確、簡潔明了，能夠支持會議討論和決策。2.對于需要參會人員提前閱讀或準備的資料，應在會議通知中明確說明，并提前發(fā)送給參會人員，以便其做好充分準備。（四）會議場地安排1.根據(jù)會議規(guī)模和性質(zhì)，合理安排會議場地。確保場地環(huán)境舒適、設施齊全，滿足會議的各項需求。2.提前檢查會議場地的音響、投影儀、麥克風等設備是否正常運行，如有問題及時維修或更換，確保會議順利進行。四、會議流程（一）會前簽到1.會議開始前，參會人員應在會議簽到處進行簽到，以確認參會情況。2.會議組織人員負責統(tǒng)計簽到情況，對于未按時簽到的人員，及時進行提醒或記錄。（二）會議開場1.會議主持人應提前到達會場，做好準備工作。會議開始時，主持人簡要介紹會議目的、議程安排及參會人員，宣布會議開始。2.主持人應把控會議節(jié)奏，引導參會人員圍繞會議主題展開討論，確保會議按預定議程有序進行。（三）會議討論1.參會人員應按照會議議程依次發(fā)言，闡述觀點、匯報工作進展、提出問題和建議等。發(fā)言應簡潔明了、重點突出，避免冗長和無關的表述。2.鼓勵參會人員積極互動，充分交流意見和想法，共同探討解決方案。對于不同觀點，應進行理性分析和討論，避免情緒化的爭論。3.會議主持人應及時引導討論方向，協(xié)調(diào)各方意見，確保討論圍繞會議主題深入進行，避免偏離主題或出現(xiàn)混亂局面。（四）會議決策1.對于會議討論中涉及的重要事項，應進行決策。決策過程應充分聽取各方意見，綜合考慮各種因素，確保決策科學合理、符合公司整體利益。2.決策結(jié)果應明確記錄，并形成會議紀要。會議紀要應準確反映會議討論內(nèi)容和決策結(jié)果，經(jīng)會議主持人審核后，及時發(fā)送給參會人員及相關部門。（五）會議總結(jié)1.會議接近尾聲時，主持人應對會議進行總結(jié)，回顧會議討論的主要內(nèi)容和達成的共識，強調(diào)決策要點和下一步工作要求。2.主持人感謝參會人員的積極參與和配合，宣布會議結(jié)束。五、會議紀律與要求（一）按時參會1.參會人員應提前安排好工作，確保按時參加會議。如有特殊情況不能參會，應提前向會議組織者請假，并安排合適人員代為參會。2.會議開始后，遲到人員應在不影響會議正常進行的前提下，悄悄進入會場就座，并在會后向會議組織者說明遲到原因。（二）保持良好秩序1.會議期間，參會人員應將手機調(diào)至靜音或關機狀態(tài)，不得在會議室內(nèi)接聽電話或處理其他與會議無關的事務。2.不得隨意走動、交頭接耳、打瞌睡等，保持良好的會議秩序，尊重他人發(fā)言。如有緊急事務需要處理，應先向主持人請假，經(jīng)同意后離開會場。（三）積極發(fā)言1.鼓勵參會人員積極參與會議討論，充分發(fā)表自己的觀點和意見。發(fā)言應圍繞會議主題，有理有據(jù)，避免泛泛而談或只講空話。2.對于他人的發(fā)言，應認真傾聽，不得隨意打斷。如有不同意見，應在對方發(fā)言結(jié)束后，禮貌地提出自己的看法，共同探討解決方案。（四）嚴格遵守會議保密規(guī)定1.對于會議討論的涉及公司機密、商業(yè)秘密、個人隱私等內(nèi)容，參會人員應嚴格保密，不得泄露給無關人員。2.會議資料未經(jīng)允許不得擅自復制、傳播或帶出會場。會議結(jié)束后，應將會議資料交回會議組織部門統(tǒng)一保管。六、會議紀要與跟進（一）會議紀要1.每次會議結(jié)束后，會議組織部門應及時整理會議紀要。會議紀要應包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容、決策結(jié)果、工作安排及責任人等關鍵信息。2.會議紀要應客觀、準確、完整地記錄會議討論內(nèi)容和決策結(jié)果，語言簡潔明了，避免冗長和模糊的表述。會議紀要經(jīng)會議主持人審核后，及時發(fā)送給參會人員及相關部門，作為工作執(zhí)行和跟進的依據(jù)。（二）會議跟進1.各部門應根據(jù)會議紀要中明確的工作安排和責任分工，認真落實各項