后勤物資發(fā)放管理制度一、總則（一）目的為了加強公司后勤物資發(fā)放管理，規(guī)范物資發(fā)放流程，確保物資及時、準(zhǔn)確、合理地發(fā)放到使用部門和人員手中，提高物資使用效率，降低公司運營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有后勤物資的發(fā)放管理，包括辦公用品、勞保用品、維修材料、低值易耗品等。（三）基本原則1.按需發(fā)放原則：根據(jù)各部門和人員的實際工作需要，合理發(fā)放物資，避免浪費。2.審批流程原則：所有物資發(fā)放必須經(jīng)過規(guī)定的審批流程，確保發(fā)放的合理性和合規(guī)性。3.賬目清晰原則：建立健全物資發(fā)放臺賬，詳細記錄物資的發(fā)放情況，做到賬目清晰、賬實相符。4.定期盤點原則：定期對庫存物資進行盤點，確保物資數(shù)量準(zhǔn)確，及時發(fā)現(xiàn)和處理物資管理中存在的問題。二、物資分類及發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公用品1.辦公文具筆類：根據(jù)工作需要，每人每月發(fā)放中性筆[X]支、圓珠筆[X]支。紙張：根據(jù)工作性質(zhì)和業(yè)務(wù)量，各部門每月領(lǐng)取A4打印紙[X]包、A4復(fù)印紙[X]包。筆記本：根據(jù)崗位需求，每人每季度發(fā)放筆記本[X]本。文件夾：各部門根據(jù)實際情況，按需領(lǐng)取文件夾，每月不超過[X]個。2.辦公設(shè)備及耗材電腦：根據(jù)工作崗位配置，新入職員工根據(jù)崗位需求配備相應(yīng)性能的電腦，使用年限超過[X]年且性能無法滿足工作需求的，可申請更換。打印機：根據(jù)部門業(yè)務(wù)量，合理配置打印機，一般部門每[X]人配備一臺打印機，業(yè)務(wù)量大的部門可適當(dāng)增加。硒鼓、墨盒：根據(jù)打印機使用頻率，每[X]個月發(fā)放一次硒鼓或墨盒，具體數(shù)量根據(jù)打印機型號確定。其他耗材：如打印紙、碳粉、色帶等，根據(jù)實際使用情況，由各部門定期領(lǐng)取。（二）勞保用品1.工作服管理人員：每年發(fā)放工作服[X]套，包括襯衫、褲子、外套等。一線員工：根據(jù)工作環(huán)境和勞動強度，每[X]年發(fā)放工作服[X]套，包括工作服、工作鞋、安全帽等。2.防護用品安全帽：從事高處作業(yè)、電氣作業(yè)等危險崗位的員工，每人配備一頂安全帽，每[X]年更換一次。安全鞋：從事電氣作業(yè)、機械加工等崗位的員工，每人配備一雙安全鞋，每[X]年更換一次。手套：根據(jù)工作需要，為相關(guān)崗位員工發(fā)放手套，如電工手套、焊工手套、普通工作手套等，每[X]個月發(fā)放一次。其他防護用品：如護目鏡、耳塞、口罩等，根據(jù)實際工作環(huán)境，為相應(yīng)崗位員工按需發(fā)放。（三）維修材料1.日常維修材料辦公用品維修：如電腦、打印機、復(fù)印機等辦公設(shè)備出現(xiàn)故障，由行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系維修人員進行維修，所需維修材料由行政部門根據(jù)維修情況領(lǐng)取。辦公區(qū)域設(shè)施維修：如桌椅、門窗、水電設(shè)施等出現(xiàn)損壞，由行政部門安排維修人員進行維修，所需維修材料由行政部門根據(jù)維修計劃領(lǐng)取。2.專項維修材料大型設(shè)備維修：如空調(diào)、電梯、發(fā)電機等大型設(shè)備出現(xiàn)故障，由行政部門組織相關(guān)專業(yè)人員進行維修，所需維修材料由行政部門根據(jù)維修方案領(lǐng)取。房屋維修：如屋頂漏水、墻面修補、地面翻新等房屋維修項目，由行政部門制定維修計劃，所需維修材料由行政部門根據(jù)維修預(yù)算領(lǐng)取。（四）低值易耗品1.清潔用品掃帚、拖把、抹布：根據(jù)辦公區(qū)域面積和清潔頻率，各部門每月領(lǐng)取掃帚[X]把、拖把[X]個、抹布[X]塊。清潔劑、消毒劑：根據(jù)實際使用情況，各部門每季度領(lǐng)取清潔劑[X]瓶、消毒劑[X]瓶。2.其他低值易耗品文件袋、檔案盒：各部門根據(jù)工作需要，按需領(lǐng)取文件袋、檔案盒，每月不超過[X]個。一次性水杯、茶葉：為員工提供一次性水杯，每人每月發(fā)放[X]個；茶葉根據(jù)實際使用情況，由行政部門定期采購。三、物資發(fā)放流程（一）需求申請1.辦公用品：各部門員工根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品申請表》，注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。2.勞保用品：各部門根據(jù)員工崗位需求，填寫《勞保用品申請表》，注明所需勞保用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。3.維修材料：使用部門發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備或設(shè)施出現(xiàn)故障，填寫《維修申請表》，詳細描述故障情況，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門根據(jù)維修申請，安排維修人員進行現(xiàn)場查看，確定維修方案和所需維修材料，填寫《維修材料申請表》，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。4.低值易耗品：各部門根據(jù)實際工作需要，填寫《低值易耗品申請表》，注明所需低值易耗品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。（二）審批1.行政部門收到各部門提交的物資申請表后，對申請內(nèi)容進行審核。審核內(nèi)容包括申請物資的必要性、合理性、數(shù)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)等。對于不符合要求的申請，行政部門及時與申請部門溝通，說明原因并要求其修改或補充相關(guān)信息。2.經(jīng)行政部門審核通過的物資申請表，根據(jù)物資類別和金額大小，提交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。金額較小的辦公用品、低值易耗品等物資申請，由行政部門負(fù)責(zé)人審批。金額較大的勞保用品、維修材料等物資申請，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及重大采購項目或特殊物資的申請，需經(jīng)總經(jīng)理審批。（三）采購1.對于需要采購的物資，行政部門根據(jù)審批后的申請表，填寫《采購申請表》，提交至采購部門。采購部門根據(jù)采購申請表，按照公司采購流程進行采購。2.采購部門在采購物資時，應(yīng)選擇合格的供應(yīng)商，確保物資的質(zhì)量和供應(yīng)及時性。采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等條款。3.采購部門應(yīng)及時跟蹤物資采購進度，確保物資按時到貨。物資到貨后，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行驗收，驗收合格后辦理入庫手續(xù)。（四）入庫1.物資到貨后，采購部門通知行政部門和倉庫管理人員進行驗收。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和物資申請表，對物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進行仔細核對，確保物資符合要求。2.驗收合格的物資，倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，填寫《物資入庫單》，注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并將物資存放在指定的倉庫位置。3.驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。如因特殊情況無法退換貨，應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進行處理。（五）發(fā)放1.行政部門根據(jù)審批后的物資申請表，開具《物資發(fā)放單》，注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)取部門、領(lǐng)取人等信息。2.倉庫管理人員根據(jù)《物資發(fā)放單》，發(fā)放物資，并在《物資發(fā)放單》上簽字確認(rèn)。領(lǐng)取人在領(lǐng)取物資時，應(yīng)在《物資發(fā)放單》上簽字確認(rèn)。3.對于貴重物品或限量發(fā)放的物資，如電腦、打印機等，領(lǐng)取人應(yīng)在領(lǐng)取后填寫《物資使用登記表》，注明物資的使用情況和歸還時間。四、庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存物資進行盤點，確保物資數(shù)量準(zhǔn)確。盤點周期為每月一次，盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)填寫《庫存盤點表》，注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、實際庫存數(shù)、賬存數(shù)等信息。2.如發(fā)現(xiàn)庫存物資賬實不符，倉庫管理人員應(yīng)及時查明原因，并填寫《庫存差異報告》，說明差異情況、原因分析及處理建議。經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對于因人為原因造成的庫存物資損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任；對于因自然災(zāi)害、不可抗力等原因造成的庫存物資損失，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。（二）庫存預(yù)警1.倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)物資的使用頻率、采購周期等因素，設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫存物資數(shù)量低于預(yù)警指標(biāo)時，倉庫管理人員應(yīng)及時填寫《庫存預(yù)警表》，通知行政部門進行采購。2.行政部門收到《庫存預(yù)警表》后，應(yīng)及時安排采購，確保物資供應(yīng)的連續(xù)性。（三）庫存安全1.倉庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，確保物資存放安全。倉庫管理人員應(yīng)定期對倉庫進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。2.倉庫應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保在緊急情況下能夠及時應(yīng)對。倉庫管理人員應(yīng)定期對消防器材和安全設(shè)施進行檢查和維護，確保其性能良好。3.嚴(yán)格執(zhí)行倉庫門禁制度，未經(jīng)允許，非倉庫管理人員不得進入倉庫。倉庫管理人員應(yīng)妥善保管倉庫鑰匙，防止物資被盜。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對后勤物資發(fā)放管理情況進行審計。審計內(nèi)容包括物資發(fā)放流程的執(zhí)行情況、物資庫存管理情況、物資采購情況等。2.內(nèi)部審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果，出具審計報告，提出改進建議和意見。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門應(yīng)及時整改，并將整改情況反饋給內(nèi)部審計部門。（二）日常檢查1.行政部門定期對物資發(fā)放情況進行檢查。檢查內(nèi)容包括物資申請表的填寫是否規(guī)范、審批流程是否執(zhí)行到位