大公司會議室管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會議室的使用管理，提高會議室的使用效率，確保各類會議及活動的順利進(jìn)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有會議室，包括但不限于大型會議室、中型會議室、小型會議室等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理：會議室由公司行政部門統(tǒng)一管理和調(diào)配，確保資源合理利用。2.高效使用：以提高會議室使用效率為核心，優(yōu)先滿足重要會議和緊急工作的需求。3.公平公正：所有員工在會議室使用上享有平等的權(quán)利，按照規(guī)定的流程進(jìn)行申請和使用。二、會議室分類及使用標(biāo)準(zhǔn)（一）大型會議室1.容納人數(shù)：可容納[X]人以上。2.配備設(shè)施：投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、白板、桌椅等。3.適用范圍：公司級重要會議、大型培訓(xùn)、對外接待等。（二）中型會議室1.容納人數(shù)：可容納[X][X]人。2.配備設(shè)施：投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、白板、桌椅等。3.適用范圍：部門級會議、中型培訓(xùn)、小組討論等。（三）小型會議室1.容納人數(shù)：可容納[X][X]人。2.配備設(shè)施：投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、白板、桌椅等。3.適用范圍：項(xiàng)目小組會議、內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)會議等。三、會議室預(yù)訂流程（一）預(yù)訂申請1.員工如需使用會議室，需提前[X]個工作日填寫《會議室預(yù)訂申請表》，詳細(xì)注明會議主題、時間、預(yù)計(jì)時長、參會人數(shù)等信息。2.《會議室預(yù)訂申請表》可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或行政部門指定的線下渠道提交。（二）審批流程1.部門負(fù)責(zé)人對本部門員工的會議室預(yù)訂申請進(jìn)行審批，如申請合理，應(yīng)在申請表上簽字確認(rèn)。2.對于跨部門會議或涉及公司高層的會議，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，申請表返回行政部門。（三）預(yù)訂確認(rèn)1.行政部門根據(jù)審批后的申請表，對會議室進(jìn)行預(yù)訂，并及時將預(yù)訂結(jié)果反饋給申請人。2.預(yù)訂成功后，申請人將收到預(yù)訂確認(rèn)信息，包括會議室名稱、時間、地點(diǎn)等。四、會議室使用規(guī)范（一）使用時間1.參會人員應(yīng)提前[X]分鐘到達(dá)會議室，做好會議準(zhǔn)備工作。2.會議結(jié)束后，使用人員應(yīng)及時清理會議室，確保會議室整潔。如需延長使用時間，應(yīng)提前向行政部門申請，并經(jīng)同意后方可繼續(xù)使用。（二）設(shè)備使用1.使用人員應(yīng)熟悉會議室設(shè)備的操作方法，如遇設(shè)備故障，應(yīng)及時通知行政部門進(jìn)行維修。2.使用投影儀時，應(yīng)提前調(diào)試好設(shè)備，確保畫面清晰、聲音正常。使用完畢后，應(yīng)關(guān)閉投影儀及相關(guān)設(shè)備電源。3.使用音響系統(tǒng)和麥克風(fēng)時，應(yīng)注意音量適中，避免影響他人。使用完畢后，應(yīng)將設(shè)備歸位并關(guān)閉電源。（三）環(huán)境衛(wèi)生1.保持會議室整潔衛(wèi)生，不得在會議室吸煙、亂扔垃圾。2.會議結(jié)束后，使用人員應(yīng)將桌椅擺放整齊，清理桌面雜物，關(guān)閉門窗、空調(diào)等設(shè)備。（四）安全管理1.注意會議室的安全，不得隨意挪動或損壞會議室設(shè)施。2.使用電器設(shè)備時，應(yīng)遵守安全操作規(guī)程，防止發(fā)生火災(zāi)等安全事故。3.如遇緊急情況，應(yīng)按照公司應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理，并及時通知行政部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。五、會議室資源調(diào)配（一）優(yōu)先原則1.公司級重要會議、緊急工作會議優(yōu)先安排使用會議室。2.涉及多個部門的會議優(yōu)先于部門內(nèi)部會議使用會議室。（二）資源共享1.行政部門應(yīng)根據(jù)會議室的使用情況，合理調(diào)配資源，提高會議室的使用效率。2.對于閑置的會議室，行政部門可安排其他部門或項(xiàng)目組臨時使用，但需提前辦理相關(guān)手續(xù)。（三）臨時調(diào)整1.如因特殊情況需要臨時調(diào)整會議室使用安排，行政部門應(yīng)及時通知相關(guān)人員，并做好解釋工作。2.被調(diào)整的使用人員應(yīng)積極配合行政部門的安排，不得擅自使用原預(yù)訂的會議室。六、會議室維護(hù)與管理（一）定期檢查1.行政部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行檢查，包括設(shè)備設(shè)施、環(huán)境衛(wèi)生等方面，確保會議室正常使用。2.檢查內(nèi)容包括投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、白板、桌椅等設(shè)備設(shè)施的運(yùn)行情況，以及會議室的清潔衛(wèi)生、通風(fēng)照明等環(huán)境狀況。（二）設(shè)備維護(hù)1.建立會議室設(shè)備設(shè)施維護(hù)檔案，記錄設(shè)備的購買時間、維修情況等信息。2.定期對會議室設(shè)備設(shè)施進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，如清潔、調(diào)試、更換零部件等，確保設(shè)備設(shè)施處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。3.對于損壞的設(shè)備設(shè)施，應(yīng)及時進(jìn)行維修或更換，確保不影響會議室的正常使用。（三）環(huán)境管理1.保持會議室環(huán)境整潔，定期進(jìn)行清掃和消毒。2.會議室應(yīng)配備必要的綠植，改善室內(nèi)空氣質(zhì)量，營造良好的會議環(huán)境。3.根據(jù)季節(jié)和實(shí)際需要，合理調(diào)整會議室的溫度和濕度，確保參會人員感到舒適。七、違規(guī)處理（一）未按規(guī)定預(yù)訂1.未經(jīng)預(yù)訂擅自使用會議室的，給予警告處分，并責(zé)令其立即停止使用。2.因未按規(guī)定預(yù)訂導(dǎo)致會議室沖突或影響他人使用的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。（二）違反使用規(guī)范1.使用人員違反會議室使用規(guī)范，如未按時清理會議室、損壞設(shè)備設(shè)施等，應(yīng)照價賠償，并給予批評教育。2.因違反使用規(guī)范導(dǎo)致安全事故或其他嚴(yán)重后果的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）虛假申請1.提供虛假信息預(yù)訂會議室的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，取消其預(yù)訂資格，并給予嚴(yán)肅批評。2.情節(jié)嚴(yán)重的，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。八、附則（一）解釋