大宗原料采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司大宗原料采購行為，確保采購工作的順利進(jìn)行，保證原料質(zhì)量，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有大宗原料的采購活動，包括但不限于原材料、輔助材料、包裝材料等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。效益原則：在保證原料質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購的大宗原料符合公司生產(chǎn)經(jīng)營要求。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門采購部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定大宗原料采購計(jì)劃，并組織實(shí)施。開發(fā)、評估、選擇供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購合同。跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。收集市場信息，分析價(jià)格走勢，為采購決策提供依據(jù)。采購人員職責(zé)嚴(yán)格遵守公司采購制度和工作流程，履行采購職責(zé)。積極尋找、篩選供應(yīng)商，確保所采購的大宗原料質(zhì)量合格、價(jià)格合理。及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解原料供應(yīng)情況，保證采購任務(wù)按時(shí)完成。保守公司采購機(jī)密，維護(hù)公司利益。2.其他相關(guān)部門需求部門職責(zé)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，提出大宗原料需求計(jì)劃。參與采購合同的評審，提供技術(shù)質(zhì)量要求等相關(guān)信息。協(xié)助采購部門驗(yàn)收所采購的大宗原料。質(zhì)量部門職責(zé)制定大宗原料質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范。對采購的大宗原料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收，出具檢驗(yàn)報(bào)告。參與供應(yīng)商質(zhì)量評估，協(xié)助采購部門解決質(zhì)量問題。財(cái)務(wù)部門職責(zé)審核采購合同，確保合同條款符合財(cái)務(wù)規(guī)定。負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算安排和支付管理。對采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)建議。三、采購計(jì)劃管理1.需求預(yù)測需求部門應(yīng)定期對大宗原料的需求進(jìn)行預(yù)測，結(jié)合公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、銷售訂單情況等因素，考慮合理的安全庫存，制定準(zhǔn)確的需求計(jì)劃。需求預(yù)測應(yīng)采用科學(xué)的方法，如歷史數(shù)據(jù)分析法、市場趨勢分析法等，確保預(yù)測結(jié)果的可靠性。2.采購計(jì)劃編制采購部門根據(jù)需求部門提交的需求計(jì)劃，結(jié)合庫存情況、采購周期、市場供應(yīng)情況等因素，編制大宗原料采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購原料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等詳細(xì)信息。采購計(jì)劃應(yīng)按年度、季度、月度進(jìn)行編制，并根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整。3.采購計(jì)劃審批采購計(jì)劃編制完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門進(jìn)行審批。審批流程如下：采購部門負(fù)責(zé)人審核采購計(jì)劃的合理性、準(zhǔn)確性和可行性。財(cái)務(wù)部門審核采購資金預(yù)算，確保采購資金的合理安排。分管領(lǐng)導(dǎo)審批采購計(jì)劃，對采購計(jì)劃的整體情況進(jìn)行把控?？偨?jīng)理批準(zhǔn)采購計(jì)劃，作為采購活動的依據(jù)。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門應(yīng)通過多種渠道開發(fā)供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步調(diào)查，了解其基本情況，包括企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。填寫供應(yīng)商信息登記表，收集供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資料。2.供應(yīng)商評估采購部門會同質(zhì)量部門、技術(shù)部門等相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括：質(zhì)量能力：考察供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)工藝、檢測設(shè)備等，確保其能夠穩(wěn)定提供符合質(zhì)量要求的大宗原料。供應(yīng)能力：評估供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、庫存水平、交貨期等，確保其能夠按時(shí)、按量供應(yīng)所需原料。價(jià)格水平：比較不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，評估其價(jià)格合理性和競爭力。信譽(yù)狀況：調(diào)查供應(yīng)商的商業(yè)信譽(yù)、合同履行情況、客戶評價(jià)等。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行打分，建立供應(yīng)商評估檔案。3.供應(yīng)商選擇根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇得分較高、綜合實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商作為公司的合格供應(yīng)商。采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括原料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、交貨方式、付款方式、售后服務(wù)等。4.供應(yīng)商管理與考核采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行管理和考核，考核內(nèi)容包括供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等。根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分級管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作、增加采購量等獎勵；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采取警告、減少采購量、暫停合作等措施，直至取消其合格供應(yīng)商資格。五、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明所需大宗原料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、需求時(shí)間等信息。采購申請表經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，對其進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、是否在采購計(jì)劃范圍內(nèi)等。采購申請表經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核通過后，按照公司審批流程提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.供應(yīng)商選擇與詢價(jià)根據(jù)采購申請內(nèi)容，采購部門從合格供應(yīng)商名單中選擇若干家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。向供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)單，明確詢價(jià)的原料名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、報(bào)價(jià)方式等信息。供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)詢價(jià)單，提供報(bào)價(jià)及相關(guān)資料。4.采購談判采購部門對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行分析比較，選擇報(bào)價(jià)合理、綜合條件較好的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。采購談判由采購部門牽頭，會同質(zhì)量部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員參加。談判內(nèi)容包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。通過談判，爭取更有利的采購條件，達(dá)成雙方都能接受的采購合同條款。5.采購合同簽訂采購談判達(dá)成一致后，采購部門起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括原料名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交法律部門審核。法律部門對合同條款的合法性、完整性進(jìn)行審核，提出修改意見。根據(jù)法律部門的審核意見，對采購合同進(jìn)行修改完善后，提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。采購合同經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂正式合同。6.采購訂單下達(dá)采購合同簽訂后，采購部門根據(jù)合同內(nèi)容下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購原料的具體信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。將采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商確認(rèn)。7.采購跟蹤與催貨采購部門定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、原料備貨情況等。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時(shí)交貨，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解原因，并要求其采取措施確保按時(shí)交貨。對于重要原料的采購，采購部門可安排專人駐廠催貨，確保原料按時(shí)、按量供應(yīng)。8.到貨驗(yàn)收原料到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。原料到貨時(shí)，質(zhì)量部門按照質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范對原料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收。需求部門會同采購部門對原料的數(shù)量、規(guī)格、型號等進(jìn)行核對。驗(yàn)收合格的原料，由質(zhì)量部門出具檢驗(yàn)報(bào)告，需求部門和采購部門在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)。驗(yàn)收不合格的原料，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。9.付款結(jié)算采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收情況，填寫付款申請單，附上采購發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證。付款申請單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核付款金額、付款方式、付款期限等是否符合合同約定和財(cái)務(wù)規(guī)定。付款申請單經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過后，提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批?？偨?jīng)理批準(zhǔn)付款申請后，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款結(jié)算手續(xù)。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.市場風(fēng)險(xiǎn)關(guān)注市場價(jià)格波動情況，通過與供應(yīng)商簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價(jià)格波動對采購成本的影響。加強(qiáng)市場信息收集和分析，及時(shí)掌握市場動態(tài)，為采購決策提供參考。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格供應(yīng)商選擇和評估程序，確保所采購的大宗原料質(zhì)量符合要求。加強(qiáng)到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，對質(zhì)量不合格的原料及時(shí)采取措施處理，避免流入生產(chǎn)環(huán)節(jié)。定期對供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量審核，督促供應(yīng)商持續(xù)改進(jìn)質(zhì)量管理水平。3.供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)與主要供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，確保原料供應(yīng)的穩(wěn)定性。開發(fā)多家供應(yīng)商，避免對單一供應(yīng)商過度依賴，降低供應(yīng)中斷的風(fēng)險(xiǎn)。建立供應(yīng)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況和供應(yīng)動態(tài)，提前采取應(yīng)對措施。4.合同風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同的合法性、完整性和有效性。定期對采購合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。妥善保管采購合同及相關(guān)資料，以備查閱和追溯。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對大宗原料采購活動進(jìn)行審計(jì)，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購成本的合理性等。審計(jì)部門出具審計(jì)報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.采購績效評估建立采購績效評估體系，對采購部門和采購人員的工作績效進(jìn)行評估。評估指標(biāo)包括采購成本控制、采購質(zhì)量、交貨期、供應(yīng)商管理等方面。根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀