外銷公司訂單管理制度一、總則（一）目的為加強公司外銷訂單管理，規(guī)范訂單處理流程，提高訂單執(zhí)行效率和質(zhì)量，確保公司外銷業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外銷訂單的管理，包括訂單的接收、評審、下達、執(zhí)行、跟蹤、變更及關(guān)閉等全過程。（三）基本原則1.以客戶為中心原則：確保滿足客戶需求，提高客戶滿意度。2.流程規(guī)范原則：明確各環(huán)節(jié)職責(zé)和操作流程，保證訂單處理的標(biāo)準化和規(guī)范化。3.風(fēng)險防控原則：對訂單執(zhí)行過程中的風(fēng)險進行識別、評估和控制，保障公司利益。4.協(xié)同合作原則：加強各部門之間的溝通與協(xié)作，共同完成訂單任務(wù)。二、訂單接收（一）客戶詢價1.業(yè)務(wù)部門負責(zé)接收客戶的詢價信息，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格要求、交貨期、包裝要求等。2.對于重要客戶或大額訂單的詢價，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向銷售經(jīng)理匯報。（二）報價1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)客戶詢價信息，結(jié)合公司產(chǎn)品成本、市場行情等因素，制作報價單。2.報價單應(yīng)明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價、交貨期、付款方式等內(nèi)容，并經(jīng)銷售經(jīng)理審核后發(fā)送給客戶。3.在報價過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與相關(guān)部門（如采購部門、生產(chǎn)部門等）溝通，確保報價的準確性和合理性。（三）訂單確認1.客戶接受報價后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與客戶簽訂銷售合同或訂單確認書。2.銷售合同或訂單確認書應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準、包裝要求、運輸方式等條款。3.業(yè)務(wù)部門在簽訂銷售合同或訂單確認書前，應(yīng)將合同草本提交給法務(wù)部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。三、訂單評審（一）評審組織1.成立訂單評審小組，由銷售經(jīng)理擔(dān)任組長，成員包括生產(chǎn)部門負責(zé)人、采購部門負責(zé)人、質(zhì)量部門負責(zé)人、物流部門負責(zé)人等。2.訂單評審小組負責(zé)對訂單進行全面評審，確保訂單能夠順利執(zhí)行。（二）評審內(nèi)容1.訂單的交貨期是否能夠滿足客戶要求，生產(chǎn)部門是否有足夠的生產(chǎn)能力。2.訂單所需的原材料、零部件等是否能夠及時采購到位，采購部門是否有相應(yīng)的采購渠道和能力。3.訂單的質(zhì)量要求是否明確，質(zhì)量部門是否有能力保證產(chǎn)品質(zhì)量。4.訂單的包裝要求是否符合客戶要求，物流部門是否有能力安排合適的運輸方式和包裝。5.訂單的付款方式是否符合公司規(guī)定，財務(wù)部門是否能夠確?？铐椉皶r回收。（三）評審流程1.業(yè)務(wù)部門將訂單信息提交給訂單評審小組，訂單評審小組在收到訂單信息后的[X]個工作日內(nèi)組織評審會議。2.各部門在評審會議上對訂單進行分析和討論，提出意見和建議。3.訂單評審小組根據(jù)各部門的意見和建議，對訂單進行綜合評估，形成評審結(jié)論。4.如果訂單評審?fù)ㄟ^，業(yè)務(wù)部門將訂單下達給相關(guān)部門執(zhí)行；如果訂單評審不通過，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與客戶溝通，協(xié)商解決方案，如調(diào)整交貨期、產(chǎn)品規(guī)格等，重新進行訂單評審。四、訂單下達（一）生產(chǎn)訂單下達1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)訂單評審結(jié)論，將生產(chǎn)訂單下達給生產(chǎn)部門。2.生產(chǎn)訂單應(yīng)明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量要求等內(nèi)容，并附上相關(guān)的技術(shù)文件和圖紙。3.生產(chǎn)部門在收到生產(chǎn)訂單后，應(yīng)及時安排生產(chǎn)計劃，組織生產(chǎn)。（二）采購訂單下達1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)訂單需求，將采購訂單下達給采購部門。2.采購訂單應(yīng)明確原材料、零部件等的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量要求等內(nèi)容，并附上相關(guān)的技術(shù)文件和圖紙。3.采購部門在收到采購訂單后，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，簽訂采購合同，確保原材料、零部件等能夠按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（三）物流訂單下達1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)訂單交貨期和客戶要求，將物流訂單下達給物流部門。2.物流訂單應(yīng)明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨地點、運輸方式、包裝要求等內(nèi)容。3.物流部門在收到物流訂單后，應(yīng)及時安排運輸計劃，確保產(chǎn)品能夠按時、安全送達客戶手中。五、訂單執(zhí)行（一）生產(chǎn)執(zhí)行1.生產(chǎn)部門按照生產(chǎn)訂單要求，組織生產(chǎn)人員進行生產(chǎn)。2.在生產(chǎn)過程中，生產(chǎn)部門應(yīng)嚴格按照工藝文件和操作規(guī)程進行操作，確保產(chǎn)品質(zhì)量。3.生產(chǎn)部門應(yīng)加強生產(chǎn)現(xiàn)場管理，合理安排生產(chǎn)進度，及時解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題。（二）采購執(zhí)行1.采購部門按照采購訂單要求，與供應(yīng)商簽訂采購合同，并跟蹤供應(yīng)商的供貨情況。2.采購部門應(yīng)確保原材料、零部件等的質(zhì)量符合要求，及時處理采購過程中出現(xiàn)的問題。3.采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商進行溝通，建立良好的合作關(guān)系，確保原材料、零部件等的穩(wěn)定供應(yīng)。（三）物流執(zhí)行1.物流部門按照物流訂單要求，安排合適的運輸方式和包裝，確保產(chǎn)品能夠按時、安全送達客戶手中。2.在運輸過程中，物流部門應(yīng)加強貨物的跟蹤和管理，及時反饋貨物運輸情況。3.物流部門應(yīng)定期與客戶溝通，了解客戶對產(chǎn)品運輸?shù)臐M意度，及時改進物流服務(wù)。六、訂單跟蹤（一）跟蹤方式1.業(yè)務(wù)部門負責(zé)對訂單執(zhí)行情況進行跟蹤，定期與生產(chǎn)部門、采購部門、物流部門等溝通，了解訂單執(zhí)行進度。2.生產(chǎn)部門、采購部門、物流部門等應(yīng)及時向業(yè)務(wù)部門反饋訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，以便業(yè)務(wù)部門及時協(xié)調(diào)解決。3.業(yè)務(wù)部門可以通過電話、郵件、會議等方式與客戶溝通，了解客戶對訂單執(zhí)行情況的滿意度，及時處理客戶反饋的問題。（二）進度跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立訂單跟蹤臺賬，記錄訂單的執(zhí)行進度，包括生產(chǎn)進度、采購進度、物流進度等。2.生產(chǎn)部門應(yīng)定期向業(yè)務(wù)部門匯報生產(chǎn)進度，包括已完成的產(chǎn)量、未完成的產(chǎn)量、預(yù)計完成時間等。3.采購部門應(yīng)定期向業(yè)務(wù)部門匯報采購進度，包括已采購的原材料、零部件等的數(shù)量、未采購的數(shù)量、預(yù)計到貨時間等。4.物流部門應(yīng)定期向業(yè)務(wù)部門匯報物流進度，包括已發(fā)貨的產(chǎn)品數(shù)量、未發(fā)貨的產(chǎn)品數(shù)量、預(yù)計到達時間等。（三）問題跟蹤與解決1.業(yè)務(wù)部門在訂單跟蹤過程中發(fā)現(xiàn)問題后，應(yīng)及時組織相關(guān)部門進行分析和討論，制定解決方案。2.對于影響訂單交貨期的問題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與客戶溝通，協(xié)商解決方案，并向客戶反饋問題解決進度。3.對于涉及產(chǎn)品質(zhì)量、原材料供應(yīng)等問題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門進行處理，確保問題得到妥善解決。七、訂單變更（一）變更申請1.客戶提出訂單變更需求時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與客戶溝通，了解變更的具體內(nèi)容和原因。2.業(yè)務(wù)部門根據(jù)客戶變更需求，填寫訂單變更申請表，詳細說明變更的內(nèi)容、原因、對訂單執(zhí)行的影響等，并提交給訂單評審小組。（二）變更評審1.訂單評審小組在收到訂單變更申請表后的[X]個工作日內(nèi)組織評審會議。2.各部門在評審會議上對訂單變更進行分析和討論，評估變更對訂單執(zhí)行的影響，包括交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、成本等方面。3.訂單評審小組根據(jù)各部門的意見和建議，對訂單變更進行綜合評估，形成評審結(jié)論。（三）變更執(zhí)行1.如果訂單變更評審?fù)ㄟ^，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將變更信息傳達給相關(guān)部門，并督促相關(guān)部門按照變更要求執(zhí)行。2.生產(chǎn)部門根據(jù)變更后的訂單要求，調(diào)整生產(chǎn)計劃，組織生產(chǎn)。3.采購部門根據(jù)變更后的訂單要求，調(diào)整采購計劃，與供應(yīng)商協(xié)商變更采購合同。4.物流部門根據(jù)變更后的訂單要求，調(diào)整物流計劃，確保產(chǎn)品能夠按時、安全送達客戶手中。八、訂單關(guān)閉（一）關(guān)閉條件1.訂單產(chǎn)品已全部生產(chǎn)完畢，并經(jīng)質(zhì)量檢驗合格。2.訂單產(chǎn)品已全部發(fā)貨，并送達客戶手中。3.客戶已確認收到訂單產(chǎn)品，并對產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)滿意。4.訂單款項已全部收回。（二）關(guān)閉流程1.業(yè)務(wù)部門在訂單滿足關(guān)閉條件后，填寫訂單關(guān)閉申請表，提交給訂單評審小組。2.訂單評審小組在收到訂單關(guān)閉申請表后的[X]個工作日內(nèi)進行審核，確認訂單是否滿足關(guān)閉條件。3.如果訂單評審小組審核通過，訂單評審小組組長在訂單關(guān)閉申請表上簽字確認，訂單正式關(guān)閉。4.業(yè)務(wù)部門負責(zé)將訂單關(guān)閉信息傳達給相關(guān)部門，并對訂單執(zhí)行情況進行總結(jié)和分析，為今后的訂單管理提供經(jīng)驗教訓(xùn)。九、訂單文檔管理（一）文檔分類1.訂單相關(guān)文檔包括銷售合同、訂單確認書、生產(chǎn)訂單、采購訂單、物流訂單、訂單變更申請表、訂單跟蹤臺賬、訂單關(guān)閉申請表等。2.訂單文檔應(yīng)按照類別進行分類管理，便于查詢和使用。（二）文檔存儲1.訂單文檔應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，確保文檔的安全性和完整性。2.對于重要的訂單文檔，應(yīng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）文檔查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱訂單文檔時，應(yīng)填寫文檔查閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，到文檔管理部門查閱。2.文檔管理部門應(yīng)建立文檔查閱記錄，記錄查閱人員的姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。（四）文檔保密1.訂單文檔涉及公司商業(yè)機密和客戶信息，應(yīng)嚴格保密。2.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得將訂單文檔泄露給第三方。十、考核與獎懲（一）考核指標(biāo)1.訂單按時交付率：考核訂單是否能夠按照合同約定的交貨期按時交付。2.訂單產(chǎn)品質(zhì)量合格率：考核訂單產(chǎn)品是否符合質(zhì)量標(biāo)準。3.客戶滿意度：考核客戶對訂單執(zhí)行情況和服務(wù)質(zhì)量的滿意度。4.訂單成本控制：考核訂單執(zhí)行過程中的成本控制情況。（二）考核方式1.訂單評審小組定期對各部門的訂單執(zhí)行情況進行考核，考核結(jié)果作為部門績效評估的重要依據(jù)。2.業(yè)務(wù)部門負責(zé)收集客戶對訂單執(zhí)行情況的反饋意見，作為客戶滿意度考核的重要依據(jù)。（三）獎懲措施1.對于訂單執(zhí)行情況優(yōu)秀的部門和個人，公司給予表彰和獎勵，包括獎金、榮譽