地產(chǎn)公司信息管理制度一、總則（一）目的為加強公司信息管理，規(guī)范信息的收集、整理、存儲、傳遞、使用和保密等行為，確保公司信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，提高公司運營效率和決策科學(xué)性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬項目公司、分公司全體員工。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：信息應(yīng)真實、準(zhǔn)確、客觀地反映實際情況。2.完整性原則：確保信息的全面性，避免重要信息缺失。3.及時性原則：信息的收集、傳遞和處理應(yīng)及時，以滿足公司決策和運營需要。4.保密性原則：嚴(yán)格保護公司機密信息，防止信息泄露。二、信息管理職責(zé)分工（一）信息管理部門公司設(shè)立專門的信息管理部門，負(fù)責(zé)公司信息管理的統(tǒng)籌規(guī)劃、制度制定、系統(tǒng)建設(shè)與維護、信息安全保障等工作。具體職責(zé)如下：1.制定和完善公司信息管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.規(guī)劃和建設(shè)公司信息管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。3.負(fù)責(zé)公司各類信息的收集、整理、分類、存儲和備份，建立信息資源庫。4.組織協(xié)調(diào)公司內(nèi)部信息的傳遞與共享，促進部門間的溝通與協(xié)作。5.開展信息分析與挖掘工作，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持和信息服務(wù)。6.負(fù)責(zé)公司信息安全管理，制定安全策略，防范信息泄露、網(wǎng)絡(luò)攻擊等安全風(fēng)險。7.對公司員工進行信息管理相關(guān)培訓(xùn)，提高員工信息管理意識和技能。（二）各部門各部門是信息的產(chǎn)生、收集、整理和使用主體，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門信息管理工作，配合信息管理部門完成相關(guān)工作任務(wù)。具體職責(zé)如下：1.按照公司信息管理制度要求，及時、準(zhǔn)確地收集、整理本部門產(chǎn)生的各類信息，并報送至信息管理部門。2.負(fù)責(zé)本部門信息系統(tǒng)的日常使用和維護，確保信息錄入的準(zhǔn)確性和及時性。3.合理使用公司信息資源，根據(jù)工作需要查詢、獲取相關(guān)信息，并對信息的真實性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。4.加強本部門信息安全管理，對涉及公司機密的信息采取必要的保密措施。5.配合信息管理部門開展信息分析與挖掘工作，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和資料。（三）員工個人員工應(yīng)積極參與公司信息管理工作，遵守信息管理制度，及時提供準(zhǔn)確的個人信息和工作相關(guān)信息，妥善保管和使用公司信息資源，不得泄露公司機密信息。三、信息收集與整理（一）信息收集渠道1.內(nèi)部渠道各部門日常工作中產(chǎn)生的文件、報表、報告、會議紀(jì)要等。員工工作匯報、工作總結(jié)、提案建議等。公司內(nèi)部各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)記錄的數(shù)據(jù)，如銷售管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)等。2.外部渠道政府部門發(fā)布的政策法規(guī)、行業(yè)動態(tài)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。行業(yè)協(xié)會、專業(yè)機構(gòu)發(fā)布的研究報告、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。新聞媒體報道、網(wǎng)絡(luò)資訊等?？蛻舴答?、市場調(diào)研、合作伙伴提供的信息等。（二）信息收集要求1.明確信息收集的責(zé)任人，確保信息收集工作的落實。2.信息收集應(yīng)遵循準(zhǔn)確性、完整性、及時性原則，確保收集到的信息真實可靠、全面完整、時效性強。3.對于重要信息，應(yīng)進行詳細(xì)記錄，并注明信息來源和收集時間。4.各部門應(yīng)定期對收集到的信息進行整理和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋和處理。（三）信息整理規(guī)范1.分類標(biāo)準(zhǔn)按照公司業(yè)務(wù)板塊和管理需求，將信息分為行政管理類、人力資源類、財務(wù)類、市場營銷類、項目管理類、客戶關(guān)系管理類等類別。每大類下再細(xì)分若干小類，如行政管理類可分為公文管理、檔案管理、會議管理等小類。2.編碼規(guī)則為便于信息的存儲和檢索，對各類信息進行編碼。編碼應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、擴展性原則，采用數(shù)字、字母或數(shù)字與字母組合的方式進行編制。3.格式要求文檔類信息應(yīng)統(tǒng)一格式，如標(biāo)題、字體、字號、行距、頁邊距等。數(shù)據(jù)類信息應(yīng)保持格式一致，便于匯總和分析。圖片、圖表等信息應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，注明來源和說明。四、信息存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲利用公司信息管理系統(tǒng)，建立各類信息數(shù)據(jù)庫，對電子文檔、數(shù)據(jù)文件等進行集中存儲和管理。定期對電子信息進行備份，備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤、移動硬盤等，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。2.紙質(zhì)存儲對于重要的紙質(zhì)文件、檔案等，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進行分類整理、裝訂成冊，并存放于專門的檔案柜中。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能。（二）存儲期限1.行政管理類信息公文、會議紀(jì)要等一般保存期限為[X]年。重要文件、檔案等根據(jù)其性質(zhì)和重要程度確定保存期限，一般不少于[X]年。2.人力資源類信息員工檔案、績效考核記錄等保存期限為員工離職后[X]年。培訓(xùn)記錄、考勤記錄等保存期限為[X]年。3.財務(wù)類信息按照國家財務(wù)法規(guī)和公司財務(wù)制度要求，保存相應(yīng)期限的財務(wù)報表、憑證、賬簿等資料。4.市場營銷類信息市場調(diào)研報告、營銷策劃方案等保存期限為[X]年?？蛻粜畔?、銷售數(shù)據(jù)等根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定保存期限，一般不少于[X]年。5.項目管理類信息項目可行性研究報告、項目規(guī)劃設(shè)計文件等保存期限為項目結(jié)束后[X]年。項目施工過程中的各類資料保存期限為項目竣工驗收合格后[X]年。6.客戶關(guān)系管理類信息客戶資料、客戶投訴記錄等保存期限為與客戶業(yè)務(wù)關(guān)系結(jié)束后[X]年。（三）保管要求1.信息管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)信息存儲與保管工作，定期對存儲的信息進行檢查和維護，確保信息的完整性和可用性。2.嚴(yán)格控制信息存儲場所的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進入。3.對存儲的信息進行加密處理，防止信息在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。4.定期清理過期或無用的信息，確保存儲空間的合理利用。五、信息傳遞與共享（一）傳遞方式1.內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)通過公司內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)信息的快速傳遞和共享。員工可通過公司信息管理系統(tǒng)、電子郵件等方式進行信息傳遞。2.會議定期召開公司內(nèi)部會議、部門會議等，在會議上通報重要信息、傳達工作要求、討論問題解決方案等。3.文件傳閱對于重要文件、報告等，采用文件傳閱的方式進行傳遞，確保相關(guān)人員及時了解文件內(nèi)容。4.移動辦公平臺利用移動辦公平臺，員工可隨時隨地獲取和處理公司信息，實現(xiàn)信息的實時傳遞和共享。（二）共享范圍1.全員共享信息如公司規(guī)章制度、企業(yè)文化、通知公告等，全體員工均可查閱和共享。2.部門共享信息各部門內(nèi)部產(chǎn)生的信息，本部門員工可共享；涉及多個部門的信息，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可在相關(guān)部門間共享。3.特定人員共享信息根據(jù)工作需要，某些信息僅限特定人員查閱和使用，如公司機密信息、涉及個人隱私的信息等。（三）共享流程1.信息提供部門將擬共享的信息整理后，提交至信息管理部門。2.信息管理部門對提交的信息進行審核，確保信息的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。3.審核通過后，信息管理部門按照共享范圍將信息發(fā)布至相應(yīng)的共享平臺或渠道，并通知相關(guān)人員。4.接收信息的人員應(yīng)及時查閱和使用共享信息，并對信息的使用情況進行反饋。六、信息使用與分析（一）使用權(quán)限1.員工根據(jù)工作需要，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可查詢和使用公司相關(guān)信息。2.對于涉及公司機密的信息，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定使用。3.嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的人員擅自使用公司信息。（二）使用要求1.使用公司信息應(yīng)遵循合法、合規(guī)、正當(dāng)?shù)脑瓌t，不得用于與工作無關(guān)的目的。2.在使用信息過程中，如發(fā)現(xiàn)信息存在錯誤或不完整，應(yīng)及時反饋至信息管理部門進行更正。3.對使用公司信息過程中產(chǎn)生的結(jié)果和成果，應(yīng)妥善保管，不得泄露給無關(guān)人員。（三）信息分析1.信息管理部門定期對公司各類信息進行分析和挖掘，形成信息分析報告，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)。2.各部門可根據(jù)工作需要，對本部門相關(guān)信息進行分析，為部門管理和業(yè)務(wù)決策提供支持。3.鼓勵員工積極參與信息分析工作，提出有價值的分析思路和建議。七、信息安全管理（一）安全策略1.建立健全信息安全管理制度，明確信息安全責(zé)任和安全措施。2.加強信息系統(tǒng)安全防護，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全設(shè)備，定期進行安全漏洞掃描和修復(fù)。3.對員工進行信息安全培訓(xùn)，提高員工信息安全意識和防范能力。4.規(guī)范信息訪問權(quán)限管理，根據(jù)員工崗位和職責(zé)，設(shè)置不同的信息訪問級別，嚴(yán)格控制信息的訪問范圍。（二）保密措施1.對涉及公司機密的信息，如商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等，應(yīng)采取加密存儲、專人保管、限制訪問等保密措施。2.與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在信息保密方面的權(quán)利和義務(wù)。3.在信息傳遞過程中，對機密信息進行加密處理，防止信息泄露。4.加強對辦公場所的安全管理，防止無關(guān)人員進入信息存儲區(qū)域。（三）應(yīng)急處理1.制定信息安全應(yīng)急預(yù)案，明確信息安全事件發(fā)生時的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期組織信息安全應(yīng)急演練，提高應(yīng)對信息安全事件的能力。3.發(fā)生信息安全事件時，應(yīng)立即采取措施進行處理，及時報告公司高層領(lǐng)導(dǎo)，并配合相關(guān)部門進行調(diào)查和處理。八、信息管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.信息管理部門定期對公司信息管理工作進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.設(shè)立信息管理投訴舉報渠道，接受員工對信息管理工作中存在問題的投訴和舉報。3.對違反信息管理制度的行為進行調(diào)查和處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）考核指標(biāo)1.信息收集的準(zhǔn)確性、完整性和及時性。2.信息存儲與保管的規(guī)范性和安全性。3.信息傳遞與共享的效率和效果。4.信息使用與分析的質(zhì)量和價值。5.信息安全管理的落實情況