培訓(xùn)學(xué)校資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)校資料管理，確保學(xué)校各類資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高資料利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓(xùn)學(xué)校全體員工及與學(xué)校相關(guān)的各類資料管理活動，包括但不限于教學(xué)資料、學(xué)員資料、行政資料、財(cái)務(wù)資料等。（三）基本原則1.集中管理原則：學(xué)校設(shè)立專門的資料管理部門或崗位，對各類資料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.分類歸檔原則：按照資料的類別、性質(zhì)、來源等進(jìn)行分類整理，建立清晰的檔案體系。3.安全保密原則：確保資料的安全，防止資料泄露、丟失或損壞，對涉及學(xué)校機(jī)密和學(xué)員隱私的資料嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：資料的整理和存儲應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、資料管理職責(zé)（一）資料管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校資料管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)各類資料的收集、整理、分類、歸檔、存儲和保管工作。3.建立資料目錄索引和電子檔案系統(tǒng)，方便資料的查詢和利用。4.定期對資料進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。5.負(fù)責(zé)資料的借閱、歸還登記和跟蹤管理，對逾期未還的資料進(jìn)行催還。6.按照國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校要求，做好資料的安全保密工作，防止資料泄露。7.配合學(xué)校其他部門做好資料的相關(guān)工作，提供必要的資料支持。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生資料的收集、整理和初步審核，并及時移交資料管理部門。2.按照學(xué)校資料管理制度的要求，規(guī)范本部門資料的形成、使用和保管。3.配合資料管理部門做好資料的清查、盤點(diǎn)和保密工作。4.根據(jù)工作需要，向資料管理部門提出資料借閱申請，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。（三）員工職責(zé)1.按照學(xué)校資料管理制度的要求，及時、準(zhǔn)確地提交個人工作中產(chǎn)生的各類資料。2.妥善保管個人使用的學(xué)校資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或銷毀。3.在工作中合理使用資料，不得損壞或丟失資料。4.離職時，將個人保管的學(xué)校資料全部移交資料管理部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人。三、資料分類與編號（一）資料分類1.教學(xué)資料：包括教學(xué)大綱、教案、課件、教材、試卷、成績冊等。2.學(xué)員資料：包括學(xué)員報(bào)名登記表、個人信息表、學(xué)習(xí)記錄、考勤記錄、結(jié)業(yè)證書等。3.行政資料：包括學(xué)校文件、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。4.財(cái)務(wù)資料：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會計(jì)憑證、發(fā)票、收據(jù)、預(yù)算報(bào)告等。5.其他資料：包括學(xué)校宣傳資料、合作協(xié)議、合同、證書等。（二）資料編號1.資料編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號由類別代碼、年份代碼、順序號等組成，具體格式如下：類別代碼：用大寫字母表示資料類別，如“JX”表示教學(xué)資料，“XY”表示學(xué)員資料，“XZ”表示行政資料，“CW”表示財(cái)務(wù)資料，“QT”表示其他資料。年份代碼：用四位數(shù)字表示資料形成的年份，如“2023”表示2023年形成的資料。順序號：用三位數(shù)字表示同一類別、同一年份資料的順序編號，從001開始。3.例如，一份2023年形成的教學(xué)大綱，編號為“JX2023001”；一份2023年學(xué)員的報(bào)名登記表，編號為“XY2023001”。四、資料收集與整理（一）資料收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門資料的收集工作，確保資料的及時、完整。2.資料收集應(yīng)遵循真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性的原則，對收集的資料進(jìn)行認(rèn)真審核，確保資料質(zhì)量。3.對于外部獲取的資料，如合作協(xié)議、文件等，應(yīng)及時登記并移交資料管理部門。（二）資料整理1.資料管理部門收到各部門移交的資料后，應(yīng)及時進(jìn)行整理。2.整理資料時，應(yīng)按照資料分類和編號規(guī)則進(jìn)行分類編號，確保資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.對資料進(jìn)行排序、編目、裝訂等處理，使其整齊、美觀、便于查閱。4.對于電子資料，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在指定的電子存儲設(shè)備中。五、資料歸檔與存儲（一）資料歸檔1.整理后的資料應(yīng)及時歸檔，歸檔時應(yīng)填寫歸檔清單，注明資料名稱、編號、類別、日期、來源等信息。2.歸檔資料應(yīng)按照類別和時間順序排列，放入相應(yīng)的檔案盒或文件夾中，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明類別、年份等信息。3.對于重要資料或成套資料，應(yīng)建立專門的檔案卷，進(jìn)行集中保管。（二）資料存儲1.資料存儲應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)的場所，確保資料不受潮、發(fā)霉、蟲蛀等影響。2.檔案盒、文件夾等存儲設(shè)備應(yīng)擺放整齊，便于查找和管理。3.對于電子資料，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在不同的存儲介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立資料存儲環(huán)境監(jiān)測制度，定期對存儲場所的溫度、濕度等環(huán)境條件進(jìn)行監(jiān)測，確保資料存儲環(huán)境符合要求。六、資料借閱與使用（一）借閱申請1.因工作需要借閱資料的人員，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、類別、借閱原因、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.《資料借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交資料管理部門審批。（二）借閱審批1.資料管理部門收到《資料借閱申請表》后，應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)、保密級別等進(jìn)行審批。2.對于一般資料，由資料管理部門負(fù)責(zé)人審批；對于涉及學(xué)校機(jī)密或重要學(xué)員信息的資料，需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，資料管理部門應(yīng)在《資料借閱申請表》上注明批準(zhǔn)意見，并通知借閱人辦理借閱手續(xù)。（三）借閱手續(xù)1.借閱人憑審批通過的《資料借閱申請表》到資料管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取資料。2.資料管理部門應(yīng)在借閱登記冊上記錄借閱人姓名、部門、資料名稱、編號、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，并由借閱人簽字確認(rèn)。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）資料使用1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或銷毀。2.在資料使用過程中，應(yīng)注意保持資料的完整性和整潔性，不得在資料上隨意涂改、批注。3.如需對資料進(jìn)行摘錄、引用等，應(yīng)經(jīng)資料管理部門同意，并注明資料來源。（五）歸還手續(xù)1.借閱人應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還日期前歸還資料，如需延期歸還，應(yīng)提前向資料管理部門提出申請。2.資料歸還時，借閱人應(yīng)將資料整理好，交資料管理部門驗(yàn)收。3.資料管理部門應(yīng)檢查資料的完整性和整潔性，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并要求借閱人賠償。4.資料管理部門在借閱登記冊上記錄資料歸還日期，并由借閱人簽字確認(rèn)。七、資料保密與安全（一）保密措施1.對涉及學(xué)校機(jī)密和學(xué)員隱私的資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，限制知悉范圍。2.資料管理部門應(yīng)與接觸機(jī)密資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.資料存儲場所應(yīng)設(shè)置必要的安全防護(hù)設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。4.對于電子資料，應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限和密碼，防止數(shù)據(jù)泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)資料存儲場所的安全管理，定期檢查消防設(shè)施、防盜設(shè)施等是否完好有效。2.做好資料的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保資料安全。3.對于過期、失效或不再使用的資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，防止資料流失。（三）保密教育與培訓(xùn)1.定期組織員工進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高員工的保密意識和技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、學(xué)校保密制度、資料保密措施等。3.通過案例分析、模擬演練等方式，增強(qiáng)員工的保密意識和應(yīng)對突發(fā)事件的能力。八、資料清查與盤點(diǎn)（一）清查盤點(diǎn)計(jì)劃1.資料管理部門應(yīng)制定年度資料清查盤點(diǎn)計(jì)劃，明確清查盤點(diǎn)的范圍、時間、方法和人員等。2.清查盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。（二）清查盤點(diǎn)實(shí)施1.按照清查盤點(diǎn)計(jì)劃，組織相關(guān)人員對資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)。2.清查盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對資料的名稱、編號、類別、數(shù)量、存儲位置等信息，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。3.對于清查盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時記錄并查明原因，提出處理意見。（三）清查盤點(diǎn)報(bào)告1.清查盤點(diǎn)結(jié)束后，資料管理部門應(yīng)撰寫清查盤點(diǎn)報(bào)告，總結(jié)清查盤點(diǎn)情況，包括資料的數(shù)量、質(zhì)量、存儲狀況等。2.清查盤點(diǎn)報(bào)告應(yīng)附清查盤點(diǎn)清單和問題處理情況說明。3.清查盤點(diǎn)報(bào)告經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審核后存檔。九、資料銷毀（一）銷毀范圍1.過期、失效或不再使用的資料。2.已完成歷史使命且無保存價值的資料。3.因保密期限屆滿或其他原因需要銷毀的機(jī)密資料。（二）銷毀審批1.資料銷毀前，應(yīng)填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、類別、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交資料管理部門審核。3.資料管理部門審核通過后，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀方式1.對于紙質(zhì)資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保資料無法恢復(fù)。2.對于電子資料，應(yīng)采用格式化、刪除等方式進(jìn)行銷毀，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行物理損壞，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)。3.銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工