公司行政行文管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政行文管理，確保公司文件的準(zhǔn)確性、嚴(yán)肅性和規(guī)范性，提高工作效率，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在行政管理活動(dòng)中形成的各類文件、報(bào)告、通知、函件等行政行文。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：行文應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、政策要求以及公司相關(guān)規(guī)定，表述準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、格式規(guī)范。2.及時(shí)高效原則：行文應(yīng)注重時(shí)效性，根據(jù)工作需要及時(shí)擬制、審核、發(fā)布和處理，確保信息傳遞及時(shí)、工作執(zhí)行高效。3.精簡(jiǎn)實(shí)用原則：行文應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，內(nèi)容務(wù)實(shí)，突出重點(diǎn)，避免冗長(zhǎng)繁瑣，切實(shí)提高文件的針對(duì)性和可操作性。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文件管理，確保文件在起草、傳遞、存檔等環(huán)節(jié)的安全保密，防止文件信息泄露。二、行文種類（一）決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（二）通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（三）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。（四）報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。（五）請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（六）批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。（七）意見適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見解和處理辦法。（八）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（九）紀(jì)要適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。三、行文規(guī)則（一）行文關(guān)系1.公司各部門之間一般不得越級(jí)行文。因特殊情況必須越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)抄送被越過(guò)的部門。2.上行文原則上主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)，不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。3.下行文可以主送一個(gè)或者多個(gè)下屬部門，根據(jù)需要抄送相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)。4.平行文根據(jù)工作需要，可直接行文給相關(guān)部門或單位。（二）發(fā)文要求1.發(fā)文應(yīng)確有必要，注重實(shí)效。凡可發(fā)可不發(fā)的文件，一律不發(fā)。2.發(fā)文內(nèi)容應(yīng)主題明確、條理清晰、文字精煉，避免出現(xiàn)內(nèi)容空洞、邏輯混亂、表述不清等問(wèn)題。3.涉及多個(gè)部門職責(zé)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門協(xié)商一致后聯(lián)合行文；聯(lián)合行文時(shí)，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)共同簽署意見，并由主辦部門負(fù)責(zé)編號(hào)、印制和分發(fā)。（三）收文處理1.公司辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一接收、登記、分辦各類來(lái)文。收到文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行初審，根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)確定承辦部門，并在收文登記薄上注明。2.承辦部門收到交辦的文件后，應(yīng)按照要求及時(shí)辦理。需反饋辦理結(jié)果的，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將辦理情況和結(jié)果報(bào)送公司辦公室。3.對(duì)涉及多個(gè)部門的文件，由公司辦公室指定牽頭部門，組織相關(guān)部門共同研究辦理。各部門應(yīng)積極配合，及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，確保文件辦理工作順利進(jìn)行。4.對(duì)于重要文件和緊急文件，公司辦公室應(yīng)建立跟蹤催辦機(jī)制，及時(shí)掌握辦理進(jìn)度，對(duì)辦理不力的部門進(jìn)行督促和提醒。四、文件格式（一）頁(yè)面設(shè)置1.公文用紙采用A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。2.頁(yè)邊距：上白邊（天頭）為37mm±1mm，下白邊（地腳）為35mm±1mm，左白邊（訂口）為28mm±1mm，右白邊（翻口）為26mm±1mm。（二）字體字號(hào)1.標(biāo)題：一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。2.主送機(jī)關(guān)：一般用3號(hào)仿宋體字，編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。3.正文：一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。4.附件說(shuō)明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文（或附件說(shuō)明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。6.附注：如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。7.附件：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。8.抄送機(jī)關(guān)：如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于版記之上，抄送機(jī)關(guān)置于版記之下。9.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。（三）排版要求1.公文應(yīng)雙面印刷，頁(yè)碼套正，兩面誤差不超過(guò)±4mm。2.公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。3.公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發(fā)人簽名章、成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。五、行文流程（一）發(fā)文流程1.擬稿：由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要起草文件初稿，內(nèi)容應(yīng)符合公司政策和實(shí)際情況，語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、規(guī)范。擬稿人應(yīng)在文件初稿上注明擬稿部門、擬稿人及日期。2.審核：擬稿完成后，由擬稿部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性以及格式的規(guī)范性等。初審?fù)ㄟ^(guò)后，將文件送公司辦公室審核。公司辦公室審核人員應(yīng)從行文必要性、內(nèi)容準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性、語(yǔ)言邏輯性等方面進(jìn)行全面審核，并提出修改意見。審核通過(guò)的文件，由審核人員在文件審核單上簽字確認(rèn)。3.會(huì)簽：涉及多個(gè)部門職責(zé)的文件，需進(jìn)行會(huì)簽。主辦部門應(yīng)將文件送相關(guān)部門會(huì)簽，會(huì)簽部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出書面意見，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。如對(duì)文件內(nèi)容有不同意見，應(yīng)及時(shí)與主辦部門溝通協(xié)商，達(dá)成一致后再簽字。4.簽發(fā)：經(jīng)審核、會(huì)簽后的文件，按照公司領(lǐng)導(dǎo)分工呈送相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。一般文件由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；重要文件、涉及全局性工作的文件由總經(jīng)理簽發(fā)；以公司名義上報(bào)的文件，由總經(jīng)理或董事長(zhǎng)簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時(shí)應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，簽署明確意見，并注明簽發(fā)日期。5.編號(hào)：文件簽發(fā)后，由公司辦公室按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)準(zhǔn)確、連續(xù)，不得重復(fù)。編號(hào)格式為：公司簡(jiǎn)稱+年份+序號(hào)，如[公司簡(jiǎn)稱]〔[年份]〕[序號(hào)]號(hào)。6.印制：公司辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件定稿，安排專人進(jìn)行印制。印制過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照文件格式要求進(jìn)行排版、校對(duì)，確保文件印刷質(zhì)量。印刷完成后，應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行清點(diǎn)、裝訂，確保文件數(shù)量準(zhǔn)確、裝訂整齊。7.分發(fā)：文件印制完成后，由公司辦公室按照文件發(fā)放范圍進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)時(shí)應(yīng)填寫文件發(fā)放登記表，注明文件名稱、文號(hào)、發(fā)放部門、發(fā)放日期等信息，并由接收人簽字確認(rèn)。重要文件應(yīng)采用專人送達(dá)或機(jī)要傳遞等方式，確保文件安全、及時(shí)送達(dá)。（二）收文流程1.簽收：公司辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一接收各類來(lái)文，收到文件后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收登記。簽收時(shí)應(yīng)仔細(xì)核對(duì)文件數(shù)量、名稱、文號(hào)等信息，確保文件完整無(wú)誤。簽收人應(yīng)在文件簽收單上簽字確認(rèn)。2.登記：對(duì)簽收的文件進(jìn)行詳細(xì)登記，內(nèi)容包括來(lái)文日期、來(lái)文單位、文件名稱、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、附件等信息。登記應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查詢和管理。3.分辦：根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，公司辦公室及時(shí)將文件分送相關(guān)部門辦理。對(duì)于一般性文件，按照職責(zé)分工直接分送承辦部門；對(duì)于重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，由公司辦公室提出擬辦意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批示后再分送承辦部門。4.承辦：承辦部門收到交辦的文件后，應(yīng)按照要求及時(shí)辦理。辦理過(guò)程中應(yīng)認(rèn)真研究文件內(nèi)容，明確工作任務(wù)和要求，制定具體的辦理措施和計(jì)劃，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成辦理工作。需反饋辦理結(jié)果的，應(yīng)在辦理完畢后及時(shí)將辦理情況和結(jié)果報(bào)送公司辦公室。5.催辦：公司辦公室對(duì)重要文件和緊急文件建立跟蹤催辦機(jī)制，定期對(duì)承辦部門的辦理情況進(jìn)行檢查和督促。對(duì)辦理進(jìn)度緩慢或逾期未辦的部門，及時(shí)進(jìn)行提醒和催辦，確保文件辦理工作按時(shí)完成。6.歸檔：文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)將文件原件及相關(guān)辦理材料整理齊全，及時(shí)移交公司辦公室歸檔保存。公司辦公室按照檔案管理規(guī)定，對(duì)文件進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，建立檔案卷宗，并妥善保管。六、文件歸檔與保管（一）歸檔范圍公司在行政管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類文件、資料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等，均應(yīng)按照本制度規(guī)定進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署完備。2.歸檔文件應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄，便于查找和利用。3.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和完整性。同時(shí)，應(yīng)建立電子文件備份制度，定期對(duì)重要電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.聲像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人物等信息，并進(jìn)行整理編目。聲像資料應(yīng)采用數(shù)字化存儲(chǔ)方式，確保長(zhǎng)期保存。（三）保管期限根據(jù)文件的重要程度和保存價(jià)值，確定文件的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司發(fā)展具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限一般為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。短期保管期限一般為1年至15年。（四）保管措施1.公司辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。確因工