園林建設合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司園林建設合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司參與的各類園林建設項目所涉及的合同管理，包括但不限于工程承包合同、設計合同、采購合同、監(jiān)理合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等活動應符合國家法律法規(guī)及相關政策的要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應體現(xiàn)公平公正，保障雙方的合法權益，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。二、合同管理職責（一）合同管理部門及職責1.法務部門負責合同文本的合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。參與重大合同的談判、起草工作，提供法律意見和建議。處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律事務。2.項目管理部門負責園林建設項目合同的歸口管理，建立合同臺賬，跟蹤合同履行情況。組織合同談判、起草、簽訂工作，協(xié)調解決合同履行過程中的問題。負責合同文件的收集、整理、歸檔工作。3.財務部門參與合同評審，負責審核合同的付款方式、結算條款等財務相關內容。按照合同約定辦理款項支付手續(xù)，對合同執(zhí)行情況進行財務監(jiān)督。協(xié)助處理合同糾紛中的財務問題。（二）各部門負責人職責1.對本部門簽訂的合同負責，確保合同簽訂和履行符合公司規(guī)定和相關法律法規(guī)要求。2.組織本部門人員學習合同管理制度，督促本部門人員嚴格按照合同約定履行職責。3.及時向合同管理部門通報合同履行過程中的重大事項和問題。（三）合同承辦人員職責1.負責合同的具體談判、起草、簽訂工作，確保合同條款準確反映雙方協(xié)商一致的內容。2.按照合同約定及時履行義務，協(xié)調解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.負責收集、整理、保管與合同相關的文件資料，并及時交合同管理部門歸檔。4.發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在風險或問題時，及時向部門負責人和合同管理部門報告。三、合同簽訂管理（一）合同立項1.園林建設項目實施前，項目管理部門應填寫《合同立項申請表》，詳細說明項目名稱、內容、預計金額、合作方等信息，并提交相關項目資料。2.合同立項申請表經部門負責人審核后，報分管領導審批。重大項目合同立項需經總經理審批。（二）合同談判1.合同立項批準后，項目管理部門應組織相關人員與合作方進行合同談判。談判人員應熟悉項目情況，了解公司需求，掌握談判技巧。2.談判過程中，應明確雙方的權利義務、合同價格、付款方式、質量標準、工期要求、違約責任等主要條款，確保合同條款公平合理、明確具體。3.談判結束后，談判人員應編寫《合同談判紀要》，記錄談判過程中的主要內容和達成的共識。（三）合同起草1.根據(jù)合同談判結果，項目管理部門負責起草合同文本。合同文本應使用規(guī)范的語言文字，明確表達雙方的意思表示。2.合同文本應包括首部、正文、尾部三部分。首部應注明合同名稱、雙方當事人名稱、地址、聯(lián)系方式等；正文應詳細約定雙方的權利義務、合同標的、數(shù)量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等條款；尾部應包括雙方當事人簽字（蓋章）、日期等。3.合同文本起草完成后，應提交法務部門進行合法性審查。法務部門應重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風險，是否維護了公司的合法權益。（四）合同評審1.合同文本經法務部門合法性審查通過后，項目管理部門應組織相關部門進行合同評審。評審部門包括法務部門、財務部門、項目管理部門等。2.合同評審應重點審查合同條款的完整性、準確性、合理性，合同風險的可控性，合同履行的可行性等。評審人員應提出明確的評審意見，并簽字確認。3.根據(jù)合同評審意見，項目管理部門對合同文本進行修改完善，確保合同條款符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定。（五）合同簽訂1.合同文本修改完善后，經公司法定代表人或其授權代表簽字（蓋章），并加蓋公司合同專用章后生效。2.簽訂合同應使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，如因特殊情況需要使用自制合同文本的，應經法務部門審核同意。3.合同簽訂后，項目管理部門應及時將合同副本分送相關部門存檔，并按照合同約定履行義務。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，項目管理部門應組織合同承辦人員、相關部門人員進行合同交底。合同交底應包括合同主要內容、雙方權利義務、履行要求、注意事項等。2.通過合同交底，使相關人員熟悉合同條款，明確各自的職責和工作要求，確保合同順利履行。（二）合同執(zhí)行跟蹤1.項目管理部門應建立合同臺賬，對合同履行情況進行跟蹤記錄。合同臺賬應包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、履行期限、合同金額、付款情況、質量驗收情況等內容。2.合同承辦人員應按照合同約定及時履行義務，并定期向項目管理部門匯報合同履行情況。項目管理部門應定期對合同履行情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調解決。3.在合同履行過程中，如遇不可抗力、政策調整等原因導致合同無法履行或需要變更的，合同承辦人員應及時向部門負責人和合同管理部門報告，并按照公司規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）合同付款管理1.財務部門應按照合同約定的付款方式和時間辦理款項支付手續(xù)。付款前，財務部門應審核合同執(zhí)行情況、發(fā)票開具情況等，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。2.合同承辦人員應及時向合作方提供發(fā)票等付款資料，并跟蹤款項支付情況。如因合作方原因導致款項支付延遲或無法支付的，合同承辦人員應及時向部門負責人和合同管理部門報告，并采取相應措施。（四）合同變更管理1.在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同的，合同承辦人員應及時與合作方協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應明確變更的內容、原因、雙方的權利義務等，并經法務部門合法性審查通過后生效。3.合同變更后，項目管理部門應及時調整合同臺賬，并通知相關部門。（五）合同終止管理1.合同履行完畢或雙方協(xié)商一致解除合同的，合同承辦人員應及時辦理合同終止手續(xù)。2.合同終止后，合同承辦人員應清理合同文件資料，將相關資料交合同管理部門歸檔。3.合同終止后，如涉及款項結算、質量保修等問題的，應按照合同約定和公司規(guī)定辦理相關手續(xù)。五、合同風險管理（一）風險識別與評估1.合同管理部門應定期對合同履行過程中的風險進行識別與評估，重點關注合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)可能存在的風險。2.風險識別與評估應采用科學合理的方法，如問卷調查、案例分析、專家咨詢等，全面分析風險的可能性和影響程度。3.根據(jù)風險識別與評估結果，制定相應的風險應對措施，明確風險責任人和應對期限。（二）風險應對措施1.對于合同簽訂環(huán)節(jié)的風險，如合同條款不明確、對方主體資格存在問題等，應加強合同談判、起草、評審等環(huán)節(jié)的管理，確保合同條款準確、完整、合法，對方主體資格合法有效。2.對于合同履行環(huán)節(jié)的風險，如合作方違約、質量問題、工期延誤等，應加強合同執(zhí)行跟蹤，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取相應措施，如協(xié)商解決、追究違約責任、解除合同等。3.對于合同變更環(huán)節(jié)的風險，如變更程序不規(guī)范、變更內容不合理等，應嚴格按照公司規(guī)定辦理合同變更手續(xù)，確保變更程序合法、變更內容合理。4.對于合同終止環(huán)節(jié)的風險，如終止手續(xù)不完善、款項結算不清等，應及時辦理合同終止手續(xù)，清理合同文件資料，確?？铐椊Y算清楚、無遺留問題。（三）風險監(jiān)控與預警1.合同管理部門應建立風險監(jiān)控機制，定期對風險應對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)風險監(jiān)控過程中存在的問題并進行調整。2.設立風險預警指標，如合同逾期履行率、合同糾紛發(fā)生率等，當風險預警指標達到設定的閾值時，及時發(fā)出預警信號，提醒相關部門采取相應措施。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同承辦人員應在合同簽訂后及時將合同文本及相關文件資料收集齊全，包括合同談判紀要、合同評審意見、變更協(xié)議、補充協(xié)議、往來函件、驗收報告、結算憑證等。2.收集的合同文件資料應真實、完整、有效，能夠反映合同簽訂、履行的全過程。（二）檔案整理1.合同管理部門應按照檔案管理的要求，對收集的合同文件資料進行整理。整理內容包括分類、編號、裝訂、編目等。2.合同文件資料應按照合同類別、時間順序進行分類，編號應具有唯一性，便于查詢和管理。裝訂應整齊規(guī)范，編目應準確清晰，注明文件名稱、編號、日期、保管期限等信息。（三）檔案保管1.合同管理部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應按照保管期限進行分類存放，保管期限分為永久、長期、短期。永久保管的合同檔案包括涉及公司重大權益、重要資產的合同等；長期保管的合同檔案包括一般園林建設項目合同等；短期保管的合同檔案包括臨時性、一次性合同等。3.定期對合同檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保合同檔案的安全完整。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容、查閱期限等信息，并經部門負責人審批。2.合同管理部門應按照審批意見提供合同檔案查閱服務，并做好查閱登記工作。查閱人員應在指定地點查閱合同檔案，不得擅自復印、拍照、涂改、損毀合同檔案。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將合同檔案歸還合同管理部門。七、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.加強合同管理，嚴格按照合同管理制度簽訂、履行合同，確保合同條款明確、合法、有效，避免因合同條款不明確或履行不當引發(fā)糾紛。2.建立良好的合作關系，加強與合作方的溝通與協(xié)調，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免矛盾激化。（二）糾紛處理程序1.合同履行過程中發(fā)生糾紛的，合同承辦人員應及時向部門負責人和合同管理部門報告，并收集相關證據(jù)資料。2.合同管理部門應組織相關人員對糾紛情況進行分析研究，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應包括糾紛的基本情況、處理目標、處理措施、責任分工等內容。3.根據(jù)糾紛處理方案，合同承辦人員與合作方進行協(xié)商解決。協(xié)商過程中，應保持冷靜、理智，尊重事實和法律，尋求雙方都能接受的解決方案。4.如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定