工廠采購制度管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范工廠采購行為，加強采購管理，確保采購工作的順利進行，保障工廠生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工廠內(nèi)所有采購活動，包括原材料、零部件、設備、辦公用品、勞保用品等各類物資的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。2.效益原則：在滿足工廠生產(chǎn)經(jīng)營需求的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公開公正公平原則：采購過程應公開透明，確保所有符合條件的供應商都有平等參與競爭的機會，公正地對待每一個供應商，不偏袒、不歧視。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資符合工廠生產(chǎn)經(jīng)營要求。5.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系，嚴格履行采購合同。二、采購組織與職責（一）采購部門設置根據(jù)工廠規(guī)模和采購業(yè)務需求，設立采購部門，采購部門可根據(jù)業(yè)務范圍進一步細分采購小組，如原材料采購小組、設備采購小組等。（二）采購部門職責1.制定采購計劃：根據(jù)工廠生產(chǎn)經(jīng)營計劃和庫存狀況，編制年度、季度、月度采購計劃，明確采購物資的種類、數(shù)量、規(guī)格、交貨時間等要求。2.供應商開發(fā)與管理：負責供應商的開發(fā)、評估、選擇、準入和淘汰等工作，建立供應商檔案，定期對供應商進行考核評價。3.采購執(zhí)行：按照采購計劃和審批后的采購申請，組織實施采購活動，與供應商進行商務談判、簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應。4.采購成本控制：通過市場調(diào)研、供應商比價、招標采購等方式，降低采購成本，提高采購資金使用效益。5.采購風險管理：識別、評估和應對采購過程中的風險，如供應商違約、質(zhì)量問題、價格波動等，采取有效的風險防范措施。6.采購信息管理：收集、整理、分析采購相關信息，建立采購數(shù)據(jù)庫，為工廠決策提供支持。7.與其他部門協(xié)作：與生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門、倉庫管理部門等密切協(xié)作，及時溝通采購需求和物資供應情況，確保生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行。（三）相關部門職責1.生產(chǎn)部門：負責提供準確的生產(chǎn)計劃和物資需求預測，協(xié)助采購部門制定采購計劃，參與采購合同的評審，及時反饋物資使用過程中的問題。2.質(zhì)量部門：負責對采購物資的質(zhì)量進行檢驗和驗收，參與供應商的質(zhì)量評估，提供質(zhì)量標準和技術要求，協(xié)助處理采購物資的質(zhì)量問題。3.倉庫管理部門：負責采購物資的入庫、存儲、發(fā)放等管理工作，定期盤點庫存，提供庫存信息，協(xié)助采購部門控制庫存水平。4.財務部門：負責審核采購預算和采購合同，安排采購資金，監(jiān)督采購資金的使用情況，參與采購成本的核算和分析。三、采購流程（一）采購申請1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃和庫存狀況，填寫《采購申請表》，詳細注明所需物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息。2.《采購申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行初步審核，核實需求的合理性和必要性。2.對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應組織相關部門進行聯(lián)合評審，評審內(nèi)容包括采購需求、技術要求、質(zhì)量標準、供應商選擇、采購成本等。3.采購申請經(jīng)采購部門負責人審核、分管領導審批后，方可進入采購執(zhí)行環(huán)節(jié)。對于預算內(nèi)的采購申請，審批流程可適當簡化；對于超預算的采購申請，需報總經(jīng)理審批。（三）供應商選擇與采購1.采購部門根據(jù)采購申請，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行資格審查，審查內(nèi)容包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績情況、信譽狀況等。3.向符合條件的供應商發(fā)送《采購詢價單》，要求供應商提供報價、產(chǎn)品規(guī)格、交貨期、售后服務等信息。4.采購部門對供應商的報價進行比較和分析，選擇報價合理、質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商進行商務談判。5.商務談判達成一致后，采購部門與供應商簽訂《采購合同》，明確雙方的權(quán)利和義務，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。6.采購合同經(jīng)采購部門負責人審核、分管領導審批后生效。采購部門應及時將采購合同副本分發(fā)給相關部門，以便各部門做好相應的準備工作。（四）采購合同執(zhí)行與跟蹤1.采購部門按照采購合同約定，及時向供應商下達《采購訂單》，明確訂單要求和交貨時間。2.供應商應按照《采購訂單》要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并在規(guī)定的交貨期內(nèi)將物資送達指定地點。3.采購部門應跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，如交貨延遲、質(zhì)量問題、數(shù)量不符等。4.倉庫管理部門在物資到貨時，應按照采購合同和相關標準進行驗收，填寫《物資驗收單》。對于驗收合格的物資，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。（五）付款管理1.財務部門根據(jù)采購合同和物資驗收情況，審核付款申請。付款申請應包括采購合同編號、物資名稱、數(shù)量、金額、發(fā)票號碼等信息。2.對于符合付款條件的采購項目，財務部門按照采購合同約定的付款方式和時間安排付款。付款方式可包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬等。3.采購部門應及時收集供應商開具的發(fā)票，并提交給財務部門。發(fā)票應符合國家稅收法規(guī)要求，內(nèi)容真實、準確、完整。4.財務部門在付款后，應做好付款記錄和賬務處理，定期與采購部門核對付款情況。四、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門應根據(jù)工廠年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和采購需求，編制年度采購預算草案。采購預算草案應包括采購項目、采購數(shù)量、采購金額、采購時間等內(nèi)容。2.采購預算草案經(jīng)財務部門審核、分管領導審批后，報總經(jīng)理批準。批準后的采購預算作為年度采購工作的依據(jù)。3.采購部門應根據(jù)年度采購預算，分解編制季度、月度采購預算，并報財務部門備案。（二）預算執(zhí)行與控制1.采購部門應嚴格按照采購預算執(zhí)行采購活動，不得擅自突破預算。如因特殊原因需要調(diào)整采購預算，應按照預算編制和審批程序進行申請和審批。2.財務部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購支出進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正預算執(zhí)行過程中的偏差。3.采購部門應定期向財務部門報送采購預算執(zhí)行情況報告，說明采購預算的執(zhí)行進度、存在問題及改進措施等。（三）預算調(diào)整1.在采購預算執(zhí)行過程中，如遇市場價格波動、生產(chǎn)計劃變更、政策調(diào)整等原因，導致原采購預算無法滿足實際需求時，采購部門應及時提出預算調(diào)整申請。2.預算調(diào)整申請應詳細說明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容、調(diào)整后的預算金額等，并提供相關證明材料。3.預算調(diào)整申請經(jīng)采購部門負責人審核、財務部門審核、分管領導審批后，報總經(jīng)理批準。批準后的預算調(diào)整申請作為采購預算執(zhí)行的依據(jù)。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購過程中的風險進行識別和評估，識別的風險包括供應商風險、質(zhì)量風險、價格風險、交貨風險、合同風險等。2.采購部門應根據(jù)風險發(fā)生的可能性和影響程度，對識別出的風險進行評估，確定風險等級。（二）風險應對措施1.針對供應商風險，采購部門應加強供應商管理，建立供應商評估和考核機制，選擇多家供應商進行合作，降低對單一供應商的依賴。2.針對質(zhì)量風險，采購部門應加強對采購物資的質(zhì)量控制，要求供應商提供質(zhì)量保證文件，加強到貨驗收，對不合格物資及時處理。3.針對價格風險，采購部門應加強市場調(diào)研和價格分析，與供應商進行價格談判，簽訂價格調(diào)整條款，采用套期保值等方式規(guī)避價格波動風險。4.針對交貨風險，采購部門應加強與供應商的溝通協(xié)調(diào)，合理安排采購進度，簽訂交貨期違約責任條款，確保物資按時供應。5.針對合同風險，采購部門應加強合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同的合法性、完整性和有效性，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，防范合同糾紛。（三）風險監(jiān)控與預警1.采購部門應建立風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。2.采購部門應設定風險預警指標，當風險指標達到預警值時，及時發(fā)出預警信號，采取相應的風險應對措施。六、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本指標：包括采購價格、采購費用、采購資金節(jié)約率等。2.采購質(zhì)量指標：包括物資合格率、退貨率、質(zhì)量問題發(fā)生率等。3.采購效率指標：包括采購周期、訂單處理時間、交貨準時率等。4.供應商管理指標：包括供應商開發(fā)數(shù)量、供應商淘汰率、供應商滿意度等。（二）評估方法1.定期評估：采購部門應定期對采購績效進行評估，評估周期可根據(jù)實際情況確定，一般為季度或年度。2.對比評估：將采購績效指標與設定的目標值、歷史數(shù)據(jù)、同行業(yè)數(shù)據(jù)等進行對比分析，評估采購工作的成效。3.綜合評估：綜合考慮采購成本、質(zhì)量、效率、供應商管理等方面的指標，對采購績效進行全面、客觀的評估。（三）評估結(jié)果應用1.對采購績效評估結(jié)果進行分析總結(jié)，找出存在的問題和不足之處，制定改進措施和計劃。2.將采購績效評估結(jié)果與采購人員的績效考核掛鉤，作為采購人員薪酬調(diào)整、晉升、獎勵等的重要依據(jù)。3.根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對采購管理制度和流程進行優(yōu)化和完善，提高采購管理水平。七、采購信息管理（一）信息收集1.采購部門應收集與采購活動相關的各類信息，包括市場價格信息、供應商信息、產(chǎn)品質(zhì)量信息、行業(yè)動態(tài)信息等。2.信息收集渠道可包括網(wǎng)絡平臺、行業(yè)協(xié)會、供應商提供、市場調(diào)研等。（二）信息整理與分析1.采購部門應定期對收集到的信息進行整理和分類，建立采購信息數(shù)據(jù)庫。2.采購部門應運用數(shù)據(jù)分析工具和方法，對采購信息進行分析，為采購決策提供支持，如價格走勢分析、供應商績效分析、采購成本分析等。（三）信息共享與利用1.采購部門應與相關部門共