公司研究檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司研究檔案的科學(xué)管理，確保研究檔案的完整、準確、系統(tǒng)與安全，充分發(fā)揮研究檔案在公司發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在研究與開發(fā)活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司研究檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)研究檔案管理工作。2.完整準確原則確保研究檔案內(nèi)容完整、準確地反映公司研究活動的全過程和實際成果，維護研究檔案的真實性和可靠性。3.便于利用原則優(yōu)化研究檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員對研究檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案的價值。4.安全保密原則加強研究檔案的安全防護措施，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞，嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，保障公司商業(yè)秘密和知識產(chǎn)權(quán)安全。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司研究檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)研究檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立研究檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對研究檔案進行鑒定，提出檔案保管期限的調(diào)整意見，對已到保管期限的檔案進行處置。5.負責(zé)研究檔案的安全保管，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案實體安全和信息安全。6.組織開展研究檔案的利用服務(wù)工作，為公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好利用登記和統(tǒng)計工作。7.對公司各部門研究檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。（二）項目負責(zé)人職責(zé)1.負責(zé)組織本項目研究過程中各類文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的完整、準確、系統(tǒng)。2.按照公司檔案管理部門的要求，及時將項目研究過程中形成的檔案材料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.在項目研究過程中，督促項目組成員遵守檔案管理規(guī)定，配合檔案管理部門做好檔案管理工作。（三）項目組成員職責(zé)1.嚴格按照項目研究計劃和檔案管理要求，及時整理、歸檔本人在項目研究過程中形成的文件材料，確保文件材料的質(zhì)量。2.積極配合項目負責(zé)人和檔案管理部門做好項目檔案的收集、整理和移交工作，不得擅自留存或銷毀項目檔案材料。三、檔案收集（一）收集范圍1.項目立項階段形成的文件材料，包括項目申報書、可行性研究報告、項目批復(fù)文件等。2.項目研究過程中形成的各類文件材料，如研究方案、實驗記錄、測試報告、會議紀要、技術(shù)總結(jié)、論文發(fā)表、知識產(chǎn)權(quán)成果等。3.項目驗收階段形成的文件材料，包括項目驗收申請、驗收報告、成果鑒定證書、獎勵證書等。4.與項目研究相關(guān)的其他文件材料，如合作協(xié)議、技術(shù)合同、往來信函等。（二）收集要求1.項目負責(zé)人應(yīng)在項目研究過程中明確專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準確、清晰，字跡工整，簽署齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對于電子文件，應(yīng)按照公司電子文件管理規(guī)定進行收集和整理，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）收集時間1.在項目研究過程中，項目負責(zé)人應(yīng)定期組織項目組成員對形成的文件材料進行整理，并及時移交檔案管理部門。2.項目驗收后，項目負責(zé)人應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將項目全部檔案材料移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。（二）整理方法1.分類根據(jù)研究項目的性質(zhì)、內(nèi)容和特點，將研究檔案分為項目立項檔案、研究過程檔案、項目驗收檔案等類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項目，確保檔案目錄信息準確、完整。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，保持檔案整齊、牢固。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、題名、保管期限等信息。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號規(guī)范、編目準確、裝訂整齊、裝盒有序。2.整理過程中應(yīng)注意保護檔案的原始面貌，不得對檔案進行涂改、偽造、損毀等行為。3.對于破損、褪色的檔案應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案保管（一）保管期限研究檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案，如公司重大研究項目的核心技術(shù)資料、知識產(chǎn)權(quán)成果等。涉及公司商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)和重大利益的檔案，如合作協(xié)議、技術(shù)合同等。2.長期保管的檔案保管期限為[X]年的檔案，主要包括一般性研究項目的檔案、重要會議記錄、技術(shù)總結(jié)等。3.短期保管的檔案保管期限為[X]年的檔案，如一般性的實驗記錄、測試報告等。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案實體安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保電子檔案信息安全。（三）檔案保管要求1.按照檔案保管期限和類別，對檔案進行分類存放，便于查找和管理。2.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，確保檔案管理賬實相符。3.定期對檔案進行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整和安全。4.對已到保管期限的檔案，應(yīng)按照檔案鑒定程序進行鑒定，提出處置意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進行相應(yīng)處理。六、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要，可查閱、借閱研究檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案查閱人需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，為查閱人提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，查閱過程中應(yīng)愛護檔案，不得涂改、損毀、標記檔案內(nèi)容。2.借閱檔案借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，確保檔案安全。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）檔案名稱及編號、查閱（借閱）目的、歸還日期等信息，定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析。七、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、項目負責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成，負責(zé)對研究檔案進行鑒定。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限劃分標準，結(jié)合公司實際情況，對研究檔案進行鑒定。鑒定時應(yīng)綜合考慮檔案的價值、重要性、時效性等因素。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，提出檔案鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》。2.檔案鑒定小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進行審核，必要時可組織相關(guān)人員進行討論和論證。3.根據(jù)檔案鑒定小組的審核意見，對保管期滿的檔案作出繼續(xù)保管、銷毀或延長保管期限等處理決定，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀處理對經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門指定專人負責(zé)銷毀，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。銷毀過程應(yīng)進行記錄，必要時可進行監(jiān)銷。八、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對研究檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用檔案數(shù)量等。（二）統(tǒng)計方法采用定期統(tǒng)計和不定期統(tǒng)計相結(jié)合的方式，定期統(tǒng)計報表應(yīng)于每季度末報送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，不定期統(tǒng)計根據(jù)工作需要隨時進行。（三）統(tǒng)計分析對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，為檔案管理決策提供依據(jù)，不斷改進檔案管理工作。九、檔案保密（一）保密制度1.嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司保密制度，加強對研究檔案的保密管理。2.對涉及公司商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)和重大利益的研究檔案，應(yīng)采取嚴格的保密措施，限制知悉范圍。3.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，確保檔案信息安全。（二）保密措施1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。2.對電子檔案應(yīng)采取加密存儲、訪問