公司對外發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為加強公司對外發(fā)文管理，規(guī)范發(fā)文流程，確保公司文件傳達的準確性、及時性和有效性，提高公司工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門以公司名義對外發(fā)出的各類公文、函件、通知、報告等正式文件。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：發(fā)文應符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部規(guī)定，語言表達準確、邏輯清晰、格式規(guī)范。2.及時高效原則：根據(jù)工作需要及時發(fā)文，確保信息傳遞的及時性，提高工作效率，避免延誤。3.歸口管理原則：各類對外發(fā)文歸口至公司行政部門統(tǒng)一管理，確保發(fā)文的一致性和規(guī)范性。4.保密原則：涉及公司機密信息的發(fā)文，應嚴格遵守公司保密制度，確保信息安全。二、發(fā)文職責分工（一）行政部門職責1.負責制定、修訂和完善公司對外發(fā)文管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)一負責公司對外發(fā)文的編號、登記、排版、印制、分發(fā)、存檔等工作。3.對各部門起草的發(fā)文進行格式審核和文字把關，確保發(fā)文質(zhì)量。4.跟蹤發(fā)文的執(zhí)行情況，及時反饋相關信息。（二）起草部門職責1.根據(jù)工作需要起草對外發(fā)文，確保文件內(nèi)容準確、完整、清晰，符合公司政策和實際情況。2.對發(fā)文內(nèi)容的真實性、準確性、合法性負責，并提供必要的背景資料和說明。3.按照規(guī)定的流程將起草好的文件提交審核、會簽。（三）審核部門職責1.對起草部門提交的發(fā)文進行審核，重點審核文件內(nèi)容的準確性、合規(guī)性、合理性以及與公司整體戰(zhàn)略和政策的一致性。2.提出修改意見和建議，確保發(fā)文質(zhì)量。審核通過后在發(fā)文審批表上簽署意見。（四）會簽部門職責1.涉及多個部門業(yè)務的發(fā)文，需進行會簽。會簽部門應認真閱讀文件內(nèi)容，結合本部門職責提出意見和建議。2.在規(guī)定時間內(nèi)完成會簽，并在發(fā)文審批表上簽署明確意見。（五）審批領導職責1.根據(jù)公司授權，對發(fā)文進行最終審批。2.重點審批發(fā)文的必要性、重要性、合規(guī)性以及對公司的影響，做出批準、修改或駁回的決定。三、發(fā)文流程（一）起草1.各部門根據(jù)工作需要確定發(fā)文事項，由專人負責起草文件。起草人應深入了解發(fā)文背景和目的，收集相關資料，確保文件內(nèi)容真實、準確、完整。2.發(fā)文內(nèi)容應明確發(fā)文目的、主題、主要內(nèi)容、執(zhí)行要求等，語言簡潔明了，避免冗長復雜。（二）審核1.起草完成后，起草部門負責人對文件進行初步審核，重點審核內(nèi)容是否準確、格式是否規(guī)范等。審核通過后，將文件提交至行政部門進行格式審核。2.行政部門對文件的格式、排版、字體、字號等進行審核，確保符合公司公文格式要求。對于不符合格式要求的文件，退回起草部門修改。3.格式審核通過后，行政部門將文件送相關審核部門進行內(nèi)容審核。審核部門應在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并提出審核意見。（三）會簽1.涉及多個部門業(yè)務的發(fā)文，由行政部門組織相關部門進行會簽。會簽部門應在收到文件后的[X]個工作日內(nèi)完成會簽，并將意見反饋至行政部門。2.會簽過程中，各部門應充分溝通協(xié)調(diào)，對文件內(nèi)容達成一致意見。如有分歧，應通過協(xié)商或召開會議等方式解決。（四）審批1.審核和會簽通過后的文件，提交至審批領導進行最終審批。審批領導應認真審閱文件內(nèi)容，根據(jù)公司政策和實際情況做出審批決定。2.對于重要文件或涉及重大事項的發(fā)文，應經(jīng)公司領導班子集體研究決定。（五）編號、登記1.經(jīng)審批通過的文件，由行政部門進行編號。編號應按照公司統(tǒng)一的編號規(guī)則進行，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.行政部門對發(fā)文進行登記，記錄發(fā)文日期、文號、標題、起草部門、審核部門、會簽部門、審批領導、印發(fā)范圍等信息，以便于查詢和管理。（六）排版、印制1.行政部門按照公司公文格式要求對文件進行排版，確保頁面布局合理、字體清晰、格式規(guī)范。2.排版完成后，交予指定的印刷部門進行印制。印刷部門應確保印刷質(zhì)量，按照規(guī)定的份數(shù)進行印刷。（七）分發(fā)1.印制完成的文件由行政部門進行分發(fā)。分發(fā)范圍應根據(jù)發(fā)文內(nèi)容和審批意見確定，確保文件傳達至相關部門和人員。2.對于需要送達外部單位的文件，應通過掛號信、特快專遞、專人送達等方式進行傳遞，并保留相關憑證。（八）存檔1.發(fā)文辦理完畢后，行政部門應及時將發(fā)文的原稿、審批表、會簽意見、印刷樣本等相關資料進行整理歸檔。2.存檔資料應按照檔案管理規(guī)定進行分類存放，便于查閱和保管。四、發(fā)文格式（一）頁面設置1.公文用紙采用A4型紙，頁邊距上、下各為2.5cm，左、右各為2.2cm。2.排版規(guī)格為每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調(diào)整。（二）字體字號1.標題：一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。2.主送機關：一般用3號仿宋體字，編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。3.正文：一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。4.附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.[附件名稱1]”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。5.發(fā)文機關署名、成文日期和印章：加蓋印章的公文：成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。不加蓋印章的公文：單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關署名，在發(fā)文機關署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關署名右空字數(shù)。聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發(fā)文機關署名依次向下編排。加蓋簽發(fā)人簽名章的公文：單一機關制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章，其余機關簽發(fā)人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章上下對齊；每行只編排一個機關的簽發(fā)人職務、簽名章；簽發(fā)人職務應當標注全稱。簽名章一般用紅色。6.附注：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。7.附件：附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。（三）版記1.版記中的分隔線：版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。2.抄送機關：如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。3.印發(fā)機關和印發(fā)日期：印發(fā)機關和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。五、發(fā)文類別及要求（一）公文類1.公司對外發(fā)布的各類公文，如決定、通知、通報、報告、請示、批復等，應嚴格按照國家公文格式和規(guī)范要求起草、審核、印發(fā)。2.公文內(nèi)容應準確傳達公司決策和意圖，語言嚴謹、莊重，具有權威性和指導性。（二）函件類1.公司與外部單位之間的日常業(yè)務往來函件，如商洽函、詢問函、答復函等，應簡潔明了，針對性強。2.函件應明確主題和事項，表達清晰準確，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。（三）通知類1.用于傳達公司內(nèi)部工作安排、事項通知等的文件，應及時、準確地告知相關人員。2.通知內(nèi)容應具體明確，包括通知事項、時間、地點、要求等，確保接收人員能夠清楚了解工作要求。（四）報告類1.向上級主管部門或相關單位報送的工作報告、情況報告等，應真實、全面地反映公司工作進展和實際情況。2.報告應數(shù)據(jù)準確、分析客觀，提出的問題和建議具有針對性和可操作性。六、發(fā)文保密管理（一）密級劃分根據(jù)文件內(nèi)容涉及公司機密信息的程度，將發(fā)文分為絕密、機密、秘密三個密級。1.絕密級：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大戰(zhàn)略決策、關鍵技術等重要信息，一旦泄露將對公司造成極其嚴重的損失。2.機密級：涉及公司重要業(yè)務信息、財務數(shù)據(jù)、客戶資料等，泄露后可能對公司產(chǎn)生較大影響。3.秘密級：涉及公司一般業(yè)務信息、內(nèi)部管理規(guī)定等，泄露后可能對公司造成一定影響。（二）保密措施1.起草部門在起草涉及機密信息的發(fā)文時，應采取相應的保密措施，如專人起草、限定知悉范圍等。2.審核、會簽、審批過程中，相關人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得私自復制、傳播文件內(nèi)容。3.印制過程中，印刷部門應確保印刷環(huán)境安全，對印刷過程進行監(jiān)控，防止文件內(nèi)容泄露。4.分發(fā)時，嚴格按照規(guī)定的范圍進行發(fā)放，對領取文件的人員進行登記，要求其妥善保管。5.存檔時，將機密文件存放在專門的保密檔案室，按照保密檔案管理規(guī)定進行保管。（三）解密與銷毀1.發(fā)文的密級應根據(jù)公司實際情況和保密期限進行適時調(diào)整。保密期限屆滿或相關事項不再需要保密的，應及時解密。2.對于已解密或不再需要保存的涉密文件，應按照公司文件銷毀制度進行統(tǒng)一銷毀，確保文件信息徹底消除。七、發(fā)文監(jiān)督與檢查（一）定期檢查行政部門定期對公