公司開票流程管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司開票流程，確保發(fā)票開具的準確性、及時性和合規(guī)性，加強財務管理，防范稅務風險，保障公司合法權益。2.適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及發(fā)票開具的部門和人員，包括但不限于銷售部門、采購部門、財務部門等。3.基本原則依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家稅收法律法規(guī)及相關政策規(guī)定，確保發(fā)票開具合法合規(guī)。準確無誤原則：開票信息應真實、準確、完整，避免因信息錯誤導致的稅務問題和經濟損失。及時高效原則：根據業(yè)務需求及時開具發(fā)票，提高工作效率，滿足客戶要求。責任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的職責和權限，確保開票流程順暢，責任可追溯。二、發(fā)票種類及適用范圍1.增值稅專用發(fā)票適用于一般納稅人之間的銷售貨物、提供應稅勞務或應稅服務等業(yè)務，購買方可以憑此發(fā)票抵扣進項稅額。2.增值稅普通發(fā)票折疊票：適用于增值稅一般納稅人以及月不含稅銷售額超過10萬元或季不含稅銷售額超過30萬元的小規(guī)模納稅人。卷票：適用于月不含稅銷售額不超過10萬元或季不含稅銷售額不超過30萬元的小規(guī)模納稅人。3.機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票專門用于銷售機動車（不包括二手車）時開具。4.電子發(fā)票包括增值稅電子專用發(fā)票和增值稅電子普通發(fā)票。電子發(fā)票與紙質發(fā)票具有同等法律效力，具有便捷、環(huán)保等優(yōu)點，適用于電商、電信、快遞、公用事業(yè)等行業(yè)。三、開票申請1.申請主體銷售業(yè)務開票申請由銷售部門負責提出。采購業(yè)務涉及發(fā)票開具的，由采購部門根據合同約定及實際業(yè)務情況提出申請。2.申請內容開票申請應包含以下基本信息：開票日期、購買方信息（名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號）、銷售方信息（公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號）、發(fā)票種類、發(fā)票號碼、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、單位、數量、單價、金額、稅率、稅額、價稅合計等。對于銷售業(yè)務，還需注明合同編號、銷售訂單號、發(fā)貨日期、收款情況等相關信息，以便財務部門核對業(yè)務真實性和完整性。采購業(yè)務開票申請需附上采購合同、驗收單、入庫單等相關證明文件，確保業(yè)務真實發(fā)生且已完成相應的采購流程。3.申請流程業(yè)務人員根據實際業(yè)務情況填寫《開票申請表》，并提交給部門負責人審核。部門負責人對開票申請的真實性、準確性和完整性進行審核，確認無誤后簽字批準，并將申請表提交至財務部門。四、開票審核1.財務部門收到開票申請表后，應進行以下審核業(yè)務真實性審核：核對申請開票的業(yè)務是否真實發(fā)生，與相關合同、訂單、發(fā)貨記錄、驗收單等文件進行比對，確保業(yè)務背景相符。開票信息準確性審核：檢查購買方和銷售方信息是否準確無誤，發(fā)票內容與實際業(yè)務是否一致，包括貨物或服務名稱、規(guī)格型號、數量、單價、金額、稅率、稅額等，避免出現錯誤或遺漏。稅務合規(guī)性審核：確認開票業(yè)務是否符合稅收法律法規(guī)及公司稅務政策要求，如發(fā)票開具范圍、稅率適用、稅收優(yōu)惠政策等，防止因稅務問題給公司帶來風險。資金流審核：對于涉及收款的銷售業(yè)務，核實款項是否已收到或已取得收款權利，確保開票與收款情況相匹配；對于采購業(yè)務，檢查付款情況是否符合合同約定，避免提前開票或違規(guī)開票。2.審核結果處理審核通過：經財務部門審核無誤后，在《開票申請表》上簽字確認，并安排開票人員進行發(fā)票開具工作。審核不通過：財務部門應及時與申請部門溝通，指出審核發(fā)現的問題，并要求其補充或更正相關信息。申請部門應在規(guī)定時間內完成整改，重新提交開票申請，直至審核通過。五、發(fā)票開具1.開票人員職責開票人員應具備相應的財務知識和開票技能，熟悉發(fā)票管理規(guī)定和開票流程。根據審核通過的《開票申請表》，準確、及時地開具發(fā)票。確保發(fā)票內容清晰、完整，字跡工整，不得涂改、挖補。使用稅務機關統(tǒng)一規(guī)定的開票軟件進行開具，嚴格按照系統(tǒng)操作流程進行操作，確保開票數據的準確性和安全性。對已開具的發(fā)票進行妥善保管，建立發(fā)票開具臺賬，詳細記錄發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、發(fā)票金額、稅額等內容，以便查詢和核對。2.發(fā)票開具要求發(fā)票內容填寫：發(fā)票抬頭應填寫購買方全稱，不得簡寫、漏寫或錯寫。納稅人識別號應準確無誤，確保購買方能夠正常抵扣進項稅額（適用于專用發(fā)票）。貨物或應稅勞務、服務名稱應按照實際銷售的商品或提供的服務準確填寫，與合同約定及實際業(yè)務相符，不得開具與實際業(yè)務不符的發(fā)票內容。規(guī)格型號、單位、數量、單價、金額、稅率、稅額等欄目應填寫齊全、準確，確保價稅合計金額與實際交易金額一致。發(fā)票蓋章：增值稅專用發(fā)票和增值稅普通發(fā)票應加蓋發(fā)票專用章，發(fā)票專用章應清晰、完整，不得模糊不清或加蓋其他印章。機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票應在發(fā)票聯加蓋發(fā)票專用章，抵扣聯和報稅聯不得加蓋印章。電子發(fā)票應通過開票系統(tǒng)生成電子簽章，具有同等法律效力。發(fā)票開具時間：應在業(yè)務發(fā)生并確認收入后及時開具發(fā)票，不得提前或滯后開具。對于賒銷業(yè)務，應在合同約定的收款日期或滿足收入確認條件時開具發(fā)票。3.發(fā)票交付紙質發(fā)票交付：對于需要交付紙質發(fā)票的客戶，開票人員應在發(fā)票開具后及時通知業(yè)務人員領取。業(yè)務人員應在收到發(fā)票后，盡快將發(fā)票交付給客戶，并要求客戶在發(fā)票簽收單上簽字確認。若采用郵寄方式交付發(fā)票，開票人員應選擇正規(guī)的快遞公司，并妥善保管快遞單號，以便查詢和跟蹤發(fā)票交付情況。同時，應告知客戶預計送達時間，并提醒客戶注意查收。電子發(fā)票交付：對于開具電子發(fā)票的業(yè)務，開票人員應在發(fā)票開具成功后，通過郵件、短信或特定的電子發(fā)票交付平臺等方式，將電子發(fā)票的下載鏈接或二維碼發(fā)送給客戶。提醒客戶及時下載和保存電子發(fā)票，并告知客戶電子發(fā)票與紙質發(fā)票具有同等法律效力，可作為報銷、入賬等憑證。六、發(fā)票作廢與紅沖1.發(fā)票作廢作廢條件：當月開具的發(fā)票，發(fā)現開票有誤、銷貨退回、應稅服務中止等情形，且收到退回的發(fā)票聯、抵扣聯符合作廢條件的，可按作廢處理。符合作廢條件是指同時具有以下情形：收到退回的發(fā)票聯、抵扣聯時間未超過銷售方開票當月；銷售方未抄稅并且未記賬；購買方未認證或者認證結果為“納稅人識別號認證不符”、“專用發(fā)票代碼、號碼認證不符”。作廢流程：開票人員在開票系統(tǒng)中找到需要作廢的發(fā)票，點擊“作廢”按鈕，系統(tǒng)自動生成作廢發(fā)票記錄。在紙質發(fā)票各聯次上加蓋“作廢”戳記，全聯次留存，并與開票系統(tǒng)中的作廢記錄進行核對，確保一致。將作廢發(fā)票的相關信息在發(fā)票開具臺賬中進行登記注明，以便日后查詢和統(tǒng)計。2.發(fā)票紅沖紅沖條件：跨月的發(fā)票，發(fā)生開票有誤、銷貨退回、應稅服務中止、銷售折讓等情形，需要開具紅字發(fā)票進行沖減。購買方取得專用發(fā)票已用于申報抵扣的，購買方可在增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》（以下簡稱《信息表》），在填開《信息表》時不填寫相對應的藍字專用發(fā)票信息，應暫依《信息表》所列增值稅稅額從當期進項稅額中轉出，待取得銷售方開具的紅字專用發(fā)票后，與《信息表》一并作為記賬憑證。購買方取得專用發(fā)票未用于申報抵扣、但發(fā)票聯或抵扣聯無法退回的，購買方填開《信息表》時應填寫相對應的藍字專用發(fā)票信息。銷售方開具專用發(fā)票尚未交付購買方，以及購買方未用于申報抵扣并將發(fā)票聯及抵扣聯退回的，銷售方可在新系統(tǒng)中填開并上傳《信息表》。銷售方填開《信息表》時應填寫相對應的藍字專用發(fā)票信息。紅沖流程：購買方申請：購買方按上述規(guī)定填開《信息表》后，通過開票系統(tǒng)上傳至主管稅務機關。主管稅務機關通過網絡接收納稅人上傳的《信息表》，系統(tǒng)自動校驗通過后，生成帶有“紅字發(fā)票信息表編號”的《信息表》，并將信息同步至納稅人端系統(tǒng)中。銷售方開具紅字發(fā)票：銷售方憑稅務機關系統(tǒng)校驗通過的《信息表》開具紅字專用發(fā)票，在新系統(tǒng)中以銷項負數開具。紅字專用發(fā)票應與《信息表》一一對應。其他發(fā)票紅沖：對于增值稅普通發(fā)票、機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票等其他發(fā)票的紅沖，參照上述專用發(fā)票紅沖的相關規(guī)定，由銷售方或購買方在開票系統(tǒng)中按規(guī)定流程操作開具紅字發(fā)票。紅沖發(fā)票開具后，開票人員應在發(fā)票開具臺賬中詳細記錄紅沖發(fā)票的號碼、對應藍字發(fā)票號碼、紅沖原因、紅沖日期等信息，以便核對和統(tǒng)計。七、發(fā)票保管與存檔1.發(fā)票保管設立專門的發(fā)票存放場所，確保發(fā)票存放安全，防止發(fā)票丟失、被盜、損毀等情況發(fā)生。發(fā)票存放場所應具備防火、防潮、防蟲等條件。紙質發(fā)票應按照發(fā)票號碼順序進行存放，便于查找和核對。同時，應建立發(fā)票領用、開具、作廢、紅沖等臺賬，詳細記錄發(fā)票的出入庫情況和使用狀態(tài)。電子發(fā)票應定期進行備份，存儲在安全的存儲介質中，并做好數據加密和訪問控制，防止數據泄露和損壞。2.發(fā)票存檔每月末，開票人員應將當月開具的發(fā)票記賬聯及相關附件（如合同、訂單、驗收單等）整理成冊，移交財務檔案管理人員進行存檔。財務檔案管理人員應對發(fā)票存檔資料進行審核，確保資料完整、準確，并按照公司檔案管理規(guī)定進行分類、編號、裝訂和存放。發(fā)票存檔期限應按照國家檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為10年。在存檔期限內，應妥善保管發(fā)票存檔資料，以備稅務機關等相關部門檢查。八、監(jiān)督與檢查1.內部監(jiān)督財務部門應定期對發(fā)票開具情況進行自查，檢查發(fā)票開具的準確性、合規(guī)性以及發(fā)票保管和存檔情況。發(fā)現問題及時整改，并形成自查報告。審計部門應不定期對公司發(fā)票開具流程進行審計監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行情況、各環(huán)節(jié)操作的規(guī)范性以及發(fā)票管理的有效性，發(fā)現違規(guī)行為及時提出整改意見，并追究相關人員責任。2.外部檢查配合積極配合稅務機關等外部部門的發(fā)票檢查工作，如實提供發(fā)票開具、使用、保管等相關資料和信息。對于稅務機關提出的問題和整改要求，應及時組織相關部門進行整改落實，并將整改情況反饋給稅務機關。九、違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的，視情節(jié)輕重給予相應的處罰：未按規(guī)定開具發(fā)票：如發(fā)票內容填寫錯誤、未加蓋發(fā)票專用章、提前或滯后開具發(fā)票等，責令限期改正，給予警告處分；造成稅務風險或經濟損失的，由責任人承擔相應損失，并視情節(jié)輕重給予記過、記大過、降職等處分。虛開發(fā)票：一經發(fā)現，立即解除相關人員勞動合同，并依法追究其法律責任；同時，公司將積極配合稅務機關等相關部門的調查處理工作，補繳稅款、滯納金及罰款等，承擔由此給公司帶來的一切經濟損失。發(fā)票保管不善：導致發(fā)票丟